OOo3

1. Writer

In OpenOffice.org ab Version 3.0 und in LibreOffice steht Ihnen in der der Textverarbeitung Writer mit den Notizen bzw. Kommentaren eine Funktion zur Verfügung, die das Kommentieren von Texten erleichtert.

Mit Einfügen → Notiz bzw. Einfügen → Kommentar (ab Version 3.2) oder mit der Tastenkombination `Strg`+`Alt`+`n` wird an der Cursor-Position im Text eine Notiz eingefügt. Die Notiz selbst wird – farblich abgesetzt – auf einem Rand rechts neben dem druckbaren Bereich („Blatt“) angezeigt, ein Pfeil führt zwischen den Zeilen zu der Stelle, auf die sich diese Notiz bezieht. Dieser Pfeil wird als durchgehende Linie angezeigt, wenn sich der Cursor oder der Mauszeiger in der Notiz befindet, sonst als gestrichelte Linie. Innerhalb der Notiz können Sie bei Bedarf verschiedene Textauszeichnungsmöglichkeiten wie fetter oder kursiver SchriftSchnitt (als „harte“ Formatierungen) nutzen (vgl. KontextMenü der Notiz). Auch Kopieren-und-Einfügen sowie die automatische Rechtschreibhilfe stehen Ihnen innerhalb der Notiz zur Verfügung. Wenn Sie mehr Text eingeben, vergrößert sich der Notiz-„Zettel“ automatisch entsprechend der eingegebenen Textmenge.
OpenOffice.org/ LibreOffice fügt am Ende jeder Notiz automatisch Datum und Uhrzeit des Einfügens sowie den Namen des Benutzers, der die Notiz eingefügt hat, ein. Vor- und Nachname werden automatisch aus den BenutzerDaten übernommen. Notizen unterschiedlicher Benutzer werden dabei durch unterschiedliche Hintergrundfarben kenntlich gemacht (je eine Farbe je Benutzer). Sie können eigene und fremde Notizen wie gewöhnlichen Text verändern (sofern das Dokument nicht schreibgeschützt ist).
Sie können eine Notiz löschen, indem Sie das Menü der Notiz mit einem Klick auf den kleinen Pfeil nach unten in der rechten unteren Ecke der Notiz öffnen und dann den Punkt Notiz löschen wählen. Über das selbe Menü können Sie mit Alle Notizen von ... löschen alle Notizen eines bestimmten Benutzers auf einmal oder mit Alle Notizen löschen sämtliche Notizen im aktuellen Dokument löschen. Die selben Punkte stehen Ihnen auch im KontextMenü der Notiz zur Verfügung. Alle Notizen bzw. Kommentare werden außerdem im Navigator angezeigt und können auch dort gelesen, angesteuert, bearbeitet oder (einzeln) gelöscht werden.

Notizen werden standardmäßig nicht mit ausgedruckt. Unter Extras → Optionen… → OpenOffice.org Writer → Drucken können Sie im Bereich Notizen bzw. Kommentare jedoch einstellen, ob die Notizen nicht gedruckt werden sollen (Option Keine, Default), oder ob nur die Notizen, nicht jedoch der restliche Text gedruckt werden sollen (Option Nur Notizen bzw. Nur Kommentare), oder ob alle Notizen zusammengefasst nach dem Ende des Dokuments gedruckt werden sollen (Option Dokumentende), oder ob alle Notizen jeweils nach der Seite, auf der sie stehen, gedruckt werden sollen (Option Seitenende). Der Ausdruck von Notizen erfolgt dabei jeweils auf einem separatem Blatt.
In ein PDF werden Notizen nur mit übernommen, wenn Sie unter Datei → Exportieren als PDF… → Allgemein die Option Notizen exportieren aktiviert haben;¹ dabei wird für die Notizen die „Kommentare“-Funktion des PDFs genutzt.

Im Gegensatz zu Kommentaren in Microsoft Office, referenzieren die Kommentare in LibreOffice nur einen einziegen Punkt im Text und nicht einen bestimmten Textbereich. Durch diese Limitierung (die nicht durch das Dokumentenformat ODF1.2 bedingt ist und vielleicht irgendwann behoben wird) kommt es zu Datenverlusten bezüglich des kommentierten Textbereichs, wenn Dokumente mit Kommentaren zwischen Microsoft Word und LibreOffice Writer ausgetauscht werden.

2. Calc

In der Tabellenkalkulation Calc steht Ihnen seit Version 1.0 eine Notizen-Funktion zur Verfügung, die sich jedoch in Aussehen und Handhabung von der im Writer unterscheidet.

Sie können zu jeder Zelle (sofern sie nicht schreibgeschützt ist) eine Notiz hinzufügen, indem Sie aus dem Menü Einfügen → Notiz oder aus dem KontextMenü der Zelle Notiz einfügen wählen. Diese Notizen sind „Legenden“ vergleichbar, wie Sie sie über die SymbolLeiste Zeichnen einfügen können. Sie können Größe und Position des Notizen-Rahmens durch Ziehen mit der Maus verändern; Schriftgröße, -farbe und -effekte lassen sich beeinflussen.
Standardmäßig wird in Calc eine Notiz ausgeblendet dargestellt, auf sie weist dann nur ein relativ unauffälliges rotes Rechteck in der oberen rechten Ecke der Zelle hin. Sie können diese Anzeige (d.h. das rote Rechteck) abschalten, indem Sie unter Extras → Optionen… → OpenOffice.org Calc → Ansicht die Option Notizanzeiger deaktivieren.
Wenn Sie mit dem Mauszeiger das rote Rechteck (den „Notizanzeiger“) berühren, wird die Notiz in der Art eines ToolTipps eingeblendet. Sie können eine Notiz dauerhaft einblenden, indem Sie aus dem KontextMenü der Zelle die Option Notiz anzeigen wählen; durch Abwählen der selben Option wird die Notiz wieder ausgeblendet. Alle Notizen werden außerdem im Navigator angezeigt.

Um eine Notiz zu bearbeiten, blenden Sie sie zunächst dauerhaft ein (s.o.) und führen dann einen Doppelklick auf die Notiz aus. Mit einem einfachen Klick auf die eingeblendete Notiz (nur markieren) können Sie über das KontextMenü auch Hintergrund und Umrandung der Notiz bearbeiten.
Eine Notiz löschen Sie in Calc, indem Sie im KontextMenü der zugehörigen Zelle Notiz löschen wählen. Außerdem können Sie eine eingeblendete und markierte Notiz mit der Taste Entf löschen.

KategorieWriter KategorieCalc

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