Dieser Text bezieht sich auf Verzeichnisse in der TextVerarbeitung Writer. Für Verzeichnisse in der EDV siehe unter Ordner.

1. Verzeichniseinträge

1.1. Standard-Einträge

Einige Dokumentkomponenten können standardmässig als Verzeichniseinträge verwendet werden. Dazu gehören:

• Kapitelüberschriften

• Beschriftungen

• Absätze mit NummernKreis-Variablen

• Absätze mit auswählbaren AbsatzVorlagen

• Objekte

1.2. Individuelle Einträge

Für Inhalts-, Benutzer- und Stichwortverzeichnisse können individuell an jeder beliebigen Dokumentposition Verzeichniseinträge erstellt werden.

1.2.1. Einzelne Verzeichniseinträge erstellen

1.2.2. Verzeichniseinträge an mehreren Textstellen gleichzeitig einfügen

Zum einen gibt es im Einfüge-Dialog die Option auf alle gleichen Texte anwenden. Man kann aber auch das SuchenUndErsetzen-Tool benutzen um z.B. nach regulären Ausdrücken, Formaten, Attributen, etc. zu suchen. Nach Eingabe der Suchoptionen drückt man Suche alle und schließt dann den Suchen&Ersetzen-Dialog: alle Fundstellen bleiben markiert und man kann ihnen nun einen Verzeichniseintrag zuweisen.

Für Stichwortverzeichnisse kann man derüberhinaus auch eine KonkordanzDatei für die automatisierte Markierung von Einträgen verwenden.

1.2.3. Einträge überarbeiten, Navigation

Mit Ansicht → Markierungen (oder die Tastenkombination Strg+F8) kann man Verzeichniseinträge im Dokument sichtbar machen. Sie sind dann grau hinterlegt und können über das KontextMenü bearbeitet werden.

2. Einträge aus verknüpften Dokumenten

Bei der Erstellung eines Verzeichnisses spielt es keine Rolle, ob sich die Einträge lokal im Dokument oder in verknüpften Bereichen befinden. Bei der Erstellung oder Aktualisierung werden jeweils alle Einträge berücksichtigt, die momentan im Zugriff sind, also auch alle Einträge aus integrierten Teildateien.

In ein Verzeichnis können wahlweise die Verzeichniseinträge des gesamten Dokumentes aufgenommen werden oder nur diejenigen des aktuellen Hauptkapitels. Die Auswahl wird im Register:Verzeichnis eingestellt. Eine Ausnahme bildet das LiteraturVerzeichnis, das immer alle Einträge des gesamten Dokumentes berücksichtigt.

3. Seitennummern in Verzeichnissen

Die Verzeichniserstellung geht zunächst von der physischen Seitennummer aus. Seitennummernkorrekturen, die innerhalb des Dokumentes zusammen mit dem FeldBefehl Seitennummer vorgenommen wurden, werden in Verzeichnissen nicht berücksichtigt.

Wie Dokumentbereiche individuelle Seitennummern bekommen können, die auch in Verzeichnissen berücksichtigt werden, ist auf der Seite SeitenNummerierung ausführlich beschrieben.

Das Format, welches im Verzeichnis für die Seitennummer verwendet wird, entspricht dem Format, welches in der Seitenvorlage hinterlegt ist, die im jeweiligen Nummerierungsbereich zur Anwendung gelangt. Es ist also durchaus möglich, im gleichen Verzeichnis unterschiedliche Seitenzahlen-Formate zu haben.

4. Verzeichnis schützen

Bei den Verzeichnisseinstellungen ist standardmässig im Register:Verzeichnis die Option:geschützt aktiviert. Aus meinen Erfahrungen heraus habe ich das grundsätzlich deaktiviert. Es schien mir stets hinderlicher als nützlich

5. Absatz- und Zeichenvorlagen für Verzeichnisse

Bei jeder Verzeichnisdefinition gibt es ein Register:Vorlagen in welchem den einzelnen Ebenen des Verzeichnisses sowie der Überschrift eigene AbsatzVorlagen zugewiesen wird. Diese können je nach Layout-Wünschen angepasst werden.

Dem Register:Textfluss der einzelnen Vorlagen muss besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Hier kann man mit den Optionen zusammenhalten und Absatz nicht trennen dafür sorgen, dass keine unlogischen Seitenumbrüche erfolgen. So macht es z.B. Sinn, dass in einem Stichwortverzeichnis die Schlüssel-Ebene an den Eintrag gebunden bleibt oder bei einem Inhaltsverzeichnis ein Hauptkapitel-Eintrag nicht als letzter Eintrag unten auf einer Seite steht, während seine "Kinder" erst auf der nächsten Seite folgen.

Andererseits kann es dabei passieren, dass je nach Ebenen-Abfolge mehr aufeinanderfolgende Absätze zusammengebunden werden, als überhaupt auf einer Seite Platz haben. In der Folge kann es z.B. sein, dass nur der Verzeichnistitel allein auf einer Seite steht.

Innerhalb einer Verzeichniszeile können den einzelnen Strukturelementen unterschiedliche ZeichenVorlagen zugewiesen werden. Dies geschieht im Register:Einträge: den Cursor in das jeweilige Feld in der StrukturZeile setzen und im Auswahlfeld Zeichenvorlage die gewünschte Vorlage wählen.

6. Gestaltung der Verzeichniszeilen

Im Register:Einträge kann man die Inhalte, die jede Verzeichniszeile aufnehmen soll, individuell anpassen, wobei die vorhandenen Optionen je nach Verzeichnis unterschiedlich sind.

6.1. Einträge pro Verzeichnisebene

Um einen weiteren Eintrag aufzunehmen, setzt man den Cursor in ein leeres Kästchen und drückt den Button für das gewünschte Feld. Man kann auch fixen Text in die Kästchen zwischen den Felder einfügen oder Leerzeichen. Mit der Delete-Taste entfernt man ein Feld aus der Zeile. Einen Tabulator fügt man mit dem Button T ein.

6.2. Tabulatoren und Füllzeichen

Tabulatoren, die sich in der StrukturZeile befinden, können formatiert werden: Wenn der Cursor auf das T gesetzt wird, werden die Optionen eingeblendet. Wenn rechtsbündig ohne Positionsangabe gewählt wird, wird immer am rechten Seitenrand ausgerichtet. diese Einstellung empfiehlt sich für die Seitennummer.

Werden Füllzeichen definiert, so empfiehlt es sich, vor und nach dem T ein Leerzeichen einzufügen, sonst kleben die Füllzeichen sehr eng am Text. Manchmal kann es sinnvoll sein, dem Tabulator eine eigene Zeichenvorlage zuzuweisen, wenn z.B. eine Verzeichnisebene mit grosser, fetter Schrift formatiert wird, die Füllpunkte des Tabulators aber nicht fett, vielleicht sogar nur grau statt sattem Schwarz sein sollen.

Will man mit der Zeichenvorlage den Abstand zwischen den Punkten manipulieren, so muss man darauf achten, eine nicht-proportionale Schriftart zu wählen. Beispiele sind: Courier, Courier New, Bitstream Vera Sans Mono, Letter Gothik. Einstellungen im Register Position zeitigen nicht das gewünschte Ergebnis.

Man kann auch Sonderzeichen verwenden:
Zuerst irgendwo im Text das gewünschte Sonderzeichen einfügen, dann mit CTRL+X ausschneiden und beim Erstellen des Verzeichnisses mit CTRL+V in das Feld Füllzeichen setzen.

6.3. Zeilenumbrüche

Vor allem bei Inhalts- oder Literaturverzeichnissen kommt es öfter zu mehrzeiligen Verzeichniseinträgen, was eine saubere Struktur manchmal schwierig machen kann. Hier ein paar Tipps für Beeinflussungsmöglichkeiten.

• Überschriften: Manchmal kann es im Hinblick auf das später zu erstellende Inhaltsverzeichnis hilfreich sein, in den Kapitelüberschriften teilweise geschützte Leerzeichen zu benutzen. Die sorgen dann auch im Inhaltsverzeichnis dafür, dass Wortgruppen zusammen auf einer Zeile bleiben.

• Silbentrennung in Verzeichniszeilen: Wenn man die Silbentrennung für bestimmte Felder verhindern will, kann man eine Zeichenvorlage anlegen, bei der im Register:Schrift im Optionsfeld:Sprache keine eingestellt ist und dem Eintrag diese Zeichenvorlage zuordnen.

• GeschütztesLeerzeichen in Verzeichniszeilen: Unschöne Verzeichniseinträge sind auch solche, bei denen nur noch die Seitennummer auf eine neue Zeile rutscht. Hier kann es helfen, vor und nach dem Tabulator, welcher der Seitennummer vorausgeht, jeweils ein, zwei geschützte Leerzeichen einzufügen. Dazu erfasst man irgendwo im Text ein solches geschütztes Leerzeichen, markiert und kopiert es und fügt es mit CTRL+V in das Feld der StrukturZeile ein.

• Zeilenumbruch erzwingen:

  • Bei der Verzeichnisdefinition
    Einen Zeilenumbruch kann man nicht direkt in der StrukturZeile eingeben, sondern erzeugt ihn, indem man nach einem Eintrag, auf den ein Zeilenumbruch folgen soll, einen Tabulator mit einer Position knapp vor dem rechten Seitenrand einfügt:
    
    
    

  • Bei der Überschrift-Erfassung
    Ein Zeilenumbruch, der in einer Kapitelüberschrift mit Shift+Enter eingefügt wurde, wird auch im InhaltsVerzeichnis als Zeilenumbruch dargestellt:
    
    
    
    

7. Verzeichnistitel

Jede Verzeichnisart bietet die Möglichkeit, eine Verzeichnisüberschrift mit aufzunehmen. Dazu einige Betrachtungen:

7.1. Verzeichnistitel in- oder ausserhalb der Verzeichnisdefinition?

Es kann verschiedene Vorteile haben, wenn die Verzeichnis-Überschrift nicht Teil des Verzeichnisses selbst ist, sondern als normaler Textabsatz oberhalb des Verzeichnisses eingefügt wird. Wenn man z.B. den Titel des Inhaltsverzeichnisses selbst auch im Inhaltsverzeichnis haben will, kann es zu Problemen mit dem verzeichnisinternen Titel kommen kommen: Da der Verzeichnistitel ja erst mit Generierung/Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses erstellt wird, kann es sein, dass er nicht erwischt wird. Auch sind interne Verzeichnistitel abhängig vom Aktualierungsstand der einzelnen Verzeichnisse, während direkte Textabsätze immer den aktuellen Stand wiedergeben.

Es gibt Situationen, bei denen Verzeichnisse trotz allem noch manuell nachbearbeitet werden müssen, z.B. mit suchen/ersetzen-Routinen. Diese lassen sich als Makro aufzeichnen, was Sinn macht, da man den Vorgang ja nach jeder Aktualisierung wiederholen muss. Damit der Ersetzungsvorgang auf das Verzeichnis beschränkt werden kann, muss es zunächst ganz selektiert werden. Dieser Schritt kann mit der Tastenkombination CTRL+A mit in das Makro aufgezeichnet werden. CTRL+A markiert aber nur dann das ganze Verzeichnis, wenn nicht mit einem internen Verzeichnistitel ein Sub-Bereich geschaffen wurde.

7.2. AbsatzVorlagen für Verzeichnistitel

Dazu sollte man folgende Überlegungen mit einbeziehen:

• Wenn Verzeichnisse im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen, kann das auf verschiedene Arten erreicht werden. Einerseits, indem für den Verzeichnistitel eine Überschrift-Absatzvorlage verwendet wird, die Teil der Kapitelnummerierung ist. Es ist aber nicht immer wünschenswert, dass Verzeichnistitel die gleichen Nummerierungseinstellungen haben wie die Gliederungskapitel. In diesem Fall benutzt man eine beliebige Vorlage (es werden ja pro Verzeichnis Vorlagen vorgeschlagen) und nimmt diese Vorlage(n) bei der Inhaltsverzeichniserstellung als zusätzliche Vorlagen mit auf.

• Verzeichnisse sollen oftmals eigene Seitenvorlagen bekommen. Da macht es Sinn, in der Absatzvorlage des Verzeichnistitels im Register:Textfluss die Umbruch-Option zu aktivieren und die zu verwendende Seitenvorlage einzutragen.

8. Spalten

Der Verzeichnis-Dialog bietet die Möglichkeit, Spalten für den Verzeichnisbereich anzulegen. Je nach Konstellation der Überschriften und Verzeichnistitel ist das nicht unbedingt die günstigste Art der Spaltendefinition.

Alternativ kann man im Verzeichnis keine Spalten definieren und stattdessen zwei SeitenVorlagen anlegen, beide mit der gewünschten Spaltenaufteilung, aber eine mit und die andere ohne Kopfzeile. Die Seitenvorlage mit Kopfzeile wird auf dem Register Verwalten der Seitenvorlage ohne Kopfzeile als Folgevorlage eingetragen. Die Seitenvorlage ohne Kopfzeile wird hingegen in der Absatzvorlage für die Verzeichnisüberschrift auf dem Register Textfluss unter „Umbrüche“ eingetragen, indem man dort die Option Einfügen mit Typ „Seite“ und Position „Davor“ und dann zusätzlich die Option mit Seitenvorlage aktiviert, die entsprechende Seitenvorlage lässt sich dann aus der DropDown-Liste (neben der Option mit Seitenvorlage) auswählen. Auf diese Weise befindet sich der Verzeichnistitel in der ersten Spalte der ersten Verzeichnisseite und auf den Folgeseiten kann man den Verzeichnistitel in die Kopfzeile schreiben.

9. Vor oder nach einem Verzeichnis Absätze einfügen

Manchmal müsste man vor oder nach einem Verzeichnis noch einen Absatz auf der gleichen Seite einfügen, aber es stehen keine Absätze dafür zur Verfügung. Dann kann man den Cursor an die erste oder letzte Position des Verzeichnisses stellen und ALT+RETURN drücken (das Verzeichnis darf nicht geschützt sein).

Falls das Verzeichnis einen integrierten Titel hat, muss man 2x ALT+RETURN drücken und anschliessend den Absatz, der dabei innerhalb des Verzeichnisses entsteht, wieder löschen.

10. Verzeichniseinstellungen speichern

Jede Verzeichnisart bietet eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten, insbesondere was die Struktur der Verzeichnis-Zeilen anbelangt. Oft wünscht man sich, diese Einstellungen speichern zu können.

Eine Art Verzeichnisvorlagen existiert jedoch nicht. Auch Kopieren funktioniert nicht. Hier zwei Ideen, wie trotzdem auf bestehendende Verzeichnsidefinitionen zurückgegriffen werden kann.

• Verzeichnisse in Dokumentvorlagen: Man kann ja pro Verzeichnisart ein Verzeichnis in DokumentVorlagen anlegen, welche für entsprechende Dokumente verwendet werden. Dabei spielt es keine Rolle, dass in der Vorlage keine Verzeichniseinträge vorhanden sind. Verzeichnisse, die dann im writer-Dokument nicht benötigt werde, löscht man.

• Man holt sich Verzeichnisdefinitionen aus Bereichen eines Musterdokumentes.

11. Verzeichnisse bearbeiten, aktualisieren

In den Verzeichnis-Definitionskatalog gelangt man einerseits über das KontextMenü des Verzeichnisses im Text und andererseits über das KontextMenü des entsprechenden Eintrags im Navigator.

In diesen KontextMenüs kann ein Verzeichnis auch aktualisiert werden. Die Aktualisierung ist aber auch für alle Verzeichnisse über Extras → Aktualisieren → Alle Verzeichnisse möglich.

12. Die Verzeichnisse im Einzelnen

• InhaltsVerzeichnis chronologisch

• InhaltsVerzeichnis alphabetisch

• StichwortVerzeichnis

• LiteraturVerzeichnis

• AbbildungsVerzeichnis

• BenutzerdefiniertesVerzeichnis

• ObjektVerzeichnis

• TabellenVerzeichnis

• Bilder-Verzeichnis: Eingefügte Bilder können entweder als BenutzerdefiniertesVerzeichnis mit der Option Grafiken erstellt werden, oder - falls die Bilder eine BildBeschriftung erhalten haben - als AbbildungsVerzeichnis

• Formel-Verzeichnis: Ein Formelverzeichnis wird entweder als ObjektVerzeichnis angelegt oder — falls die einzelnen Formeln eine Beschriftung erhalten haben — als AbbildungsVerzeichnis

• AbkürzungsVerzeichnis, Glossar: Dafür gibt es keine eigene Verzeichnisdefinition. Es werden aber Taktiken und Möglichkeiten beschrieben, wie man mit den vorhandenen Mitteln ein solches Verzeichnis führen kann.

13. Siehe auch

• BildBeschriftung

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