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(./) SO5.2 OOo1

Gestaltung einer Eintrittskarte für ein Konzert.

1. Die Karten

Für ein Konzert soll eine Eintrittskarte in einem repräsentativen Format gestaltet werden. Dabei denkt man zunächst an Vorlagen für Etiketten oder Visitenkarten. Da die Eintrittskarten auf Fotokarton ausgedruckt werden sollen und zum Ausdruck eine volle DIN-A4-Seite zur Verfügung steht, ansonsten aber keine Formatvorschriften vorliegen, wird im Folgenden aber ein alternativer Weg beschritten.

Das Format für die Karten ergibt sich aus der Entscheidung, sie auf Querformat so zu gestalten, dass insgesamt 6 Karten je Bogen maximal eine Druckseite füllen sollen. Für dieses Vorgehen bietet sich anstelle der Rahmen die Formatierung mit Hilfe der Tabellenfunktion an. Die TextTabelle wird in einem Rahmen eingefangen, damit die volle Dokumentseite zur Verfügung steht, so dass sich die Meldung liegt außerhalb des Druckbereichs nicht immer wieder einschaltet und die Maße auf das volle DIN-A4-Format abgestimmt werden können. Die Karten werden nicht bis zum Rand beschriftet. Damit kann auch ohne explizite Seitenbegrenzung ein nicht druckbarer Rand eingehalten werden.

2. Formatierung der Tabelle

Zunächst wird auf der Dokumentseite eine Tabelle mit 3 Zeilen und 2 Spalten erstellt. Die Tabelle wird mit Strg+a markiert. Anschließend wird über das Symbol Einfügen in der Werkzeugleiste ein einspaltiger Rahmen ausgewählt. Beim Loslassen der Maustaste wird automatisch ein Rahmen erzeugt, in dem sich die Tabelle jetzt befindet. Diesem Rahmen wird die Rahmenvorlage Grafik zugewiesen. Danach wird der Rahmen an der Seite verankert.

Mit einem Doppelklick auf den markierten Rahmen wird das Rahmenformatierungsfenster geöffnet. Unter dem Reiter Typ wird die Position Horizontal auf Links/Gesamte Seite und die Position Vertikal auf Oben/Gesamte Seite eingestellt. Die Breite des Rahmens wird auf das DIN-A4-Maß 29,70 cm geändert.

Die Zeilenhöhe errechnet sich ebenfalls aus dem DIN-A4-Maß 21,00 cm. Dieses Maß muss der Tabelle zugewiesen werden. Die ganze Tabelle wird wiederum markiert, das KontextMenü Zeile → Höhe geöffnet, in das Eingabefenster Zeilenhöhe wird 7,00 cm eingetragen und die dynamische Höhenanpassung deaktiviert.

Damit füllt die Tabelle die gesamte Dokumentseite aus. Die Begrenzung der Eintrittskarten wird nur durch die Schaltung der Umrahmung für die Tabellenteilungsränder nicht jedoch der Außenumrandung der Tabelle sichtbar gemacht. Sollen beim Ausdruck diese Teilungsstriche nicht mit ausgedruckt werden, wird deren Farbe auf weiß gestellt. Ein Abschalten der Umrandung bewirkt geringe, aber lästige Formatierungsänderungen in Bezug auf den später eingefügten Inhalt.

3. Formatierung der Eintrittskarte

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte beschrieben, die für die Gestaltung der Eintrittskarten entsprechend der Abbildung erforderlich sind.

Eintrittskarte.gif

Zunächst wird eine Eintrittskarte in der Zelle links oben gestaltet und nach ihrer Fertigstellung in alle anderen Zellen kopiert.

3.1. Einfügen einer Grafik

Zum Einfügen der Grafik wird der Cursor an der Absatzmarke positioniert und eingefügt. Unabhängig von der Größe der Grafik wird sie maximal in der Breite des Tabellenzelle dargestellt. Die Grafik wird standardmäßig mit der Rahmenvorlage Grafik formatiert. Deshalb müssen die Einstellungen auch in dieser Rahmenvorlage geändert werden.

Dazu wird das Rahmenformatierungsfenster mit einem Doppelklick auf die markierte Grafik geöffnet und dort folgende Einstellungen geändert:

3.1.1. Gestaltung des Textblockes

In einer Tabelle steht bereits standardmäßig die Absatzvorlage Tabelleninhalt zur Verfügung. Da der Textblock rechts neben der Grafik gesetzt werden soll, wird diese Absatzvorlage dem Textbereich angepasst. Die wichtigste Einstellung ist dabei die Änderung der Einzüge, die auf Von links = 6,00 cm und Von Rechts = 0,80 cm angepasst werden.

3.1.2. Erstellen der Nummerndatenbank

Für die Nummerndatenbank wird zunächst eine Calc-Datei bearbeitet und diese dann als dBase-Datei abgespeichert.

Entsprechend der Konventionen für dBase-Dateien werden zwei Spalten gebraucht, in denen die Datenfelder für den Serienbriefausdruck angelegt werden. Dazu wird in der Zelle A1 das Datenfeld für die laufenden Nummern Nr,C,3 festgelegt; in der Zelle B1 weitere Angaben für die Sitzplatzangaben Rang,C,20. Darunter können dann die Eingaben mit speziellen Kopiereffekten eingegeben und aufeinander abgestimmt werden.

/!\ Die Nummern sind keine Zahlen, mit denen gerechnet werden soll. Daher werden sie auch bei der Eingabe als Textstrings behandelt. Nach dem Abspeichern als dBase-Datenbank würden alle Zahlen wegen der Definition des Datenfeldes mit dem Buchstaben C ohnehin als Textstring behandelt werden.

Da die Nummernangaben grundsätzlich dreistellig mit führenden Nullen ausgegeben werden sollen, sollte dies bereits bei der Eingabe in die Calc-Datei berücksichtigt werden. Deshalb wird die Zelle A2 über das KontextMenü Zelle formatieren → Zellenattribute → Kategorie → Text bereits als Textstring formatiert. Die Eingabe 001 bleibt dann unverändert.

(!) Wenn in der Eingabe eine Zahl durch ein Hochkomma (') angeführt wird, wird sie ebenfalls als Textstring definiert.

Wenn dieser Textstring 001 mit Hilfe des Anfasspunktes der markierten Zelle nach unten gezogen wird, gilt die Zählunktion +1. Man erhält damit ohne großen Eingabeaufwand die Reihe 001, 002, 003, ...

Sollte zur Erleichterung der Eingabe des zugehörigen Datenfeldes Rang zunächst nur eine ungerade und danach eine gerade Zahlenreihe erzeugt werden, ist das mit der beschriebenen Funktion ebenfalls sehr leicht zu realisieren. Dazu werden in zwei untereinanderliegende Zellen die Angaben mit dem gewünschten Zahlenabstand (z.B. '002, '004) geschrieben, beide Zellen markiert und dann mit dem Anfasspunkt nach unten gezogen.

Auf die beschriebene Weise werden auch die Zuordnungen in die Datenfelder Rang eingegeben.

Anstatt diese Datei nun als Calc-Datei abzuspeichern, wird im Speicherfenster die Kategorie dbase ausgewählt. Durch das Abspeichern wird die Datei zur Datenbank und steht damit als Serienbriefquelle zur Verfügung.

3.1.3. Nummerierung der Karten

In die erstellte Eintrittskarte müssen jetzt nur noch die FeldBefehle aus der Nummerndatenbank positioniert werden. Da unter der eingefügten Grafik kein Textbereich zur Verfügung steht, wird der am Einfachsten mit Hilfe eines TextRahmens erzeugt.

Dazu wird der Cursor in den Textbereich am unteren Ende der Grafik positioniert. Über Einfügen → Rahmen wird danach unter der Grafik ein Textrahmen gezeichnet, der standardmäßig mit der Rahmenvorlage Rahmen formatiert ist. Über sein Formatierungsfenster werden danach die Einstellungen entsprechend angepasst.

In diesem Rahmen ist die Absatzvorlage Rahmeninhalt aktiv. Bei der weiteren Formatierung reicht die harte Formatierung über die Textobjektleiste völlig aus. Der Textabsatz wird auf Zentriert eingestellt.

Jetzt fehlen nur noch die Feldbefehle für die Kartennummerierung. Über Bearbeiten → Datenbank austauschen wird dem Dokument die Datenbank für Nummern zugeordnet. Danach kann mit F4 der Beamer geöffnet und die Feldbefehle Nr und Rang direkt aus den Kopfzeilen der Datenbank per Drag&Drop in den Textrahmen gezogen werden.

Abschließend wird noch an den Feldbefehl Rang der Fehlbefehl Nächster Datensatz eingefügt. Dazu wird mit Strg+F2 das Auswahlfenster für Feldbefehle geöffnet. Dort ist dieser Feldbefehl unter dem Reiter Datenbank zu finden.

3.1.4. Fertigstellen der Eintrittskartenvorlage

Zunächst wurde nur eine Eintrittskarte fertig gestaltet. Damit wirklich alles kopiert wird, ist es zweckmäßig, die ganze bearbeitete Zelle zu markieren und mit Strg+c in die ZwischenAblage zu kopieren. Danach kann sie leicht mit Strg+v in alle anderen Tabellenzellen eingefügt werden.

/!\ Der FeldBefehl Nächster Datensatz muss auf der letzten Eintrittskarte der Dokumentseite (rechts unten) jetzt wieder gelöscht werden, da ein Seitenwechsel beim Serienbriefdruck bereits einen Datensatzwechsel auslöst!

3.2. Ausdruck mit der Serienbrieffunktion

Gleichgültig wieviele Eintrittskarten ausgedruckt werden sollen, genügt dafür nur eine einzige Dokumentseite. Bei mit F4 geöffnetem Beamer werden in der DatenBank die Datensätze (hier: Sitzplatznummern) markiert, die ausgedruckt werden sollen. Mit dem Symbol Serienbriefe wird der Druckvorgang eingeleitet und über das sich anschließend geöffnete Druckerfenster der Ausdruck ausgelöst. Auf dem Bildschirm kann die wechselnde Anzeige der eingespielten Datensätze verfolgt werden.

4. Anhang

Ein Beispieldokument mit der zugehörigen Datenbank steht hier zum Download zur Verfügung:

5. Siehe auch


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