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Seit Version 2.0 von OpenOffice.org können Serienbriefe mit Hilfe eines Assistenten (Extras → Serienbrief-Assistent…) erzeugt werden. Oft ermöglicht aber die Gestaltung eines Serienbriefs von Hand flexiblere Lösungen, gleich ob nun ein Brief für mehrere oder ausgewählte Empfänger gedruckt werden soll (Seriendruck), oder einfach nur einzelne Adressdaten oder Wareninformationen aus einer Datenbank bedarfsweise in ein TextDokument eingefügt werden sollen (Mischen).

1. Datenbank vorbereiten

Zunächst müssen die Adressdaten, Wareninformationen o.Ä. in einer Datenbank erfasst werden.

1.1. Vorhandenes Tabellendokument als Datenbasis

Vielleicht kennen Sie aus anderen Office-Paketen, die nicht oder nicht in allen Preisstufen oder Versionen über eine Datenbank-Komponente verfügen, die Praxis, ein TabellenDokument für das Verwalten Ihrer Datensätze zu verwenden. Auch in OpenOffice.org Version 1 war dieses Vorgehen weit verbreitet. Es ist aber mit verschiedenen Nachteilen behaftet: So werden z.B. Änderungen in dem Tabellendokument nicht sofort in die Datenbank übernommen, sondern erst nach einem Neustart von OpenOffice.org,1 verschiedene Automatismen greifen beim Ausfüllen der Zellen in Calc ein und es entsteht Ihnen zusätzliche Arbeit, weil die Tabellenkalkulations-Datei zunächst in Base als Datenbank angemeldet werden muss, dort aber nicht bearbeitet werden kann usw.

Seit der Einführung von Base mit Version 2 von OpenOffice.org ist es meistens sinnvoller, Daten, die als Tabellenkalkulations-Datei vorliegen, nicht einfach nur als Datenquelle anzumelden, sondern in eine Datenbank zu überführen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Erstellen Sie mit Datei → Neu → Datenbank eine neue, leere DatenBank.
Belassen Sie es im Assistenten bei der Voreinstellung Neue Datenbank erstellen und klicken Sie auf Weiter.

Datenbank-Assistent Schritt 1

Im zweiten Schritt des Datenbank-Assistenten belassen Sie es ebenfalls bei den Voreinstellungen Ja, die Datenbank soll angemeldet werden und Die Datenbank zum Bearbeiten öffnen und klicken auf Fertigstellen.

Datenbank-Assistent Schritt 2

Geben Sie einen sinnvollen Namen für Ihre Datenbank ein, z.B. adressen.odb, und klicken Sie auf Speichern.

Dialog Speichern unter

Öffnen Sie nun die Calc- oder Excel®-Datei, die Ihre Daten enthält, in Calc und markieren Sie den Datenbereich. Kopieren Sie den Bereich mit Strg+c oder Bearbeiten → Kopieren in die ZwischenAblage.

Adressdaten in Calc, ausgewählter Bereich

Wechseln Sie in das Fenster von Base. Im linken Bereich („Datenbank“) haben Sie Tabellen ausgewählt. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in den unteren Bereich („Tabellen“) und wählen Sie aus dem KontextMenü Einfügen.
Übrigens können Sie auf die selbe Weise auch Daten aus einer Tabelle in einem TextDokument (Writer- oder Word®-Datei) nach Base kopieren.

Tabelle in Base einfügen

In dem folgenden Dialog können Sie der eingefügten Tabelle einen Namen geben (Sie können es aber auch bei der Vorgabe Tabelle1 belassen). Aktivieren Sie die Option Primärschlüssel erzeugen, damit Sie die Datentabelle später bearbeiten können. Für dieses Datenfeld können Sie ebenfalls einen eigenen Namen wählen.
Wenn Ihre Daten ein Datenfeld enthalten, das sich als Primärschlüssel eignet, (z.B. Kundennummer), dann können Sie hier die Option Primärschlüssel erzeugen deaktiviert lassen und später dieses Feld als Primärschlüssel definieren, indem Sie die Tabelle bearbeiten. Klicken Sie auf Weiter.

Dialog Tabelle kopieren

Jetzt können Sie auswählen, welche Spalten Sie als Datenfelder aus der kopierten Tabelle übernehmen möchten. Dabei können Sie auch die Reihenfolge der Datenfelder (Spalten) umsortieren (zuerst übernommene Spalte zuoberst). Um alle Spalten auf einmal in der vorgegebenen Reihenfolge zu übernehmen, klicken Sie auf die SchaltFläche alleuebernehmen.png. Klicken Sie auf Weiter.

Dialog Spaltenübernahme

In dem folgenden Dialog können Sie den einzelnen Datenfeldern (Spalten) bestimmte Eigenschaften zuweisen, z.B. Text oder Zahl oder eine bestimmte Höchstlänge des Feldes (Default: 255 Zeichen). Klicken Sie abschließend auf Fertigstellen.

Dialog Typformatierungen

Wenn Sie zuvor die Option Primärschlüssel erzeugen deaktiviert gelassen hatten, werden Sie jetzt gefragt, ob Base einen PrimärSchlüssel erzeugen soll. Wählen Sie Ja als Antwort, sofern Ihre Daten nicht ein Datenfeld enthalten, das sich als Primärschlüssel eignet (z.B. Kundennummer).

Dialog Soll ein Primärschlüssel erzeugt werden

Ihre Datenbank ist nun fertiggestellt (das TabellenDokument benötigen Sie ab jetzt höchstens noch als Backup). Am besten speichern Sie sie jetzt einmal (Strg+s). Wie Sie später Änderungen an Ihren Datensätzen vornehmen oder neue hinzufügen können, ist weiter unten beschrieben.

1.2. Eine neue Datenbank anlegen

Wenn Sie nicht auf eine bereits vorliegende Datensammlung zurückgreifen, sondern eine neue anlegen wollen, gehen Sie wie folgt vor.

Erstellen Sie mit Datei → Neu → Datenbank eine neue, leere DatenBank.
Belassen Sie es im Assistenten bei der Voreinstellung Neue Datenbank erstellen und klicken Sie auf Weiter.

Datenbank-Assistent Schritt 1

Im zweiten Schritt des Datenbank-Assistenten belassen Sie es bei den Voreinstellungen Ja, die Datenbank soll angemeldet werden und Die Datenbank zum Bearbeiten öffnen. Sie können an dieser Stelle schon die Option Eine Tabelle mit Hilfe des Tabellen-Assistenten erstellen aktivieren. Sie können den Tabellen-Assistenten aber auch noch später starten, indem Sie im oberen Bereich („Aufgaben“) den Punkt Tabelle unter Verwendung des Assistenten erstellen auswählen; außerdem können Sie eine Datentabelle auch von Hand, d.h. ohne den Assistenten erstellen. Klicken Sie auf Fertigstellen.

Datenbank-Assistent Schritt 2, mit Assistent

Geben Sie einen sinnvollen Namen für Ihre Datenbank ein, z.B. adressen.odb, und klicken Sie auf Speichern.

Dialog Speichern unter

Der Tabellen-Assistent hilft Ihnen beim Anlegen Ihrer Datenbank, indem für viele Szenarien vorbereitete (leere) Datentabellen zur Verfügung gestellt werden. Sollte für Ihre Zwecke kein Vorschlag genügen, können Sie eine Datentabelle auch von Hand anlegen (Punkt Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen) oder zunächst eine mit Hilfe des Assistenten anlegen und diese dann später bearbeiten. In diesem Beispiel wählen wir die Kategorie Geschäftlich und die Beispieltabelle Kunden, aus der wir die benötigten Felder mit der SchaltFläche uebenehmen.png auswählen.

Tabellen-Assistent Schritt 1

Wenn Sie auf Weiter klicken, gelangen Sie in den Dialog „Felddatentyp festlegen“, in dem Sie gewählte Felder löschen, hinzufügen oder die Reihenfolge oder Eigenschaften der Datenfelder ändern können. Wenn Sie hier keine Änderungen vornehmen wollen, klicken Sie wieder auf Weiter oder überspringen Sie diesen Punkt, indem Sie links („Schritte“) gleich den Punkt Primärschlüssel festlegen wählen.

Tabellen-Assistent Schritt 2

Damit Ihre Datentabelle bearbeitbar ist, muss jeder Datensatz eindeutig identifiziert werden können. Dafür dient der sog. PrimärSchlüssel.
Sofern Ihre Datentabelle ein Feld hat, das für jeden Satz eindeutig ist (eineindeutige Zuordnung zwischen Datensatz und Wert des Primärschlüsselfeldes), wie z.B. eine Kundennummer, wählen Sie hier die Option Ein bestehendes Feld wird als Primärschlüssel verwendet. Mit der zusätzlichen Option Autowert wird dabei der Wert des Primärschlüssels automatisch erzeugt (laufende Nummer).
Ansonsten können Sie mit der Option Primärschlüssel wird automatisch hinzugefügt ein zusätzliches Datenfeld (Spalte) automatisch erzeugen lassen, das den Primärschlüssel enthält. Auch hier sorgt die zusätzliche Option Autowert dafür, dass der Primärschlüssel für jeden Datensatz automatisch erzeugt wird (laufende Nummer).

Tabellen-Assistent Schritt 3, bestehendes Primärschlüssel-Feld
Tabellen-Assistent Schritt 3, automatisch hinzugefügter Primärschlüssel

Wenn Sie auf Weiter klicken, gelangen Sie in den Dialog „Tabelle erstellen“, in dem Sie der Tabelle einen Namen geben (in diesem Beispiel Kunden) und das weitere Vorgehen auswählen können. Wenn Sie hier keine Änderungen vornehmen wollen, klicken Sie auf Fertigstellen oder überspringen Sie diesen Punkt, indem Sie bereits im Dialog „Primärschlüssel setzen“ auf Fertigstellen klicken.

Tabellen-Assistent Schritt 4

1.3. Daten eingeben oder ändern

Haben Sie im Dialog „Tabelle erstellen“ die Option Daten sofort eingeben gewählt, so öffnet sich nun Ihre Datentabelle in der Bearbeitungsansicht. Hier können Sie die entsprechenden Felder einfach ausfüllen. Die Anzeigebreite der Spalten können Sie durch Ziehen mit der Maus verändern usw. Ein neuer Datensatz (Zeile) wird automatisch eingefügt, sobald Sie Eingaben in den letzten leeren Datensatz vornehmen, sofern Sie für den Primärschlüssel die Option Autowert gewählt hatten.

Daten in Datentabelle eingeben

Wenn Sie die Bearbeitungsansicht schließen, ohne vorher die Datensätze gespeichert zu haben, fragt OpenOffice.org nach, ob die Änderungen gespeichert werden sollen.

Dialog Änderungen an Datensatz speichern

In die Bearbeitungsansicht der Datentabelle gelangen Sie auch, wenn Sie eine bereits bestehende Datenbank (z.B. die unter Verwendung eines TabellenDokuments erzeugte) in Base öffnen, unter „Datenbank“ (linke Spalte) den Punkt Tabellen wählen und unter „Tabellen“ (untere Reihe) auf den Namen der Datentabelle doppelklicken bzw. aus dem KontextMenü der Tabelle den Punkt Öffnen wählen. Hier können Sie die Felder einfach bearbeiten.

Tabelle in Base öffnen

Wenn Sie für den Primärschlüssel nicht die Option Autowert gewählt hatten, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie einen neuen Datensatz anzulegen versuchen, aber noch nicht jeder bestehende Datensatz je eine eindeutige Identifizierung hat. Fügen Sie in diesem Fall zunächst den fehlenden PrimärSchlüssel (z.B. Kundennummer oder laufende Nummer) hinzu.

Fehlermeldung bei fehlendem Primärschlüssel

Zusätzliche Datensätze (Zeilen) können Sie „auf Vorrat“ einfügen, indem Sie Einfügen → Datensatz wählen oder auf das Icon datensatzeinfuegen.png klicken. Einen ganzen Datensatz (Zeile) können Sie löschen, indem Sie Bearbeiten → Datensatz löschen wählen oder den Datensatz auswählen (auf den Zeilenkopf klicken) und dann die Taste Entf drücken.

1.4. Datentabelle bearbeiten

Wenn Sie die Datentabelle nachträglich bearbeiten wollen, z.B. um ein Feld als PrimärSchlüssel zu definieren, dann öffnen Sie die Tabelle mit Bearbeiten.

Tabelle bearbeiten

In dem sich öffnenden Dialog können Sie ein Datenfeld als Primärschlüssel definieren, indem Sie den Zeilenkopf mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem KontextMenü den Punkt Primärschlüssel auswählen. Ein Datenfeld, das als Primärschlüssel verwendet wird, wird mit dem Icon schluesselsymbol.png gekennzeichnet.

Datenfeld als Primärschlüssel definieren

In diesem Dialog können Sie außerdem zusätzliche Datenfelder (Spalten) hinzufügen (einfach in der Spalte „Feldname“ eintragen), bestehende Datenfelder umbenennen (einfach überschreiben)2 oder löschen (Entf), den Felddatentyp ändern (es erscheint eine DropDown-Liste möglicher Typen), die maximale Länge eines Feldes einstellen usw.

2. Serienbrief erstellen

Erstellen Sie ein neues TextDokument oder öffnen Sie ein bestehendes (auch eine Dokumentvorlage), das Sie als Grundlage für Ihren Serienbrief verwenden wollen. Wenn Sie Ihren Brief fertig vorbereitet haben (denken Sie dabei z.B. auch an die FeldBefehle für das Datum und für BenutzerDaten, PlatzHalter usw.), öffnen Sie den DatenQuellen-Browser mit Ansicht → Datenquellen oder F4.

2.1. Serienbrieffelder einfügen

Im linken Feld sehen Sie eine Liste aller angemeldeter DatenBanken. Wählen Sie die benötigte aus (in diesem Beispiel „adressen“) und öffnen Sie die Datentabelle, die die von Ihnen benötigten Daten enthält. Falls Sie Ihre Serienbrief-Daten aus einer Datenbank-Abfrage beziehen wollen (z.B. weil Ihre Datenbank sehr groß ist), dann können Sie statt der Datentabelle auch die entsprechende Abfrage öffnen.
Übrigens können Sie zusätzliche Datensätze auch ganz einfach in diesem Dialog in die Datentabelle eingeben.

Datenquellen, Liste der angemeldeten Datenbanken

Ein SerienbriefFeld, d.h. ein Feld, in dem später der jeweilige Inhalt des Datenfeldes eingefügt werden soll, fügen Sie nun in Ihren Brief ganz einfach durch DragAndDrop ein: Klicken Sie mit der Maus auf den Spaltenkopf (Name des Datenfelds), halten Sie die Maustaste gedrückt, bewegen Sie den Mauszeiger an die Stelle, an der das Serienbrieffeld eingefügt werden soll, und lassen Sie die Maustaste wieder los. Die Anzeige des Mauszeigers wechselt dabei zu kopieren und an der Einfügestelle erscheint eine dünne graue Einfügemarke. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Datenfelder, die Sie in Ihrem Serienbrief nutzen wollen, bzw. an allen Orten, an denen Sie ein SerienbriefFeld im TextDokument benötigen (d.h. Sie können ein Datenfeld in einem Dokument auch mehrmals verwenden). Auch das Einfügen von Serienbrieffeldern aus mehreren Datenbanken bzw. Datentabellen ist möglich.

Einfügen eines Serienbrieffeldes per DragnDrop aus der Datenquellen-Ansicht

Alternativ können Sie die Serienbrieffelder auch über den Dialog für FeldBefehle einfügen. Setzen Sie dazu zunächst den Cursor an die Stelle, an der das Feld eingefügt werden soll, rufen Sie dann den Dialog Einfügen → Feldbefehl → Andere… → Datenbank auf und wählen Sie als Feldtyp Seriendruck-Feld. Unter Datenbankauswahl wählen Sie die benötigte Datenbank und das benötigte Datenfeld aus (in diesem Beispiel: „Vorname“). Klicken Sie auf die SchaltFläche Einfügen.

Einfügen eines Feldbefehls vom Typ Seriendruck-Feld

Die SerienbriefFelder werden wie eine Art Platzhalter grau hinterlegt (sofern Ansicht → Markierungen aktiviert ist) und mit dem Namen des Datenfeldes (wie er in der Datenquellen-Ansicht bzw. im Feldbefehl-Dialog erscheint) in spitzen Klammern angezeigt. Ist Ansicht → Feldnamen aktiviert, erscheinen sie mit dem vollständigen Namen der Datenbank und der Datentabelle.

Adressfeld mit Serienbrieffeldern

Speichern Sie nun Ihren fertigen Serienbrief ab. Verwenden Sie dabei nur das OpenDocument-Format (ODT), weil die Funktion vieler FeldBefehle beim Export in fremde Dateiformate verloren gehen kann. Die DatenQuellen-Ansicht können Sie wieder schließen (F4).

2.2. Serienbrief drucken

Wenn Sie in einem TextDokument, das SerienbriefFelder enthält, Datei → Drucken… aufrufen oder auf das Icon Datei direkt drucken klicken, werden Sie gefragt, ob Sie einen Serienbrief drucken wollen. Bestätigen Sie diese Frage mit Ja.

Dialog Serienbrief drucken

Es erscheint der Dialog „Seriendruck“. Hier können Sie im Bereich Datensätze wählen, ob der Serienbrief aus allen verfügbaren Datensätzen der Datentabelle erzeugt werden soll (Default) oder nur aus einer bestimmten Anzahl von Datensätzen. Mit der Option VonBis können Sie angeben, welche Datensätze (Nummer(n)) dafür verwendet werden sollen.

Dialog Seriendruck, alle Datensätze drucken

Wenn Sie im Feld oben rechts einen oder mehrere Datensätze durch Anklicken des Zeilenkopfs auswählen (Mehrfachselektion wie gewohnt durch gleichzeitiges Drücken der Strg- und/oder Umschalt-Taste während des Anklickens), springt die Option unter „Datensätze“ automatisch auf Markierte Datensätze.
Mit den Schaltflächen Autofilter bzw. Standardfilter können Sie bei Bedarf vor der Auswahl zusätzlich noch einen Auto- oder StandardFilter definieren.

Dialog Seriendruck, markierte Datensätze drucken

Voreingestellt ist eine Ausgabe auf dem Drucker (Bereich „Ausgabe“). Sie können hier mit der Option Einzelne Druckjobs erzeugen noch einstellen, ob OpenOffice.org für jeden Datensatz einen eigenen Druckauftrag erteilen soll, oder ob der gesamte Serienbrief-Druck in einem einzigen Druckauftrag zusammengefasst werden soll. Nachdem Sie den Dialog „Seriendruck“ mit OK verlassen haben, müssen Sie ggf. noch den Drucker-Dialog bestätigen.

Nach dem Ausdruck wird wieder Ihr TextDokument angezeigt, allerdings sind die SerienbriefFelder jetzt mit den Werten des letzten Datensatz ausgefüllt. Speichern Sie die Datei jetzt nicht erneut, weil sonst die Felder mit diesen Werten mit abgespeichert werden (ihre Funktionalität geht dadurch aber nicht verloren).

2.3. Serienbrief als Datei(en)

Wenn Sie im Dialog „Seriendruck“ im Bereich „Ausgabe“ die Option Datei wählen, wird der Serienbrief nicht auf dem Drucker ausgegeben, sondern als Datei gespeichert. Diese Einstellung ist unabhängig von der Auswahl im Bereich „Datensätze“, d.h. auch beim Speichern des Serienbriefs als Datei stehen Ihnen die selben Möglichkeiten zur Auswahl eines oder mehrerer Datensätze wie beim Ausdrucken zur Verfügung (s.o.)

Die Option Als ein Dokument speichern ist per Default eingestellt. Dabei wird aus allen Datensätzen ein einziges (langes) Dokument erzeugt. Bei jedem neuen Datensatz wird eine neue (rechte) Seite begonnen, das Dokument hat also mindestens so viele Seiten wie Datensätze für den Serienbrief verwendet wurden.

Dialog Seriendruck, Ausgabe in eine einzige Datei

Nach einem Klick auf OK gelangen Sie in den Dialog „Speichern unter“. Hier müssen Sie einen Namen eingeben, unter dem die Datei gespeichert werden soll (und ggf. ein Verzeichnis wählen). Mit der DropDown-Liste Dateityp können Sie bestimmen, in welchem Dateiformat die Serienbrief-Datei gespeichert werden soll; es stehen Ihnen dabei im Prinzip alle Formate zur Verfügung, in denen der Writer speichern kann (einschl. OpenDocument und PDF). Bestätigen Sie diesen Dialog mit Speichern.

Dialog Speichern unter

Wenn Sie die Option Als einzelne Dokumente speichern wählen, wird für jeden Datensatz eine eigene Datei erzeugt.
Wenn Sie dabei die Option Dateiname aus Datenbank erzeugen deaktivieren, können Sie nach einem Klick auf OK im Dialog „Speichern unter“ das Dateiformat wählen, in dem gespeichert werden soll (s.o.) An den Namen, den Sie unter Dateiname eingeben, wird eine laufende Nummer angehängt, die mit 0 beginnt und dann mit jedem für den Serienbrief verwendeten Datensatz um 1 hochgezählt wird.

Dialog Seriendruck, Ausgabe in Dateien mit manueller Wahl des Dateinamens

Aktivieren Sie hingegen die Option Dateiname aus Datenbank erzeugen, können Sie aus der DropDown-Liste Feld dasjenige Datenfeld (Titel der Spalte) auswählen, dessen jeweiliger Inhalt als Dateiname für die entsprechende Serienbrief-Datei verwendet werden soll (z.B. Kundennummer). Es stehen ihnen hierbei alle Datenfelder der verwendeten Datentabelle zur Verfügung (also nicht nur diejenigen, die für SerienbriefFelder verwendet wurden). Das Feld Pfad dient zur Wahl des Verzeichnisses, in dem die Dateien gespeichert werden sollen (Auswahl durch Klick auf die Schaltfläche dreipunkte.png). Aus der DropDown-Liste Dateiformat können Sie das Dateiformat wählen, in dem die Serienbrief-Dateien gespeichert werden sollen.

Dialog Seriendruck, Ausgabe in Dateien mit automatischer Vergabe des Dateinamens

2.4. Serienbrief als E-Mail

Statt Ihren Serienbrief auszudrucken, können Sie ihn auch direkt aus dem Writer heraus per E-Mail verschicken (vorausgesetzt, Sie haben unter Extras → Optionen… OpenOffice.org Writer → Serienbrief-E-Mail korrekte Einstellungen vorgenommen). Dies ist jedoch nur unter Verwendung des Serienbrief-Assistenten möglich. Allerdings müssen Sie nicht den Assistenten zwangsläufig für die Gestaltung des ganzen Serienbriefs verwenden, nur um diesen mit Hilfe des Assistenten per E-Mail verschicken zu können.
Wenn Sie also Ihren Serienbrief wie oben beschrieben vorbereitet und gespeichert haben, rufen Sie (bei geöffnetem, fertig vorbereitetem Serienbrief-Dokument) Extras → Serienbrief-Assistent… auf. Klicken Sie links in der Spalte „Schritt“ direkt auf Punkt 8, Speichern, drucken, versenden. (Je nach Größe Ihrer Datenbank müssen Sie jetzt einen Moment warten, weil der Assistent im Hintergrund für jeden Datensatz eine temporäre Datei speichert.)

Wählen Sie die Option Serienbriefdokument als E-Mail versenden. Aus der DropDown-Liste An wählen Sie aus der verwendeten Datenbank dasjenige Datenfeld aus, in dem die jeweiligen E-Mail-Adressen abgelegt sind (in diesem Beispiel „E-Mail“). Es stehen ihnen hierbei alle Datenfelder der verwendeten Datentabelle zur Verfügung (also nicht nur diejenigen, die für SerienbriefFelder verwendet wurden). Über die SchaltFläche Kopie an… können Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingeben, die von jeder Serien-E-Mail eine Kopie erhalten sollen (Cc). Im Feld Betreff geben Sie den Betreff ein, der für alle Serien-E-Mails dieser Aussendung verwendet werden soll (Subject). Mit der DropDown-Liste Senden als können Sie festlegen, in welchem Format die Serien-E-Mails verschickt werden sollen: Mit HTML-Nachricht (Default) wird der Inhalt des TextDokuments direkt in die E-Mail (Body) eingefügt, ebenso mit Nur Text3; wählen Sie hier hingegen OpenDocument oder PDF, so wird der Serienbrief als Datei im E-Mail-Anhang (Attachment) verschickt. Schließlich können Sie noch wählen, ob alle Datensätze (Default) oder nur eine bestimmte Anzahl (Von–Bis) für die Serienbrief-E-Mail berücksichtigt werden sollen. (Eine Auswahlmöglichkeit für bestimmte Datensätze wie oben beschrieben bietet der Assistent also nicht.)

Serienbrief-Assistent, Schritt 8, Auswahl E-Mail

Wenn Sie die E-Mails nicht im HTML- oder Nur-Text-Format verschicken (Feld Senden als), können Sie über die SchaltFläche Eigenschaften… den Dialog „E-Mail-Nachricht“ öffnen. Hier können Sie einige Zeilen eingeben (Feld Schreiben Sie Ihre Nachricht hier), die als eigentlicher E-Mail-Inhalt versandt werden, z.B. um auf den mitgeschickten Anhang hinzuweisen („Begleitschreiben“). Sie können zusätzlich eine Anrede einfügen lassen; wenn Sie die Option Personalisierte Briefanrede einfügen aktivieren, stehen Ihnen für die Gestaltung der Anrede die entsprechenden Funktionen des Serienbrief-Assistenten zur Verfügung.

Dialog E-Mail-Nachricht des Serienbrief-Assistenten

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Dokumente versenden starten Sie den direkten E-Mail-Versand Ihres Serienbriefs. Tun Sie deshalb sich und Ihren Geschäftspartnern einen Gefallen und testen Sie dieses Verfahren zunächst mit eigenen E-Mail-Adressen als Empfängern. ;-)

3. Anrede, einzelne Briefe usw.

3.1. Versteckter Text

Die Werte eines Datenfelds können für Vergleichsoperationen für den FeldBefehl VersteckterText genutzt werden, um abhängig vom Datensatz einzelne Buchstaben auszublenden (nachfolgender Text rückt automatisch auf).

In diesem Beispiel soll die Anrede je nach Geschlecht des Empfängers „Sehr geehrte Frau ...“ oder „Sehr geehrter Herr ...“ lauten.

Markieren Sie zunächst den/die Buchstabe(n), der/die beim Eintreten der (später zu formulierenden) Bedingung ausgeblendet werden soll(en), in diesem Beispiel das schließende r in „Sehr geehrter“.

Text Sehr geehrter mit markiertem r

Rufen Sie Einfügen → Feldbefehl → Andere… → Funktionen auf und wählen Sie als Feldtyp Versteckter Text. Der markierte Buchstabe aus dem ersten Schritt erscheint automatisch im Feld Versteckter Text. Um die Bedingung zu formulieren, bei deren Eintreten der Text „versteckt“ werden soll, fügen Sie nun zuerst das Datenfeld, gegen das die Bedingung geprüft werden soll, per DragAndDrop in das Feld Bedingung des Feldbefehl-Dialogs ein: Klicken Sie mit der Maus auf den Spaltenkopf (Name des Datenfelds) in der DatenQuellen-Ansicht (F4), halten Sie die Maustaste gedrückt, bewegen Sie den Mauszeiger zum Feld Bedingung und lassen Sie die Maustaste wieder los. Die Anzeige des Mauszeigers wechselt dabei zu kopieren.

Dialog Versteckter Text, Einfügen eines Datenfelds per DragnDrop

Setzen Sie nun den Cursor in das Feld Bedingung, bewegen Sie ihn hinter die Datenfeld-Bezeichnung (hinter die schließende eckige Klammer) und geben Sie die Bedingung ein; in diesem Beispiel  EQ "Frau". Klicken Sie auf Einfügen.

Dialog Versteckter Text, Bedingung

Wenn Sie unter Extras → Optionen… → OpenOffice.org Writer → Formatierungshilfen die Option Feldbefehle: Versteckter Text deaktiviert haben, erscheint der zu versteckende Text ausgeblendet, sonst eingeblendet, aber grau hinterlegt (sofern Ansicht → Markierungen aktiviert ist). Ist nun die oben formulierte Bedingung „wahr“, d.h. das Datenfeld „Herr/Frau“ hat im jeweiligen Datensatz den Wert „Frau“, so wird das „r“ ausgeblendet, sonst bleibt es eingeblendet.

Text Sehr geehrter mit verstecktem r

Entsprechend verfahren Sie, um z.B. ein doppeltes Leerzeichen zu vermeiden, wenn Sie in der Anredezeile ein Feld „Titel“ benutzen, aber der Empfänger keinen Titel hat: Verstecken Sie das Leerzeichen nach dem SerienbriefFeld „Titel“ mit der Bedingung (in diesem Beispiel) [adressen.Tabelle1.TITEL] EQ "".

Statt eines versteckten Textes können Sie auch den Feldbefehl BedingterText verwenden. Dieser erlaubt Ihnen das Einfügen eines bestimmten Textes beim Eintreten einer Bedingung und das Einfügen eines anderen Textes beim Nichteintreten der Bedingung (wenn-dann-sonst), wobei „sonst“ aber auch leer bleiben kann.

3.2. Versteckter Absatz

Die Werte eines Datenfelds können für Vergleichsoperationen für den FeldBefehl VersteckterAbsatz genutzt werden, um abhängig vom Datensatz einen Absatz auszublenden (nachfolgende Absätze rücken automatisch auf).

In diesem Beispiel soll die Anrede „Sehr geehrte/-r Herr/Frau ...“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ lauten, je nachdem ob der Empfänger bekannt ist oder nicht.

Geben Sie zunächst beide Anrede-Varianten in Ihren Serienbrief ein. Setzen Sie den Cursor in den ersten Absatz.

Texte Sehr geehrter Herr/Frau und Sehr geehrte Damen und Herren

Rufen Sie Einfügen → Feldbefehl → Andere… → Funktionen auf und wählen Sie als Feldtyp Versteckter Absatz. Um die Bedingung zu formulieren, bei deren Eintreten der Absatz „versteckt“ werden soll, fügen Sie nun zuerst das Datenfeld, gegen das die Bedingung geprüft werden soll, per DragAndDrop in das Feld Bedingung des Feldbefehl-Dialogs ein: Klicken Sie mit der Maus auf den Spaltenkopf (Name des Datenfelds) in der DatenQuellen-Ansicht (F4), halten Sie die Maustaste gedrückt, bewegen Sie den Mauszeiger zum Feld Bedingung und lassen Sie die Maustaste wieder los. Die Anzeige des Mauszeigers wechselt dabei zu kopieren. (Natürlich könnten Sie z.B. auch gegen das Datenfeld „Nachname“ vergleichen.)

Dialog Versteckter Absatz, Einfügen eines Datenfelds per DragnDrop

Setzen Sie nun den Cursor in das Feld Bedingung, bewegen Sie ihn hinter die Datenfeld-Bezeichnung (hinter die schließende eckige Klammer) und geben Sie die Bedingung ein; in diesem Beispiel  EQ "". Klicken Sie auf Einfügen.

Dialog Versteckter Absatz, Bedingung 1

Wiederholen Sie den Vorgang für den zweiten Absatz mit umgekehrter Bedingung: Setzen Sie den Cursor in den zweiten Absatz, rufen Sie Einfügen → Feldbefehl → Andere … → Funktionen auf, wählen Sie als Feldtyp Versteckter Absatz, ziehen Sie das Datenfeld „Herr/Frau“ in das Feld Bedingung, aber geben Sie als Bedingung nun  NEQ "" ein.

Dialog Versteckter Absatz, Bedingung 2

Wenn Sie unter Extras → Optionen… → OpenOffice.org Writer → Formatierungshilfen die Option Feldbefehle: Versteckter Absatz oder Ansicht → Versteckte Absätze aktiviert haben, sehen Sie in der Anzeige auf dem Bildschirm beide zu versteckende Absätze eingeblendet. Je nachdem, ob das Datenfeld „Herr/Frau“ in einem Datensatz einen Wert enthält (d.h. der Empfänger ist bekannt) oder nicht, wird entweder der erste oder der zweite Absatz ausgeblendet (jeweils der Absatz, bei dem die Bedingung „wahr“ ist).

Texte Sehr geehrter Herr/Frau und Sehr geehrte Damen und Herren mit je einem Feldbefehl Versteckter Absatz

Entsprechend verfahren Sie, um z.B. eine Leerzeile im Anschriftenfeld zu vermeiden, wenn Sie hier eine Zeile für einen Adresszusatz (z.B. „bei“ oder „Wohnung Nummer“) benutzen, aber in der Empfängeradresse kein Zusatz enthalten ist: Verstecken Sie den gesamten Absatz, der das SerienbriefFeld „Adresszusatz“ enthält, mit der Bedingung (in diesem Beispiel) [adressen.Tabelle1.ADRESSZUSATZ] EQ "".

Statt eines versteckten Absatzes können Sie auch einen oder mehrere Bereiche verwenden, den/die Sie abhängig vom Eintreten einer Bedingung ausblenden lassen.

3.3. Daten in Felder

Wenn Sie in der DatenQuellen-Ansicht (F4) einen einzelnen Datensatz durch Anklicken des Zeilenkopfs auswählen, können Sie mit einem Klick auf die SchaltFläche Daten in Felder (Daten in Felder) auf der SymbolLeiste Tabellenansicht die SerienbriefFelder des geöffneten (mit dieser DatenBank verknüpften) TextDokuments mit den Werten dieses Datensatzes ausfüllen lassen.
Mit den Schaltflächen Autofilter bzw. Standardfilter können Sie bei Bedarf vor der Auswahl zusätzlich noch einen Auto- oder StandardFilter definieren.

Icon Daten in Felder auf der Symbolleiste Tabellenansicht

Nachdem Sie mit Daten in Felder die Daten eines Datensatzes in die SerienbriefFelder geladen haben, können Sie das TextDokument mit genau diesen Daten ganz einfach mit Datei → Drucken… oder einem Klick auf das Icon Datei direkt drucken ausdrucken. Sie werden dann gefragt, ob Sie einen Serienbrief drucken wollen; wählen Sie hier als Antwort Nein.

Dialog Serienbrief drucken

Auf diese Weise können Sie die Vorteile der Serienbrief-Funktion auch dann nutzen, wenn Sie keinen Serienbrief schreiben wollen, sondern nur einen Brief an einen Empfänger. Sie können sich auf diese Weise das Abtippen der Empfängerdaten aus einer Kartei, einem Ausdruck oder einem anderen Fenster sparen; dadurch geht es schneller und Sie vermeiden Tippfehler.

Übrigens können Sie Ihr TextDokument mit den aktuell geladenen Daten auch als PDF speichern (Datei → Exportieren als PDF…) oder per E-Mail verschicken (Datei → Senden → E-Mail als PDF…).

Selbstverständlich werden auch die FeldBefehle VersteckterText, VersteckterAbsatz und BedingterText (sowie bedingte Bereiche) entsprechend ihrer jeweiligen Bedingungen aus- bzw. eingeblendet, wenn Sie Daten per Daten in Felder in die SerienbriefFelder laden. Die Animation illustriert den gesamten Vorgang im Zusammenhang.

Datensätze werden nacheinander ausgewählt und mit Daten in Felder in die Datenbankfelder geladen

Statt aus einer Datentabelle können Sie die SerienbriefFelder auch aus einer Abfrage einfügen (z.B. wenn Sie mit großen Datenbeständen arbeiten).

3.4. Berechnungen

Der Inhalt von SerienbriefFeldern steht Ihnen auch für Berechnungen im Writer zur Verfügung. Dies wird dann besonders interessant, wenn Sie nicht nur eine Datenbank mit Adressen, sondern auch eine weitere mit z.B. Wareninformationen angelegt haben.

Ziehen Sie die SerienbriefFelder aus der Datentabelle mit den Wareninformationen (in diesem Beispiel: „Produkte“) wie oben beschrieben in eine Tabelle. Öffnen Sie die RechenLeiste (F2) und fügen Sie die benötigte(n) Formel(n) in die Tabelle ein. In diesem Beispiel wird nur der Warenpreis mit der (von Hand einzutragenden) Anzahl multipliziert, aber Sie könnten z.B. auch Summen bilden oder die Mehrwertsteuer errechnen usw. Speichern Sie das fertig vorbereitete TextDokument ab (im ODT-Format).

Textdokument mit Serienbrieffeldern und Berechnungen

Anschließend öffnen Sie zunächst die Datentabelle mit den Adressdaten (DatenQuellen-Ansicht), wählen den Datensatz des Empfängers aus (Zeilenkopf anklicken), klicken auf Daten in Felder (Daten in Felder), öffnen dann die Datentabelle mit den Wareninformationen, wählen den Datensatz des Produkts aus und klicken wieder auf Daten in Felder. Das einzige, was Sie noch von Hand eingeben müssen, ist – in diesem Beispiel – die Anzahl der Artikel (u.U. müssen Sie noch Extras → Aktualisieren → Alles aktualisieren aufrufen).

Textdokument mit ausgefüllten Serienbrieffeldern und Berechnungen

Das Hantieren mit Ausdrucken und Taschenrechner kann auf diese Weise ebenso wie das Einfügen von DDE-Verknüpfungen entfallen.

4. Anpassen der Benutzeroberfläche

Wenn Sie den Ausdruck eines Serienbriefs nicht wie oben beschrieben über das Menü Datei → Drucken… oder die SchaltFläche Datei direkt drucken (Datei direkt drucken) starten wollen, können Sie für den Seriendruck eine eigene Tastenkombination definieren und/oder ein eigenes Icon dafür auf eine der SymbolLeisten4 legen.

Rufen Sie dazu Extras → Anpassen… auf. Im Bereich „Dokumente“ finden Sie die Funktion Seriendruck.

Dialog Tastatur anpassen, Bereich Dokumente, Funktion Seriendruck

Wenn Sie nun den Seriendruck über das Icon Seriendruck oder die Tastenkombination aufrufen, erscheint zunächst eine Nachfrage. Wählen Sie hier die Option aus diesem Dokument und bestätigen Sie den Dialog mit OK, um den Serienbriefdruck für das aktuell geöffnete Dokument zu starten.

Dialog Seriendruck aus Dokument erstellen

5. Siehe auch


KategorieWriter KategorieBase KategorieHowto

  1. Issue 9899. (1)

  2. Vermeiden Sie die Verwendung von Leerzeichen innerhalb des Feldnamens, weil dieses Datenfeld sonst nicht für bedingte Bereiche genutzt werden kann (Issue 61433). (2)

  3. Mit Nur Text gehen sämtliche Formatierungen verloren, dafür ist es aber sicher, dass der/die Empfänger die E-Mail ohne Probleme werden lesen können. (3)

  4. Fügen Sie das Icon Seriendruck jedoch nicht in die Symbolleiste Tabellenansicht ein, weil es dort den Serienbrief-Assistenten startet (Issue 70770). (4)


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28