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(./) OOo2.4.1 (./) OOo3.2.1

Damit in einem Kalkulationsprogramm mit Zahlenwerten gerechnet werden kann, müssen mathematische Grundregeln eingehalten werden, die vom Anwender nicht außer Kraft gesetzt werden dürfen. Die Formatierung ist nur eine veränderte Darstellungsweise, die sich auf die mathematischen Strukturen nicht auswirken darf. Was sich gelegentlich als Hindernis bei der Eingabe von Werten in eine Calc-Tabelle erweist, dient eigentlich nur zum Schutz des Anwenders; auch wenn er sich dadurch „bevormundet“ fühlen sollte. Eingaben, die Konventionen für mathematische Werte zu erfüllen scheinen, werden daher „gnadenlos“ in den vorgesehenen Standardwert umformatiert.

1. Dezimaltrennzeichen

OOo-Calc soll weltweit eingesetzt werden können. Die Darstellungsweise muss daher landesspezifische Regeln berücksichtigen können. Das Zeichen, das den mathematischen Wert einer Zahl wesentlich bestimmt, ist das Trennzeichen, das Ganzzahlen von den Dezimalbrüchen trennt. Beispielsweise ist dies in Deutschland das Komma, in der Schweiz der Punkt. Alle anderen Zeichen, die eine Zahl strukturieren können, müssen sich daher vom länderspezifischen Dezimaltrenner unterscheiden, können dann aber durch andere erlaubte Zeichen ersetzt werden.

Diese grundlegende Entscheidung wird in Extras → Optionen → Spracheinstellungen → Sprachen getroffen. Die Auswahl des gewünschten Gebietsschemas hat zugleich eine Anzeigenänderung in Standardwährung zur Folge. Durch diese Einstellung wird zugleich festgelegt, wie das Dezimaltrennzeichen bei der Eingabe interpretiert wird.

Das Häkchen für die Dezimaltrennertaste hat nur Auswirkungen auf die Taste neben der Null im Nummernblock. Im Gebietsschema Deutsch (Deutschland) ist diese Taste mit einem Komma belegt. Wird z.B. das Gebietsschema Deutsch (Schweiz) aktiviert, erzeugt diese Taste anstelle des Kommas einen Punkt. Dies ermöglicht eine schnellere Eingabe von Zahlenkolonnen mit Dezimaltrenner über den Nummernblock.

2. Formatierung von Zellen

2.1. Die Eingabe in unformatierte Zellen

Eine Calc Tabelle ist nicht formatiert und interpretiert deshalb die Eingabe in die Zellen nach bestimmten Kriterien. Alle Eingaben, die auf irgendeine Weise zu einer gültigen Dezimalzahl, einem Datum oder einer Zeitangabe vervollständigt werden könnten, werden nach Eingabebestätigung in das entsprechende Standardformat umgewandelt.

Ein Zahl wird vom Dezimaltrenner aus interpretiert. Aus 0725,7360 wird in der Zellenanzeige gerundet 725,74. Der Wert wird nur in der Anzeige auf zwei Stellen gerundet. In der Eingabeleiste bleiben alle Stellen erhalten; außer führender Nullen sowohl vor als auch hinter dem Komma, also 725,736. Auch wenn in der Zelle der gerundete Wert angezeigt wird, wird bei Rechenoperationen dennoch mit dem genauen Wert weiter gerechnet.

2.2. Formatierung der Zellen vor der Eingabe

Der so angezeigte Standardwert kann nun nachträglich in die gewünschte Anzeigeform gebracht werden, ohne dass sich dabei der Wert selbst ändert.

Dafür die einzelne Zelle anklicken oder einen Zellbereich markieren. Das Formatierungsfenster öffnen über Format → Zellen oder über das Kontextmenü Zellen formatieren.
Unter dem Reiter Zahlen findet sich eine Liste mit bereits vordefinierten Format-Codes, die aber nach eigenem Wunsch entsprechend durch selbst definierte Format-Codes ergänzt werden können. Als Vorlage können die bereits vordefinierten Codes dienen.

             Standard-    Formatiert mit
Eingabe      anzeige      Format-Code                  Anzeige

   23,7        23,7          0                            24
   23,76       23,76         0,00                         23,76
   23,70       23,7        000,00                        023,70
 7260,3      7260,3      #.##0                         7.260
 5012        5012        #.##0,00                      5.012,00
     ,067       0,07     #.###,00                           ,07
-4531,07    -4531,07     #.##0,00;[ROT]-#.##0,00      -4.531,07

2.2.1. Erklärung der Code-Zeichen für Dezimalzahlen:

Im Eingabefenster für Zellen formatieren → Zahlenformate sind bereits Standardformate für Zahlen vom Programm vorgegeben, die vom Anwender nicht gelöscht werden können. Sie können aber durch selbst erstellte Formatcodes erweitert und ggf. auch wieder gelöscht werden.

2.2.2. Systematik des Zahlencodes für Dezimalzahlen

Die vom Programm vorgegebenen Zahlencodes zeigen positive und negative Zahlen an, wobei der Nullwert als positive Zahl gewertet und angezeigt wird. Die dafür zuständigen Zahlencodes sind durch ein Semikolon (;) voneinander abgegrenzt. Durch eine Erweiterung um eine dritte Gruppe kann zusätzlich noch der Nullwert manipuliert werden.

Code-Formatierung:                    Anzeigebeispiel:

1.Gruppe;2.Gruppe;3.Gruppe      Positiv     Negativ     Nullwert
#.##0,00;#.##0,00              1.234,56     1.234,56    0,00
#.##0,00;[ROT]-#.##0,00;""     1.234,56    -1.234,56    (ohne Anzeige)
#.##0,00;#.##0,00;"Null"       1.234,56     1.234,56    Null
#.##0,00;-0;"0"                1.234,56    -1235        0

2.3. Gruppierung von Zahlen

Um besonders große Zahlen besser lesen zu können, werden sie in der Regel in Dreiergruppen gegliedert. Im Gebietsschema Deutsch(Deutschland) geschieht das mit Hilfe des Punktes. Im Gegensatz zum Dezimaltrenner kann dafür aber auch jedes beliebige andere Zeichen verwendet werden, wenn die Zellen vor der Eingabe entsprechend formatiert worden sind.

Das reguläre Codezeichen #.### bewirkt, dass bei allen so formatierten Zellen Ganzzahlen bei der Zahleneingabe durchweg in Dreiergruppen mit dem Punkt als Gliederungszeichen angezeigt werden. Anstelle des Punktes könnte die Gruppierung auch mit Hilfe eines Leerzeichens #" "###, eines Hochkommas #"'"###, eines Minuszeichens #"-"### oder auch eines Doppelpunktes #":"### erfolgen, das im Code automatisch von den Zeichen zur Texterkennung ("") begrenzt wird.

Bei nicht vorformatierten Zellen ist bei der Eingabe von Zahlwerten nur der Punkt als Gruppierungszeichen erlaubt. Der aber wird nach der Eingabebestätigung sofort gelöscht, weil Zahlen in unformatierten Zellen automatisch auf den Standardwert reduziert werden.

2.4. Zahlen mit Währungszeichen

Sogenannte „Benannte Zahlen“, zu denen auch die Währung gehört, bauen auf demselben Schema auf wie die Dezimalzahlen. Ergänzend kommt hier nur die Bezeichnung der Landeswährung hinzu. Formattechnisch kann das Währungszeichen vor oder hinter dem Zahlenwert stehen. Dem Währungszeichen muss aber grundsätzlich ein Dollarzeichen als Steuerzeichen vorangestellt werden. Aus programminternen Gründen wird die Währung zusätzlich mit einem Ländercode ergänzt, der für die Anzeige der Währungszeichen aber nicht unbedingt erforderlich ist. Die Währungszeichen müssen in eckigen Klammern stehen.

Beispiel:

Zahlenformat für den US-Dollar:     [$$-409]
Zahlenformat englisches Pfund:      [$£-809]
Zahlenformat deutscher Euro:        [$€-407]
Zahlenformat österreichischer Euro: [$€-C07]
Zahlenformat Schweizer Franken:     [$SFr.-807]

Alle Währungsformate zeigen grundsätzlich das Dezimaltrennzeichen (Komma oder Punkt) an, das unter den Optionen im Gebietsschema voreingestellt ist (für den Punkt z.B. das Gebietsschema Deutsch (Schweiz)).

Beispiel:

Code:    #.##0,00 [$€-407];[ROT]-#.##0,00 [$€-407]
Eingabe: 3526897,6
Anzeige: 3.526.897,60 €

2.5. Mengenangaben

Die Mengenbezeichnungen sind reine Textbezeichnungen, die mathematisch die Zahlenwerte nicht verändern. Sie dienen nur der erläuternden Darstellung der Zahlenwerte und können vor und hinter einem Wert angezeigt werden.

 Eingabe         Code-Formatierung:          Anzeigebeispiel:

 22,7           #.##0,000 "kg"           22,700 kg
 44             #.##0 "Stck."            44 Stck.
 16             000". Reihe"             016. Reihe
 75             "Platz" 0000             Platz 0075
 54,2           #.##0,00 "m"             54,20 m
560,5           #.##0,00 "m²"            560,50 m²

Die Bezeichnung wird mit Anführungszeichen als Text maskiert. Sonderzeichen können über das Kontextmenü direkt eingefügt werden.

2.6. Formatierung von Datum und Zeit

Datum und Zeit sind im Grunde nur Zähler einer vom Programm festgelegten Zeitenwende. Diese ist festgelegt unter Extras → Optionen → OpenOffice.org Calc → Berechnen → Datum. Als Standard ist der 30.12.1899 voreingestellt, der somit dem Tag „Null“ entspricht. Tag 1 ist der 31.12.1899. Dazwischen sind 24 Stunden oder 1.440 Minuten oder 86.400 Sekunden vergangen und sind deshalb nur Bruchteile eines Tages. 2

Zeitstrahl:
<··········(-1)············(0)···········(1)···········(2)··········>
       29.12.1899·····30.12.1899·····31.12.1899·····01.01.1900

Wird in eine unformatierte Zelle die Zahl 0 eingegeben, und anschließend mit dem Datums-Code TT.MM.JJJJ formatiert, wird das Datum als 30.12.1899 angezeigt.

Ein halber Tag wird in der Dezimalschreibweise als ,5 definiert. Bei Dezimalbrüchen ist aber grundsätzlich die erste Stelle vor dem Komma mit einem Wert belegt. Soll aber ein Wert kleiner 1 notiert werden, muss zumindest eine führende Null vor dem Komma stehen. Das heißt, dass Zeitangaben in einer Zelle nie isoliert von einem Datum notiert werden können. Der halbe Tag, als Dezimalbruch 0,5 geschrieben, zeigt in der Zeitformatierung HH:MM:SS den Zeitwert 12:00:00.

Programmintern bleibt aber die volle Information der Zahleneingabe 0,5 erhalten. Sobald diese Zahl (interne Datumszahl) erweitert formatiert wird, wird sichtbar, dass die Null vor dem Komma nicht nur ein Platzfüller, sondern ein ganz konkreter Zeitpunkt ist. Mit dem Format-Code TT.MM.JJJJ HH:MM:SS,00 wird nämlich 30.12.1899 12:00:00 angezeigt.

Diese interne Zeitberechnung ermöglicht die Anzeige in allen nur denkbaren Zeitformaten.

Datum/Zeit:                 Code:
------------------------------------------------------
17.03.09                    TT.MM.JJ
17.03.2009                  TT.MM.JJJJ
17. Mrz 09                  T. MMM JJ
17. Mrz 2009                T. MMM JJJJ
17. Mrz. 2009               T. MMM. JJJJ
17. Mrz                     TT. MMM
17. März 2009               T. MMMM JJJJ
17.3.09                     T.M.JJ
Di, 17. Mrz 09              NN, T. MMM JJ
Di, 17. März 2009           NN, T. MMMM JJJJ
Dienstag, 17. März 2009     NNNNT. MMMM JJJJ
03-17                       MM-TT
09-03-17                    JJ-MM-TT
März                        MMMM
1. Quartal 09               QQ JJ
12                          WW

16:04                       HH:MM
16:04:48                    HH:MM:SS
04:04 nachm.                HH:MM AM/PM
957352:04:48                [HH]:MM:SS
17.03.09 16:04              TT.MM.JJ HH:MM
17.03.2009 16:04:48,00      TT.MM.JJJJ HH:MM:SS,00
2009-03-17 04:04:48 nachm.  JJJJ-MM-TT HH:MM:SS AM/PM
17 16:04:48                 TT HH:MM:SS

Erläuterung der Code-Zeichen:

2.7. Zahlenerkennung als Vorteil nutzen

Der Vorteil einer Rechenmaschine ist, dass sie auf den Umgang mit Rechenoperationen eingerichtet ist und mathematisch korrekte Ergebnisse liefert. Die Eingabe von Text ist nur ergänzend möglich und im Vergleich mit einer Schreibmaschine sehr unbefriedigend. Ähnlich ist der Unterschied zwischen einer Kalkulationstabelle und einem Textdokument.

Die Kalkulationstabelle muss verlässlich verhindern, dass Berechnungen keine mathematisch falschen Zahleneingaben zu Grunde gelegt werden. Deshalb überprüft das Programm eingegebene Zahlenwerte und wandelt sie in ihren internen Standardwert um, und das ist immer eine Dezimalzahl. Dieser interne Standardwert kann dann in jede mögliche Darstellungsform umformatiert und und in dieser Form angezeigt werden.

Diese programminterne Vorgehensweise kann sich vorteilhaft auf die Eingabegeschwindigkeit von umfangreicheren Zahlenkolonnen auswirken, besonders, wenn auf der Tastatur ein zusätzlicher Nummernblock zur Verfügung steht. Wenn der Anwender weiß, dass tatsächlich nur das eingegeben werden muss, was die Angabe eindeutig macht, wird er sich auf das Minimum reduzieren.

Die Zellen in einer Calc-Tabelle sind nicht formatiert. Alle Eingaben werden deshalb grundsätzlich in ihrer Standarddarstellung angezeigt. Eingegebene Werte werden automatisch gekürzt oder auf ein Standardformat ausgeweitet.

                  Eingabe    Standardanzeige
Dezimalzahlen:   0123,1760       123,18       Standardwert: 0,##
        Datum:   2.3.2009       02.03.09      Standardwert: TT.MM.JJ
         Zeit:     15:8         15:08:00      Standardwert: HH:MM:SS

Dieser ungewollten Änderung der Anzeige kann dadurch vorgebeugt werden, wenn man die Zellen vor der Eingabe formatiert. Angezeigt wird dann in der gewählten Formatierung, auch wenn die Eingabe auf gekürzte Weise erfolgt.

Zelle vorformatiert:   #.##0,00 [$€-407];[ROT]-#.##0,00 [$€-407]
            Eingabe:   -1280,3
            Anzeige:   -1.280,30 € (mit roten Schriftzeichen)

Zelle vorformatiert:   NNNNT. MMMM JJJJ
            Eingabe:   17.3.9
            Anzeige:   Dienstag, 17. März 2009

2.7.1. Schnelle Eingabe von Datumsangaben

Die automatische Zahlenerkennung ermöglicht sogar eine verkürzte Datumseingabe, weil sie intern auch auf die eingestellte Uhrzeit des Betriebssystems zurückgreift.

Werden Datumseingaben im März des aktuellen Jahres (Gerätezeit z.B. März 2009) vorgenommen, genügt die Eingabe von 18., um das Datum vom 18.03.09 in einer unformatierten Zelle zu erzeugen. Wurde die Zelle mit der Formatierung NNNNT. MMMM JJJJ vorformatiert, zeigt die Eingabe die Anzeige Mittwoch, 18. März 2009.

Zeigt die Systemzeit weder den Monat noch das Jahr an, genügt deren Eingabe in gekürzter Form, z.B. 3.2.8 gibt den Standardwert 03.02.08 aus.

Wenn ein Nummernblock in der Tastatur integriert ist, auf der der Punkt nicht eingegeben werden kann, kann dieser auch durch den Slash (/) oder das Minuszeichen (-) ersetzt werden. Im Standardwert wird dieses Zeichen in einen Punkt umgewandelt, es sei denn, das Datum wurde/wird anders formatiert.

{OK} Muss eine größere Anzahl älterer Datumsangaben für einen bestimmten Monat oder gar für ein anderes Kalenderjahr eingegeben werden, lohnt sich ggf. die kurzfristige Umstellung der Systemzeit auf den gewünschten Zeitraum, um eine Kurzeingabe zu ermöglichen.

2.7.2. Schnelle Eingabe von Zeitangaben

Zeitangaben haben als Kennzeichen den Doppelpunkt (HH:MM:SS). Ohne den Doppelpunkt würde der Code MM nicht als Minute, sondern als Monat interpretiert werden.

Die Zeitangaben, wie z.B. die Uhrzeit, müssen daher in unformatierte Zellen grundsätzlich mit dem Doppelpunkt als Trennzeichen eingegeben werden. Dennoch kann über einen selbst definierten Format-Code die Eingabe über den Nummernblock ermöglicht werden.

Dazu wird in der Kategorie Zeit der Format-Code HH+MM+SS definiert und die Zellen, in die Zeitangaben eingegeben werden sollen, werden damit vorformatiert. Danach kann in diese Zellen die Zeit auch mit einem Pluszeichen (+) eingegeben werden, ohne dass der Eingabewert automatisch in einen Textstring umgewandelt wird. Nach der Eingabe können dann alle Zeitwerte wieder in die übliche Zeitangabe mit Doppelpunkt umformatiert werden.

Das Komma, das allerdings in Anführungszeichen gesetzt werden müsste, eignet sich nicht als Ersatzzeichen, weil es bei der Umwandlung in ein reguläres Zeitmaß als Trenner zwischen Sekunden und deren Dezimalwerte interpretiert wird.

2.8. Was geschieht bei mathematisch unlogischen Falscheingaben?

Die häufigsten Missverständnisse im Umgang mit Calc-Tabellen haben ihren Grund im Unverständnis der Funktionen. Erste Reaktion des überraschten Anwenders ist eine zeitaufwendige Suche nach einer Möglichkeit, die automatische Zahlenerkennung „abzuschalten“, weil das doch in einer Writer-Tabelle auch möglich sei.

Tatsächlich kann die automatische Zahlenerkennung im Prinzip nur dadurch „abgeschaltet“ werden, wenn die Zellen zuvor als Textzellen formatiert wurden. Völlig abgeschaltet ist die automatische Zahlenerkennung nur, wenn vor der Eingabe das ganze Tabellenblatt als „Text“ (Zellen formatieren – Kategorie Text) vorformatiert wird. Das aber hat zur Folge, dass alle eingegebenen Zahlen nicht mit der Zahlenerkennung überprüft wurden und deshalb auch nicht nachträglich mehr in ein Zahlenformat umformatiert werden können.

Als Text formatierte Zahlen müssen erst wieder den Überprüfungsprozess durchlaufen, damit sie als Zahlen interpretiert werden können. Das ist aber nur möglich, wenn die als Text formatierten Zahlen in den Zwischenspeicher kopiert werden und als unformatierter Text wieder eingefügt werden. Wenn sie in dieselben Zellen wieder eingefügt werden sollen, müssen sie mit dem Befehl Ausschneiden gelöscht worden sein, damit auch die Formatierung der Zellen gelöscht wurde.

Was läuft hier „schief“?

aus:          wird:          Hinweis:
--------------------------------------------------------------------------------------------
13/99       13/99         kein math. Zahlenformat (deshalb Text ohne Formatierung)
11/99       01.11.99      Datum MM/JJ (umgewandelt in Standardwert-Datum)
18/03       18.03.09      Datum TT/MM (umgewandelt in Standardwert-Datum)
35/03       35/03         kein math. Zahlenformat (deshalb Text ohne Formatierung)
12-10-2008  12.10.08      gültiges Datumsformat (umgewandelt in Standardwert-Datum)
08-10-12    08.10.(20)12  eingegeben JJ-MM-TT (interpretiert falsch TT.MM.JJ)
99-10-30    30.10.(19)99  eingegeben JJ-MM-TT (interpretiert richtig TT.MM.JJ)
23:15       23:15:00      interpretiert HH:MM
23:15,00    23:15,00      interpretiert MM:SS,00
23:65       24:05:00      rechnet richtig um in HH:MM
25.087      25087         Standardwert zeigt ohne Gruppierung an
€ 25,10     25,10 €       Standardwert für Währung
$23,48      $23,48        wird nicht als Währung interpretiert, weil nicht im Gebietsschema
08553       8553          Soll als PLZ angezeigt werden, wird aber in einen Wert umgewandelt

Im Kalkulationsprogramm ist die Zahlenerkennung funktional vorrangig, weil sie sicher stellt, dass eingegebene Werte vom Benutzer auch als Zahlenwerte gemeint sind. In einer Plausibilitätsprüfung werden sie danach geprüft. Alle Zifferneingaben, die nach Regeln auch kurzformatige Anzeigen sein könnten, werden als solche interpretiert und in ein Standardformat überführt. Die volle Wertigkeit kann in der Eingabeleiste abgelesen werden und ist nicht gleich der Zellenanzeige.

2.9. Das Hochkomma als Steuerzeichen

Das „Abschalten der Zahlenerkennung“ durch die grundsätzliche Vorformatierung aller Zellen als Textzellen ist im Prinzip wenig sinnvoll. Wenn man nur gelegentlich Zahlenwerte in eine unformatierte Tabelle eingeben muss, die nicht als Zahlen, sondern als Text interpretiert werden sollen, kann man das mit einem vorgestellten Hochkomma dem Programm mitteilen (z.B. '07324).

An dieser Stelle wird das Hochkomma zum Steuerzeichen und daher nicht ausgedruckt. Das einleitende Hochkomma verhindert die Zahlenerkennung. In der Zelle wird der Zahlentext wie jeder andere Textstring linksbündig dargestellt. Mit dieser „Zahl“ können keine mathematische Berechnungen ausgeführt werden.

Das Hochkomma wird in der Zelle nicht angezeigt. In der Eingabeleiste bleibt es aber sichtbar und kann dort wieder gelöscht werden, was nach Bestätigung der Eingabe dann wieder die Zahlenerkennung auslöst. Außerdem kann es mit Suchen&Ersetzen gefunden und entfernt werden. Dazu wird nach ^.*$ gesucht und durch & ersetzt bei aktivierter Option [x] regulärer Ausdruck.

Zahleneingaben, die vor der Eingabe als Text formatiert wurden, können nicht mehr über das Formatierungsfenster mit einem Zahlenformat umformatiert werden. Zwar ist den Zahlen, die mit Zellen formatieren als Text formatiert wurden, in der Eingabeleiste kein Hochkomma vorgestellt worden. Dennoch behalten sie auch nach dem Kopieren (Strg+C) und dem Einfügen (Strg+V) in eine andere unformatierte Zelle ihre Eigenschaft als Textstring. In der Eingabeleiste wird ihnen deshalb vom Programm ausdrücklich ein Hochkomma (als Formatierungszeichen) hinzugefügt.

Das Hochkomma kann nur entfernt werden, wenn der Zahlentext über Bearbeiten → Inhalte einfügen als unformatierter Text wieder eingefügt wird. Nur dann können die Zahlen von der Zahlenerkennung geprüft und als Dezimalzahlen akzeptiert werden.

3. Siehe auch

ZahlenerkennungInCalc


KategorieCalc KategorieGrundlagen

  1. Aus dem Beispiel wird deutlich, dass es über den Zahlencode möglich ist, Zahlen abhängig vom Wert unterschiedlich darzustellen. Hier im Beispiel wird zwischen positiven Zahlen (Anzeige in der Standard-Schriftfarbe) und negativen Zahlen (Anzeige in Rot) unterschieden. Diese Wertprüfung kann jedoch noch ausgebaut werden, um wertabhängige Zahlenformate zu kreieren. (1)

  2. Beim Abspeichern im XLS-Format ist zu beachten: Excel erlaubt nur Datumswerte ab dem 1.01.1900. Datumswerte in Calc vor dem "0.01.1900" - dem Basisdatum in Excel - wie 25.06.1000 (= negative Dezimalwerte) werden nach dem Export in Excel als ##### angezeigt und können dort nicht als Datum verwendet werden. (2)


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