Archiv des LibreOffice- und OpenOffice.org-Wiki

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Diplomarbeiten, Kataloge, Rezeptbücher, Handbücher etc. haben eine Reihe von Gemeinsamkeiten. In allen Fällen wird eine Grundstruktur benötigt, welche Basis für die Erstellung von Verzeichnissen, für Verweise, Beschriftungen etc. ist.

Fast alle benötigen irgendwelche Verzeichnisse, unterschiedlich gestaltete Seitenformate - z.T. mit, z.T. ohne Seitennummern – diesen speziellen Aspekten von umfangreichen Dokumenten soll diese Seite gewidmet sein. Es werden nicht in jedem Fall alle Details mit aufgenommen, stattdessen wird auf bestehende Wiki-Themen verwiesen.

1. Ein oder mehrere Dokumente?

OpenOffice.org hat bewiesen, dass es auch gut mit sehr großen Dokumenten umgehen kann. Es ist also nicht unbedingt erforderlich, so ein Projekt für ein strukturiertes Dokument auf mehrere Dokumente zu verteilen. In der Praxis gibt es dennoch gute Gründe, dies zu tun.

Der Writer bietet verschiedene Möglichkeiten, um Inhalte von mehreren Dokumenten in einem Masterdocument zusammenzuführen. Mit der Dokumentform GlobalDokument, die sich auch durch eine eigene Datei-Endung von anderen Textdokumenten unterscheidet, wurde ein eigenes Container-Konzept geschaffen, das speziell auf die Integration von externen Textdokumenten ausgerichtet ist und dafür zusätzliche Navigator-Funktionen zur Verfügung stellt.

Darüberhinaus kann jedes Textdokument in verknüpften Bereichen andere Textdokumente - oder Teile davon – einbinden.

Für beide Varianten gilt: Die Teildokumente bringen außer ihrem Inhalt jeweils die Information mit, welche FormatVorlagen zu verwenden sind. Zur Anwendung kommen aber die Vorlagen mit entsprechendem Namen im Masterdocument.

2. Dokumentvorlagen

Egal für welche Organisationsform man sich entscheidet: bei grossen Dokumenten und insbesondere bei einer Aufteilung auf mehrere Dokumente muss sorgfältig mit den FormatVorlagen umgegangen werden. Die Formatierung sollte vom Text getrennt in Form von zentralen Vorlagen aufgebaut werden. Das garantiert einerseits grösstmögliche Flexibilität und andererseits die dokumentweite Steuerung der Formate.

Meist ist es sinnvoll, für strukturierte Dokumente eine eigene Dokumentvorlage anzulegen. Änderungen für SeitenVorlagen, AbsatzVorlagen, ZeichenVorlagen, RahmenVorlagen und NummerierungsVorlagen sollten soweit als möglich immer in der Dokumentvorlage und nicht nur lokal im aktuellen Dokument vorgenommen werden. Besonders dann, wenn das Projekt auf mehrere Teildateien verteilt ist, sollten all diese Teildateien (inkl. GlobalDokument) mit der gleichen Dokumentvorlage verbunden sein, sodass Änderungen, die in der Dokumentvorlage vorgenommen werden, in alle Teildokumente übernommen werden können.

Ein Dokument wird aus einer Dokumentvorlage "geboren". Es ist nicht möglich, einem Dokument zu einem späteren Zeitpunkt eine andere Dokumentvorlage "unterzuschieben". Man muss sich also bei der Erstellung schon für eine Dokumentvorlage entscheiden, ansonsten wird die Standardvorlage verwendet. Also sollte man diese Dokumentvorlage als erstes anlegen. Dabei spielt es überhaupt keine Rolle, wie die darin enthaltenen FormatVorlagen zu Beginn aussehen Es ist nicht nötig, diese Dokumentvorlage bereits jetzt zu gestalten, sie muss nur vorhanden und mit dem oder den Dokument(en) verbunden sein.

Die ersten Schritte sind demnach:

Damit ein GlobalDokument auf einer bestimmten Dokumentvorlage basiert, darf man es nicht auf dem Weg: Datei → Neu → Globaldokument erstellen. Stattdessen erstellt man zunächst ein normales Textdokument aus der gewünschten Vorlage und macht daraus dann via Datei → Senden → Globaldokument erzeugen ein Globaldokument.

3. Textgestaltung

Sämtliche Absatz- und Textformatierungen sollten mit AbsatzVorlagen gesteuert werden. Dabei ist vor allem auch der hierarchische Aufbau interessant, den OpenOffice.org für Absatzvorlagen anbietet.

Eine Absatzvorlage hat normalerweise einen Vorgänger. Dieser ist sichtbar im Feld: verknüpft mit des Absatzvorlagenregisters Verwalten. Aus diesem Vorgänger werden alle Formateinstellungen bezogen, welche in der aktuellen Vorlage selbst nicht ausdrücklich festgelegt werden. Auch spätere Änderungen in der Vorgänger-Vorlage werden von einer abgeleiteten Vorlage überall dort übernommen und im Text aktualisiert, wo diese keine eigenen Einstellungen besitzt.

So kann es sinnvoll sein, für den normalen Fliesstext die Vorlage Textkörper zu verwenden und dort u.a. die Silbentrennung zu aktivieren. Alle Absatzvorlagen, die von Textkörper abgeleitet werden, übernehmen diese Silbentrennungs-Einstellungen, sofern sie in der abgeleiteten Vorlage nicht explizit wieder ausgeschaltet wird.

Die Hierarchie der Absatzvorlagen kann im Stylisten (Fenster Formatvorlagen, F11) sichtbar gemacht werden. Man sieht hier auch, dass mehrere Hierarchiestufen möglich sind.

Einer Absatzvorlage kann man auch eine Folgevorlage zuordnen (Register Verwalten). Diese kommt automatisch zur Anwendung, wenn ein Absatz mit Enter beendet wird. In den Vorlagen „Überschrift 1“ bis „Überschrift 10“ ist bereits eine Folgevorlage eingestellt.

4. Seitenformate

Grosse Dokumente kommen meist nicht mit einem einzigen Seitenformat aus. Nachstehend die wichtigsten Aspekte für die Definition unterschiedlicher Seitenformate.

4.1. Seitenvorlagen

Wenn die einzelnen Dokumentbereiche (z.B. Deckblatt, Verzeichnisse, Hauptteil, Anhänge) unterschiedliche Seitenformate benötigen (z.B. mit/ohne Seitennummer), muss für jedes Seitenformat eine Seitenvorlage erstellt werden. Der Wechsel der Seitenvorlage geschieht beim Einfügen eines SeitenUmbruches.
Siehe dazu auch Seitenvorlagen an Absatzvorlagen binden

Hinweis: Kopf- und Fußzeileninhalte gehören auch jeweils zur Seitenvorlage, obwohl man sie nicht im Stylisten (Fenster Formatvorlagen, F11) editiert, sondern direkt im Dokument. Die Inhalte für Kopf- und Fußzeilen gelten somit auch jeweils im gesamten Geltungsbereich der jeweiligen Seitenvorlage. Für unterschiedliche Kopf- und Fußzeileninhalte müssen daher auch unterschiedliche SeitenVorlagen angelegt werden. Ausnahme: man verwendet FeldBefehle, um Kapitelüberschriften in Kopfzeilen anzuzeigen.

Eine Option in den Einstellungen von SeitenVorlagen ist die Definition einer Folgevorlage. So kann es sinnvoll sein, einer Deckblatt-Seitenvorlage eine andere Folgevorlage zuzuordnen, dann genügt ein einfacher Seitenumbruch am Ende des Deckblattes und für die folgenden Seiten wird automatisch eine andere Vorlage verwendet.

Wenn man unterschiedliche Vor- und Rückseiten hat („rechte“/ „linke“ Seiten), kann man sich entweder für ein gespiegeltes Seitenformat entscheiden; dabei kann man Kopf- und Fußzeilen für rechte und linke Seiten unterschiedlich anlegen. Man kann aber auch zwei eigenständige SeitenVorlagen erstellen, eine mit der Option nur linke Seiten und eine mit der Option nur rechte Seiten. Bei jeder dieser beiden Vorlagen stellt man als Folgevorlage das jeweilige Gegenstück ein. Letzteres Vorgehen ermöglicht beispielsweise, dass Hauptkapitel beim Duplexdruck stets auf einer rechten Seite beginnen – das Programm schiebt im Bedarfsfall automatisch eine leere Rückseite ein.1

4.1.1. Manuelle Seitenumbrüche mit Seitenformatwechsel aus Filial- in Globaldokumente übernehmen

Legt man in einem (Filial-) Dokument einen manuellen Umbruch mit Seitenformatwechsel an, so wird dieser im Globaldokument nicht übernommen, auch wenn dort die gleiche Seitenvorlage existiert.

Wird die Umbrucheinstellung mit Seitenvorlagen-Anforderung jedoch in einer Absatzvorlage vorgenommen (Register: Textfluss), so kann sie auch im Globaldokument, ensprechend verarbeitet werden, sofern im Globaldokument eine gleichnamige und gleich definierte Absatzvorlage vorhanden ist. (siehe auch DokumentVorlagen).

Praxisbeispiele:

Wenn es nicht möglich ist, eine der bereits im Dokument verwendeten Absatzvorlagen für diese Seitenvorlagen-Anforderung zu benutzen, weil nicht bei jedem Vorkommen der Absatzvorlage ein Umbruch stattfinden soll, kann man diesen Ausweg benutzen: Man legt für jede Seitenvorlage eine Extra-Absatzvorlage an, die keinen anderen Zweck hat als die Seitenvorlagen-Anforderung im Register Textfluss.

Wenn im Dokument ein Umbruch erfolgen soll, fügt man einfach einen leeren Absatz ein mit der entsprechenden Absatzvorlage. In diesen Absatz setzt man einen FeldBefehl versteckter Absatz mit einer Bedingung, die immer zutrifft, wie z.B. TRUE oder 1 == 1. Auf die Art ist die Absatzvorlage zwar vorhanden, der zugehörige Absatz am Seitenanfang ist jedoch ausgeblendet, sodass der Seiteninhalt korrekt am oberen Seitenrand beginnt.

4.2. Kapitelüberschriften in Kopfzeilen

Wenn unter Extras → Kapitelnummerierung durch die Verknüpfung der Überschrift-AbsatzVorlagen zu den jeweiligen Kapitelebenen eine Gliederungsstruktur festgelegt wurde (KapitelNummerierung), so kann die aktuelle Kapitelnummer und/oder der aktuelle Überschriftstext jeweils in der Kopfzeile angezeigt werden (sog. lebende Kolumnentitel). Dazu den Cursor in die KopfZeile setzen und das Menü Einfügen → Feldbefehl → Andere → Dokument → Feldtyp → Kapitel aufrufen. (Der FeldBefehl-Dialog kann auch mit Strg+F2 aufgerufen werden, falls diese Tastenkombination nicht anderweitig vergeben wurde bzw. vom jeweligen Betriebssystem beansprucht wird).

Die anzuzeigende Ebene kann gewählt werden. Gibt es beim ersten Vorkommen des FeldBefehls auf einer Seite noch keinen Eintrag der gewählten Ebene, so wird automatisch Ebene 1 angezeigt. Wechselt auf einer Seite die Kapitelebene, so wird in der Kopfzeile dasjenige Kapitel angezeigt, zu dem der erste Absatz der Seite gehört.

4.3. Verschiedene Nummernformate für Seitennummern

Wenn man unterschiedliche Nummernformate anwendet (z.B. arabische Ziffern für die Hauptkapitel und römische für Anhänge), möchte man diese unterschiedlichen Nummernformate meist auch im Inhaltsverzeichnis in gleicher Weise angezeigt haben.

Damit das klappt, muss das Seitennummernformat in der Seitenvorlage definiert sein (Register Seite, Abschnitt Layouteinstellungen) und nicht beim Einfügen des FeldBefehls Seitennummer. Zwischen zwei Bereichen mit unterschiedlichem Seitennummernformat muss demzufolge ein SeitenUmbruch stehen, der die neue Seitenvorlage einleitet und ggf. einen neuen Zählbeginn setzt.

4.4. Den Seitenzähler beeinflussen

Vielfach soll mit der SeitenNummerierung erst ab einer bestimmten Seite begonnen werden, oder ab einer bestimmten Seite soll wieder mit der Pagina-Nummer 1 gestartet werden. Oft ist man versucht, dazu die Korrekturmöglichkeit (offset) des FeldBefehls Seitennummer zu verwenden. Dies führt aber nicht zum gewünschten Ergebnis, da z.B. InhaltsVerzeichnisse sich nicht um diese lokale Korrektur kümmern. Das richtige Vorgehen ist ausführlich auf der Seite SeitenNummerierung beschrieben.

4.5. Spezialfall: Seiten im Querformat mit Kopf-/Fußzeilen wie Hochformat

Diese Anforderung tritt meist im Zusammenhang mit Tabellen oder Grafiken auf, die zu breit für eine A4.Hoch-Seite sind. Welche Möglichkeiten der Darstellung es hier gibt, ist auf der Seite TabellenGedreht beschrieben.

5. Überschriftsebenen

Die KapitelNummerierung wird unter Extras → Kapitelnummerierung definiert und nicht über Format → Nummerierung und auch nicht mit Hilfe von NummerierungsVorlagen.

Das genaue Vorgehen ist auf der Seite KapitelNummerierung beschrieben.

6. Verzeichnisse und Objektbeschriftungen

Praktisch jedes größere Dokument braucht ein oder mehrere Verzeichnisse. Bei der Erstellung eines Verzeichnisses spielt es keine Rolle, ob sich die Einträge selbst lokal im Dokument oder in verknüpften Bereichen befinden. Bei der Erstellung oder Aktualisierung werden jeweils alle Einträge berücksichtigt, die momentan im Zugriff sind, also auch alle Einträge aus integrierten Teildateien.

Den verschiedenen Verzeichnissen ist eine eigene Seite gewidmet: VerschiedeneVerzeichnisse.

Details zu Objektbeschriftungen finden sich hier: BildBeschriftung.

7. Referenzen und Verweise

Referenzen bestehen stets aus einem Verweisziel (vgl. Anker in HTML-Seiten) und aus einer Referenz auf dieses Ziel, wobei das Format der Referenz wählbar ist.

Verweisziele kann man einerseits selbst anlegen als TextMarken oder Referenzen. Man kann aber auch auf Verweisziele zurückgreifen, die das Programm automatisch zur Verfügung stellt, sobald sie im Dokument angewendet werden: derzeit sind das FußNoten und BildBeschriftungen. Kapitelüberschriften sollen in einer künfigten Version wohl auch noch hinzukommen.

Mehr zu diesem Thema siehe unter ReferenzenUndVerweise.

8. Fuß- und Endnoten

Wenn FußNoten zusätzlich wie Endnoten im Dokument gesamthaft gelistet werden sollen, könnte man ein eigenes Inhaltsverzeichnis dafür anlegen: Bei der Verzeichnisdefinition Gliederung und Verzeichniseinträge abwählen und stattdessen unter zusätzliche Vorlagen die Absatzvorlage der Fußnoten einstellen.

9. Anhänge

Anhänge stellen eigentlich Hauptkapitel dar. Oftmals möchte man sie jedoch nicht in der gleichen Weise kategorisieren wie die Kapitelüberschriften und dennoch sollen sie z.B. ins Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden.

9.1. Seitenvorlagen für Anhänge

Mit einer eigenen Seitenvorlage für Anhänge können Kopf- und Fusszeilen anders als diejenigen des Haupttextes dargestellt werden. Ebenfalls kann in der Seitenvorlage ein anders Format für die Seitennummern festgelegt werden (Register: Seite, Feld: Format). Dieses wird auch in Inhaltsverzeichnissen und Verweisen respektiert.

9.2. Absatzvorlagen für Anhang-Titel

Anhänge sollten mit einer speziellen Absatzvorlage eingeleitet werden. Wenn der Titel des Anhanges gleich formatiert werden soll, wie z.B. die Absatzvorlage Überschrift 1, so leitet man sie daraus ab: Im KontextMenü von Überschrift 1 die Option neu wählen und einen Namen vergeben. Im Register: Textfluss ordnet man dieser Absatzvorlage die zuvor erwähnte Seitenvorlage zu.

Sollen die Anhänge nummeriert werden, so weist man der Absatzvorlage, die für die Anhang-Titel benutzt wird, im Register: Nummerierung eine NummerierungsVorlage zu.

9.3. Anhänge ins Inhaltsverzeichnis aufnehmen

Wenn alle Anhänge mit der gleichen Absatzvorlage beginnen und diese Vorlage auch sonst nicht benutzt wird, kann bei der Erstellung des InhaltsVerzeichnises die Option weitere Vorlagen aktiviert werden und die Anhang-Vorlage auf die gewünschte Verzeichnisebene geschoben werden.

Alternativ kann jeder Anhang-Titel markiert und über Einfügen → Verzeichnis → Eintrag → Inhaltsverzeichnis als Inhaltsverzeichnis-Eintrag definiert werden, der beim Erstellen des Inhaltsverzeichnisses von der Option Verzeichnismarkierungen erfasst wird.

10. Randbemerkungen, Marginalien

TextRahmen können in Seitenrändern so platziert werden, dass sie sich - je nach Position auf einer rechten oder linken Seite - automatisch im richtigen Seitenrand positionieren. Siehe dazu auch: MarginalienRahmen.

11. Einbindung von anderen Dateiformaten

Fremdformate - und dazu zählen auch Tabellendokumente, Zeichnungen und Präsentationen, die mit den OpenOffice.org-Modulen erstellt wurden, können nicht direkt sondern nur als OLE-Objekte oder via DDE eingebunden werden.

In einem GlobalDokument bedeutet das, dass man zunächst einen Textbereich an der Stelle einfügt, an der das Objekt stehen soll und in diesen Text-Bereich dann das Objekt einfügt.

12. Navigation, Arbeitshilfen

Der Navigator hat außer der Navigation noch viele weitere nützliche Funktionen. So können ganze Gliederungsabschnitte verschoben werden, Kapitelebenen gesenkt oder gehoben werden, man kann Merker setzen, Objekte oder ganze Kapitel kopieren, indem man sie einfach aus dem Navigator ins Dokument zieht, wobei je nach Einstellung des Drag-Modus verknüpft oder kopiert wird.

Weil man auf den Navigator - wie auf den Stylisten (Fenster Formatvorlagen, F11) - gerade bei der Arbeit mit großen Dokumenten häufig Zugriff braucht, empfiehlt es sich, das Fenster anzudocken. Das Vorgehen für ein gemeinsames Andocken beider Fenster ist in StylistUndNavigatorAndocken beschrieben, Hinweise für den Einsatz des Stylisten im angedockten Modus findet man in StylistKomfortabelBenutzen.

12.2. "Kleiner Navigator"

Am unteren, rechten Rand des Bearbeitungsfensters befinden sich unterhalb der Scroll-Leiste kleine Doppelpfeil-Icons zum Blättern im Dokument. Dazwischen gibt es ein Punkt-Icon, mit dem man den Modus des Blätterns ändern kann: Statt zur nächsten Seite kann z.B. eingestellt werden zum nächsten Rahmen oder andere Zielpunkte.

Manchmal stellt das Programm den Modus auch selbst um: Wenn man beispielsweise die Such-Funktion benutzt hat, schaltet der Modus des "kleinen Navigators" automatisch auf vorwärts/ rückwärts weitersuchen.

13. Siehe auch


KategorieWriter

  1. Anhängig von der Einstellung unter Extras → Optionen… → OpenOffice.org Writer → Drucken, Option Automatisch eingefügte Leerseiten drucken. (1)


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28