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(./) OOo3.1

Grundsätzlich wird der Fließtext in einem Textdokument fortlaufend geschrieben. Dabei wird am Ende einer Zeile der Text automatisch umgebrochen und durch Enter-Schaltungen in Absätze gegliedert. Ist eine Seite mit Text gefüllt, wird automatisch eine neue Seite aufgerufen. In der Voreinstellung ist das die Seitenvorlage Standard.

In diesem Beitrag soll gezeigt werden, wie daraus nachträglich ein Dokument mit passenden Seitenvorlagen formatiert werden kann. Damit die nachfolgenden Hinweise an einem entsprechend formatierten Dokument nachvollzogen werden können, ist eine Datei mit zusätzlichen Erläuterungen beigefügt. Seitengestaltung im Nachhinein.odt

1. Die Statuszeile – Hilfsmittel bei der Seitenformatierung

1.1. Kontrolle der Einstellungen

Die Statuszeile am unteren Rand des Bildschirms ist ein nützliches Kontrollwerkzeug. Ganz links wird die aktuelle Seitennummerierung der aktiven Seite (Cursorposition) angezeigt. In der Abbildung befindet sich somit der Cursor auf der dritten vom Programm angelegten Seite von insgesamt neun Seiten. Die Seitennummerierung dieser Seite beginnt mit Seite 1.

Abbildung01.png

Rechts daneben wird der Name der verwendeten Seitenvorlage für diese Seite angezeigt.

Eine Übersicht über die Struktur der Seitenfolgen kann durch den Einsatz des Zoomschiebers rechts in der Statuszeile eingestellt werden.

Abbildung02.png

Dafür die Anzeige für die Seitenansicht nebeneinander anklicken und anschließend mit Hilfe des Schiebers stufenlos die Seitenansicht verkleinern bzw. vergrößern. Ein Doppelklick auf die Prozentanzeige öffnet zusätzlich ein Einstellfenster für den Zoom.

1.2. Wo sind die Seitenvorlagen zu finden?

Abbildung03.png

Die Seitenvorlagen sind unter der Sammlung der Formatvorlagen in der Symbolleiste Format zu finden. Diese kann aufgerufen werden mit dem Symbol Formatvorlagen.

Alternativ können sie aber auch mit F11 aufgerufen werden. Dort sind sie dann unter dem Symbol Seitenvorlagen zu finden. Die aufgeführten Seitenvorlagen können mit Rechtsklick aufgerufen und in allen Einstellungen geändert werden. Aber auch neue Seitenvorlagen können mit eigenen Namen erstellt und im aktuellen Dokument verwendet werden.

1.3. Öffnen des Fensters der aktuellen Seitenvorlage

Die Statuszeile zeigt den Namen der Seitenvorlage an, die der aktuellen Seite zugewiesen wurde. Mit einem Doppelklick in dieses Anzeigefenster kann nun das Formatierungsfenster dieser Seitenvorlage geöffnet werden.

1.4. Zuweisen anderer Seitenvorlagen

Ein Rechtsklick auf den Namen der angezeigten Seitenvorlage öffnet ein Menü, in dem alle zur Verfügung stehenden Seitenvorlagen aufgelistet sind. Mit der linken Maustaste kann nun der aktuellen Seite eine andere Seitenvorlage zugewiesen werden.

(!) Diese Seitenvorlage gilt ab dem letzten manuellen Umbruch bis zum nächsten!

1.5. Eigenschaften der Folgevorlage

Die Zuweisung einer anderen Seitenvorlagen bezieht auch die Seite mit ein, die als automatisch eingefügte Folgevorlage eingetragen ist. Wenn z.B. in der Seitenvorlage Erste Seite als Folgevorlage die Seitenvorlage Standard eingetragen ist, wird nicht nur die Standard ersetzt, sondern auch die Erste Seite und umgekehrt.

Diese Automatik wird durch den Einsatz eines Manuellen Umbruchs aufgehoben, aber nur, wenn dem Seitenumbruch auch explizit eine andere Seitenvorlage zugewiesen wurde. Im beigefügten Dokument werden die Formatierungen ohne Kopf- und Fußzeile auf zwei nacheinander folgende Seiten gebraucht. Deshalb wurden der 2. Seite noch einmal die Formatierungen der Ersten Seite durch einen erzwungenen Seitenumbruch zugewiesen. Damit wurde erst die 3. physikalische Seite die Folgevorlage des Seitenformats Erste Seite.

2. Die Seitennummerierung

2.1. Der Manuelle Seitenumbruch

Der Textfluss auf eine neue Seite erfolgt automatisch, wenn die aktuelle Seite überläuft. Er kann aber auch mit der Tastenkombination Strg+Enter erzwungen werden. Dieser manuelle Seitenumbruch hat jedoch keinen Wechsel der Seitenvorlage zur Folge.

2.2. Seitenumbruch mit Vorlagenwechsel

Soll eine andere Seitenvorlage gültig werden, muss das ausdrücklich eingetragen sein. Wenn bei der Erstellung eines Dokuments die Struktur des Seitenaufbaus bereits bekannt ist, erfolgt das in der Regel über Menü → Einfügen → Manueller Umbruch. Hier muss die neue Seitenvorlage ausgewählt werden.

Soll mit der Seitenvorlage auch eine neue Seitenzählung beginnen, wird hier auch der Beginn der neuen Zählung angegeben. Das Zahlenformat erfolgt über die Seitenformatierung.

Wenn jedoch die alte Zählung weitergeführt werden soll, bleibt hier eine Null eingetragen.

Abbildung04.png

2.3. Eintrag der Einstellungen für einen Seitenumbruch

Gleichgültig ob die manuellen Seitenumbrüche durch Strg+Enter oder über das Menü geschaltet wurden; der Eintrag dieser Werte erfolgt unabhängig davon immer im ersten Absatz der neuen Seite. Daher kann ein Seitenumbruch immer auch direkt über Absatz → Reiter: Textfluss → Umbrüche erfolgen.

Abbildung05.png

2.4. Tatsächliche Seitenzählung

Die tatsächliche Seitenzählung umfasst alle Seiten eines Dokuments und wird in der Statuszeile in der Form 3/9 angezeigt. Das bedeutet – die aktuelle Seite ist die Seite 3 von insgesamt 9 Seiten. Zu den "tatsächlichen" Seiten gehören auch automatisch erzeugte, sogenannte "leere Seiten". Sie entstehen, wenn durch einen gezielten Seitenumbruch z.B. von einer linken Seite auf eine linke Seite die dazwischen liegende rechte Seite übersprungen wird. Solche "leeren Seiten" werden in der Seitenansicht "Buchansicht" im Zoomschieber angezeigt.

2.5. Gegliederte Seitennummerierung

Häufig soll ein umfangreiches Dokument aber auch in der Seitenzählung nach Abschnitten gegliedert werden. Im aktuellen Dokument werden die ersten beiden Seiten nicht gezählt; die Zählung beginnt erst mit der tatsächlichen Seite 3 und erhält die Seitennummer 1. In der Statuszeile erscheint deshalb die Anzeige Seite 1  3/9.

2.6. Besonderer Hinweis

Im beigefügten Dokument wurde für das Inhaltsverzeichnis eine neue Seitenzählung begonnen. Der dafür zuständige Absatz liegt jedoch in einem Bereich, der als geschützt gekennzeichnet wurde (Inhaltsverzeichnis). Um in diesem Absatz nachträglich dennoch Änderungen eintragen zu können, muss das Inhaltsverzeichnis (Kontextmenü des Inhaltsverzeichnisses → Verzeichnis bearbeiten) vorübergehend zum Bearbeiten frei gegeben werden.

2.7. Formatierung der Seitennummern

Formatiert werden die Seitennummern in der aktuellen Seitenvorlage unter Reiter: Seite → Layouteinstellungen → Format.

Abbildung06.png

3. Kopf- und Fußzeilen

Kopf- und Fußzeilen sind Bereiche, deren Inhalt auf jeder Seite der gleichen Seitenvorlage wiederholt wird. Sie gehören somit zum Layout der Seitenvorlage und werden deshalb auch dort eingestellt und formatiert.

3.1. Erstellung von Kopf- und Fußzeilen über „Einfügen“

Mit der Einstellung über Einfügen → Kopf- (oder Fußzeile) → Seitenvorlage wird diese in der Seitenvorlage bereits vorformatierte Zeile ein- bzw. ausgeschaltet. Die Formatierung selbst kann vorlagengerecht allerdings nur im Formatierungsfenster der entsprechenden Seitenvorlage vorgenommen werden. Damit bleiben auch nach dem Ausschalten die Formatierungen erhalten. Eingetragene Inhalte werden jedoch beim Ausschalten gelöscht.

Abbildung07.png

3.2. Formatierung der Kopf- und Fußzeilen

Um eine Kopf- oder Fußzeile überhaupt formatieren zu können, muss sie zunächst eingefügt werden. Beim Einfügen über das Menü wird sie lediglich mit der Standardformatierung erzeugt. Tatsächlich aber werden durch diese Einschaltmöglichkeit im Prinzip nur die Eintragungen in der Seitenvorlage aktiviert.
Deshalb ist es zu empfehlen, die Erstellung einer Kopf- bzw. Fußzeile grundsätzlich unmittelbar über das Formatierungsfenster der zuständigen Seitenvorlage vorzunehmen.

Abbildung08.png

Über den Button Zusätze lassen sich dann noch zusätzliche Formatierungen für diese Wiederholungszeilen hinzufügen, wie z. B. ein Trennstrich zwischen Kopf-/Fußzeile und dem Seitentextbereich.

Abbildung09.png

3.3. „Fußzeile“ am Seitenrand

Gelegentlich sollen querformatige Seiten in ein hochformatiges Dokument aufgenommen werden. In diesen Fällen wäre es wünschenswert, eine Kopf-/Fußzeile könnte auch am Seitenrand erzeugt werden. Unter Ausnutzung der im Writer zur Verfügung stehenden Funktionen ist auch das realisierbar.

Als Ersatzfußzeile kann ein Textrahmen verwendet werden, der dann in einer „echten“ Kopf- oder Fußzeile Am Absatz verankert werden muss. Alle Gestaltungselemente innerhalb dieses Textrahmens werden dann wie eine Fußzeile auf jeder Seite derselben Seitenvorlage angezeigt.

3.4. Nummerierung mit Hilfe von Feldbefehlen

Mit Strg+F2 wird das Fenster mit den Feldbefehlen geöffnet. Unter dem Reiter: Dokument wird für die Seitennummerierung der Feldtyp Seite ausgewählt. Voreingestellt ist Wie Seitenvorlage. Wenn also bereits im Seitenlayout das Format für die Seitenzahl festgelegt wurde, braucht hier keine eigene Festlegung mehr getroffen werden.

In den Kopf-/Fußzeilen wird im Prinzip nur der Feldbefehl als solcher wiederholt; die Anzeige des Feldbefehls (hier die Seitennummer) wird aktuell aus der Zählung der Seiten fortlaufend geändert.

Beim Feldtyp Statistik ist die Gesamtzählung aller Seiten des Dokuments bereits voreingestellt.

3.5. Gliederung von Kopf-/Fußzeilen

Die Gliederung der Kopf-/Fußzeile ist auf verschiedene Weise möglich. Hier werden vier Alternativen vorgestellt.

3.5.1. Alternative 1

Abbildung10.png

Wenn eine Kopfzeile ohne weitere Formatierung eingeschaltet wird, wird dem leeren Absatz defaultmäßig die Absatzvorlage Kopfzeile zugewiesen. Entsprechend der Randeinstellung der Seitenvorlage werden der Absatzvorlage vom Programm ein passender zentrierter und rechtsbündiger Tabulator eingetragen. In der Abbildung ist das bei 6 cm und 12 cm. Somit kann der Text ohne weitere Einstellung mit Tabulatoren gegliedert werden.

3.5.2. Alternative 2

Abbildung11.png

Die Gliederung erfolgt nur mit Hilfe der Textausrichtung. Im Kontextmenü Absatz → Reiter: Ausrichtung wurde Blocksatz eingestellt. Die letzte Zeile muss jedoch ebenfalls auf Blocksatz umgeschaltet werden. Ausgetrieben wird der Text an den Leerzeichen. Deshalb müssen an den Stellen, die nicht ausgetrieben werden sollen, die Leerzeichen durch geschützte Leerzeichen (Strg+Shift+Leertaste) ersetzt werden.

3.5.3. Alternative 3

Abbildung12.png

Steht zu Beginn noch nicht fest, wie breit die Kopfzeile werden wird, und will man sich nicht von einer nachträglichen Korrektur eines rechtsbündigen Tabulators abhängig machen, kennt Writer noch eine weitere Möglichkeit, die Links- und Rechtsbündigkeit der Einträge zu sichern. Dazu wird ein undefinierter Tabulator zwischen die Einträge gesetzt und der Absatz wird rechtsbündig ausgerichtet. Diese Art Text auszutreiben funktioniert allerdings nur, wenn unter Extras → Optionen → OOoWriter → Kompatibilität die Funktion OpenOffice.org 1.1 Tabulator-Formatierungen verwenden aktiv geschaltet ist.

3.5.4. Alternative 4

Texte in der Kopf-/Fußzeile können auch mit Hilfe einer Tabelle strukturiert werden. Insbesondere bei teilweise mehrzeiligen Texten kann diese Alternative bei der Formatierung sehr nützlich sein.

Abbildung14.png

Zunächst wird in die Kopfzeile eine Tabelle mit vier Zellen eingefügt. Die beiden linken Zellen werden markiert und mit Tabelle → Zellen verbinden zu einer Zelle verbunden.
Unter der eingefügten Tabelle wurde beim Einfügen ein leerer Absatz erzeugt. Der Cursor wird im Absatz in der rechten unteren Zelle positioniert und der leere Absatz mit Strg+Shift+Entf gelöscht.

Abbildung13.png

Anmerkung: Der gelbe Hintergrund in den Abbildungen sowie die Umrandung des Kopfzeilenbereichs dient nur der besseren Anzeige.

4. Siehe auch



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