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(./) OOo1.1 OOo2

In wissenschaftlichen Arbeiten, technischen Dokumentationen usw. muss oft eine Fülle von Belegen verwendet und eine entsprechende Liste der angeführten Werke gepflegt werden. In diesem Artikel wird die Benutzung der eingebauten Literaturdatenbank beschrieben.
Die Zusammenarbeit von OpenOffice.org mit externen Literaturverwaltungs-Programmen wird auf der Seite /ExterneProgramme beschrieben.

1. Literaturdatenbank

1.1. Die mitgelieferte Literaturdatenbank

In OpenOffice.org ist per Default eine Literatur-DatenBank mitgeliefert und als DatenQuelle registriert. Die Datenbank enthält per Default einige Titel als Beispiel.1 Technisch gesehen handelt es sich dabei um eine dBase-Tabelle.2

Die Felddefinitionen der dBase-Datenbank anpassen

Sollten die vordefinierten Längen der Felder (Anzahl der Buchstaben) für Ihre Bedürfnisse nicht ausreichen, so öffnen Sie die Literaturdatenbank, indem Sie die DatenQuellen-Ansicht mit Ansicht → Datenquellen (F4) einblenden. Öffnen Sie unter Bibliography den Punkt Tabellen und darunter den Punkt biblio. Aus dem KontextMenü dieses Eintrags wählen Sie nun Datenbankdatei bearbeiten….

datenbank_bearbeiten.png

In dem sich öffnenden Dialog von Base wählen Sie unter Datenbank den Punkt Tabellen und unter Tabellen aus dem KontextMenü des Eintrags biblio den Punkt Bearbeiten.

datenbank_in_base.png

Im Dialog Tabellenentwurf können Sie nun für jedes Feld der Datenbank unter Feldeigenschaften die Größe des Feldes eingeben. Maximal sind – bei Verwendung der mitgelieferten dBase-Datenbank – 254 Zeichen je Feld möglich. Die deutschen Übersetzungen bzw. Bedeutungen der Feldnamen finden Sie auf DeutschEnglischBibliography.
Beenden Sie diesen Dialog und bestätigen Sie die Nachfrage, ob gespeichert werden soll. Bestätigen Sie ggf. ebenfalls die Nachfrage, ob die Datenbank-Verbindung wieder neu aufgebaut werden soll.

tabellenentwurfsansicht.png

1.2. Eine externe Datenbank verwenden

Wenn Sie von Anfang an ohne diese Beschränkungen arbeiten wollen, verwenden Sie eine andere DatenBank als Basis. Um eine eigene Datenbank benutzen zu können, muß diese als DatenQuelle angemeldet sein.

Für die Einbindung Ihrer eigenen Literaturdatenbank öffnen Sie zunächst die aktuelle Literaturdatenbank über Extras → Literaturdatenbank. Mit der Schaltfläche Datenquelle können Sie eine andere angemeldete Datenbank als Datenquelle für die Literaturverwaltung verwenden. Sofern diese DatenBank andere Feldnamen als die eingebaute Literaturdatenbank verwendet, müssen Sie mit der Schaltfläche Spaltenzuordnung die Zuordnung der (deutschen) Bedeutungen mit den tatsächlichen Namen der Felder neu vornehmen. In OpenOffice.org ab Version 2 werden Sie nach dem Wechsel einer Datenquelle für die Literaturdatenbank automatisch gefragt, ob Sie die Spaltenzuordnung bearbeiten möchten, wenn die Namen der Felder in der neuen Datenbank nicht mit den Vorgaben der Default-Datenbank biblio übereinstimmen (vgl. DeutschEnglischBibliography).

Beispiel für eine Neuzuordnung: Die Datenbank enthält Felder „Verfasser“, „Titel“, „Verlag“, „ISBN“ usw. Im Dialog Spaltenzuordnung wählen Sie aus den DropDown-Feldern entsprechend für Titel „Titel“, für Autor(en) „Verfasser“ usw., bis alle in der Datenbank enthaltenen Felder zugeordnet sind.

Dialog "Spaltenzuordnung" bei Verwendung einer eigenen Literaturdatenbank

literatur.odb ist eine fertige, leere Literaturdatenbank, die HsqlDb einsetzt. Laden Sie sie sich einfach herunter und melden Sie sie unter Extras → Optionen… → OpenOffice.org Base → Datenbanken an.

LiteraturDatenbank.odb ab Version 3 von OOo muss das Feld Typ explizit als Textfeld deklariert sein. "In Version 3.2 ooo-build 3.2.0.10 muss das Feld Type vom Typ VARCHAR sein, da sonst die Dropdown-Liste in der Eingabemaske keinen Wert übergibt/darstellt. (2010-08-07 10:51:58)

1.3. Einträge verwalten

Die Literaturdatenbank können Sie mit Extras → Literaturdatenbank öffnen. Dieser Dialog wird auch dann benutzt, wenn sie eine andere als die eingebaute DatenBank verwenden (s.o.)

literaturdatenbank.png

Im obersten Teil des Dialogs stehen Ihnen Filter zur Verfügung, wie Sie sie vielleicht vom SerienDruck her kennen. Um den Filter zu benutzen, wählen Sie zunächst aus der DropDown-Liste der SchaltFläche AutoFilter das Feld (Spalte) aus, in der nach dem Suchbegriff gesucht werden soll. Komplexere Suchen können Sie mit dem StandardFilter (Schaltfläche trichter.png) ausführen.

Im oberen Teil des Dialogs sehen Sie die Rohdaten der Literaturdatenbank in einer Tabelle (ähnlich der DatenQuellen-Ansicht). Einen Datensatz können Sie mit einem Klick auf den Zeilenkopf (graues Feld ganz links) markieren (es wird ein grüner Pfeil an diesem Datensatz angezeigt). Den markierten Datensatz können Sie ggf. mit Bearbeiten → Datensatz löschen aus der Datenbank entfernen. Einen neuen, zunächst leeren Datensatz (d.h. eine zusätzliche Zeile) können Sie mit Einfügen → Datensatz oder einen Klick auf das Symbol sonne.png im Zeilenkopf erzeugen.

Im unteren Teil des Dialogs steht Ihnen eine Eingabemaske zur Verfügung. Ist ein Datensatz markiert, können Sie ihn in dieser Eingabemaske bearbeiten. Bei einem neuen Datensatz dient diese Eingabemaske der Erfassung der bibliografischen Daten eines zusätzlichen Werks. Sie sind bei der Verwendung der eingebauten Literaturdatenbank grundsätzlich auf die vorgegebenen Felder festgelegt, auch wenn Sie sie nicht alle auszufüllen brauchen. Wichtig ist das Feld Kurzbezeichnung, dessen Inhalt später als Referenz in Ihr TextDokument eingefügt wird. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald Sie diesen Dialog schließen.

Änderungen und Ergänzungen einer der globalen Literaturdatenbanken müssen Sie immer im Dialog Extras → Literaturdatenbank vornehmen. Möglichkeiten, Literaturdaten nicht in einer separaten Datenbank, sondern direkt im Dokument selbst abzuspeichern, werden weiter unten beschrieben.

2. Zusammenarbeit zwischen der Literaturdatenbank und dem Textdokument

Literaturverzeichniseinträge können entweder aus der LiteraturDatenbank (s.o.) ins Dokument übernommen oder direkt im Dokument angelegt werden. So oder so liegt eine Datensatzstruktur zugrunde, die den Feldern in der Literaturdatenbank entspricht. Das Einfügen eines Literaturverzeichniseintrages legt im Dokument eine Datensatz-Struktur an, die dem Feldaufbau der Literaturdatenbank entspricht:

<text:bibliography-mark text:identifier="BOR04" text:bibliography-type="book" text:author="Borges, Malte; Schumacher, Jörg; Redeker, Torsten" text:pages="367" text:publisher="Markt und Technik Verlag" text:title="StarOffice 7" text:year="2003" text:isbn="382726670X">[BOR04]</text:bibliography-mark>

Beim Erstellen eines LiteraturVerzeichnisses holt sich das Programm die Informationen, die im Dokument stehen, egal, ob sie aus der Literaturdatenbank da hinein übernommen oder direkt im Dokument erfasst oder aus der Datenbank übernommen und anschliessend im Dokument geändert wurden. Die Verzeichniserstellung stellt also in keinem Fall eine Verbindung zur Literaturdatenbank her, wodurch das Dokument zu keinem Zeitpunkt auf das Vorhandensein einer Literaturdatenbank angewiesen ist, auch wenn ursprünglich die Quellangaben aus einer Literaturdatenbank ins Dokument übernommen wurden.

Das Programm verbindet sich nur dann mit der Literaturdatenbank, wenn ein neuer Verzeichniseintrag aus der Literaturdatenbank ins Dokument eingefügt werden soll. Es merkt also auch nicht von alleine, wenn ein Datensatz geändert wurde. Allerdings wird bei jedem Einfügen anhand der Kurzbezeichnung geprüft, ob der Eintrag bereits im Dokument vorkommt und in dem Fall werden auch die Feldinhalte verglichen. Unterscheiden sich die im Dokument vorhandenen von denjenigen in der Literaturdatenbank, macht das Programm darauf aufmerksam und gibt einem die Möglichkeit, die aktuellen Datenbank-Inhalte in die bereits im Dokument vorhandenen Literaturverzeichniseinträge zu übernehmen. Dies ist damit die einzige Möglichkeit, Datenbank-Änderungen ins Dokument zu übernehmen: man muss einen geänderten Datensatz erneut im Dokument einfügen.

Diese Unabhängigkeit des Dokumentes von der Literaturdatenbank erlaubt es auch, mehrere verschiedene Literaturdatenbanken (nacheinander) heranzuziehen, um Einträge zu übernehmen.

3. Literaturverzeichniseinträge im Dokument

Sie können in Ihr TextDokument einen Verweis auf ein Werk aus Ihrer Literatur-DatenBank einfügen, indem Sie aus dem Menü Einfügen → Verzeichnisse → Literaturverzeichniseintrag… wählen.

3.1. Verzeichniseinträge aus der Literaturdatenbank

literaturverweis_einfuegen.png

Belassen Sie es bei der Voreinstellung Aus Literaturdatenbank um eine Referenz aus Ihrer globalen Literaturdatenbank (Extras → Literaturdatenbank) einzufügen. Wählen Sie unten aus der DropDown-Liste Kurzbezeichnung dasjenige Werk aus, das Sie anführen möchten. Es werden alle Werke, die in der aktuell als Datenquelle für die Literaturdatenbank gewählten Datenbank enthalten sind, zur Auswahl angeboten. Zur Kontrolle werden Ihnen darüber Autor und Titel des Werks angezeigt. Mit einem Klick auf die SchaltFläche Einfügen wird die Kurzbezeichnung (standardmässig in eckige Klammern gesetzt) an der Cursor-Position eingefügt. Ist Ansicht → Markierungen aktiviert, wird die Referenz grau hinterlegt (diese Hinterlegung wird jedoch nicht mitgedruckt). Verlassen Sie den Dialog mit einem Klick auf Schließen.

3.2. Verzeichniseinträge direkt im Dokument anlegen

Wenn Sie im Dialog für das Einfügen eines Literaturverzeichniseintrages die Option Aus Dokumentinhalt auswählen, erhalten Sie ein Datenerfassungsformular mit allen Datenfeldern, wie sie auch in der Literaturdatenbank verwendet werden. Pflichtfelder dabei sind lediglich die Kurzbezeichnung, welche als Referenz im Dokument dient und der Typ, welcher im LiteraturVerzeichnis erlaubt, für verschiedene Literaturtypen unterschiedliche StrukturZeilen zu definieren.

3.3. Datensätze im Dokument verändern

Die Wahl des Punkts Literaturverzeichniseintrag… aus dem KontextMenü der Referenz im Text oder ein Doppelklick auf die Referenz öffnet – ähnlich wie bei einem FeldBefehl – den Dialog Literaturverzeichniseintrag bearbeiten, der weitgehend dem Dialog Literaturverzeichniseintrag einfügen gleicht. Mit einem Klick auf die SchaltFläche Bearbeiten können Sie einen Datensatz bearbeiten.

literaturverzeichniseintrag_aendern.png

Auch wenn der Datensatz ursprünglich aus einer Literaturdatenbank übernommen wurde, so landen die hier vorgenommenen Änderungen/Ergänzungen nur im aktuellen Dokument, es gibt keine Rückkoppelung zur Literaturdatenbank - es kann ja gar nicht sicher gestellt werden, dass diese Literaturdatenbank aktuell zur Verfügung steht (vgl. oben.

Beim Aufrufen von Einfügen → Verzeichnisse → Literaturverzeichniseintrag… mit der Option Aus Dokumentinhalt werden Ihnen im DropDown-Feld Kurzbezeichnung diejenigen Werke zur Auswahl angeboten, die bereits im aktuellen Dokument vorhanden sind.

Vergessen Sie im Falle nachträglich vorgenommener Änderungen nicht, ein allenfalls schon erstelltes LiteraturVerzeichnis direkt oder via mit Extras → Aktualisieren → Alle Verzeichnisse zu aktualisieren.

4. Darstellung der Quellangaben im Dokument

4.1. Mit oder ohne Klammern

In der Default-Einstellung fasst das Programm die Literaturverzeichniseinträge im Dokument in eckige Klammern ein. Sollen diese weggelassen oder geändert werden, so ist zuerst ein iteraturVerzeichnis zu erstellen. Im Verzeichnis-Dialog können die Klammern deaktiviert oder verändert werden. Diese Änderung wirkt sich nicht allein im Verzeichnis aus sondern wird auch für die Quellangaben im Dokument übernommen. Die Nummerierung erfolgt fortlaufend aufgrund der Position des Eintrages im Dokument.

formatierung_der_eintraege.png

4.2. Kurzbezeichnung oder Nummer?

In der Default-Einstellung fügt das Programm die Kurzbezeichnung eines Literaturverzeichniseintrages ein. Soll stattdessen eine fortlaufende Nummerierung verwendet werden, so kann das erst nach der Erstellung eines Literaturverzeichnisses geändert werden. Im Verzeichnis-Erstellungsdialog findet sich an der gleichen Stelle wie die Klammer-Option die Auswahl Einträge nummerieren. Wird sie aktiviert, so erscheinen im Dokument Klammern anstelle der Kurzbezeichnung.

Bitte bedenken Sie, dass eine nachträgliche Umstellung von Kurzbezeichnung auf Nummern - bzw. umgekehrt - sich auf den Seitenumbruch auswirken kann und allenfalls Inhalts- und andere Verzeichnisse sowie Referenzen aktualisiert werden müssen. Eine einfache Möglichkeit, alles zu aktualisieren besteht via Extras → Aktualisieren → Alles aktualisieren.

4.3. [1]-[5] statt [1],[2],[3],[4],[5]

Wie weiter oben erwähnt, bezieht das Literaturverzeichnis seine Informationen direkt aus dem Dokument. Jeder Eintrag muss also direkt im Dokument vorhanden sein, wodurch eine Liste von Verzeichniseinträgen im Dokument auch als Liste erfasst werden muss, was teilweise zu unschönen Darstellungen führt.

Dem kann man folgendermassen begegnen:
Nach dem ersten Eintrag fügt man einen Bindestrich ein. Alles, was zwischen dem Bindestrich und dem letzten Eintrag steht, wird markiert und über Format → Zeichen → Schrifteffekt ausgeblendet. Anders als bei versteckten Absätzen oder Bereichen ist ausgeblendeter Text für die Verzeichniserstellung verfügbar, d.h. auch mit ausgeblendeten Verzeichniseinträgen kann ein Literaturverzeichnis aktualisiert werden.

Ausgeblendeter Text kann unter Extras → Optione → OpenOffice.org Writer → Formatierungshilfen sichtbar gemacht werden. Ausserdem oder stattdessen kann man auch ZeichenVorlagen verwenden:
Beispielsweise könnte man für den Bindestrich und die innen liegenden Verzeichniseinträge je eine Zeichenvorlage anlegen und so einfach zwischen der vollständigen und der gekürzten Ansicht wechseln.

Hinweis:
Diese Bearbeitung - das Zusammenfassen einer Auflistung von Literaturverzeichniseinträgen zu einer von-bis Darstellung - sollte als Schlussbearbeitung vor Fertigstellung des Dokumentes vorgenommen werden und es empfiehlt sich sogar, dies als eigene Dateiversion zu speichern. Muss das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt überarbeitet werden und die Reihenfolge der Nennungen wird beispielsweise vertauscht, so kann das zu falschen von-bis-Strukturen führen. Um das zu vermeiden, sollte man Überarbeitungen am Dokument stets in einer Version vornehmen, in der die Literaturverzeichniseinträge noch einzeln sichtbar sind.

4.4. Anderer Zitierstil

Da der Writer nur die Wahl zwischen Kurzbezeichnung und Nummer bietet, sind andere Zitierstile mit Handarbeit verbunden und können nur als Anpassung des Inhaltes des Feldes Kurzbezeichnung erreicht werden. Dies kann einerseits dadurch erreicht werden, dass die im Dokument eingefügten Einträge überarbeitet werden. Oder man führt bereits in der Literaturdatenbank die vollständigen Zitate im Feld Kurzbezeichnung.

Tipp

  1. Ein Tabellendokument öffnen, mit F4 die Datenquellen einblenden, die als Literaturdatenbank verwendete Tabelle auswählen, Datensätze markieren und mit dem Icon Daten in Text in das Textdokument übernehmen.

  2. In einer Hilfsspalte mittels VERKETTEN() die für die Bildung einer Kurzbezeichnung im gewünschten Zitierstil benötigten Felder (getrennt durch Kommata und/oder Leerzeichen) zum gewünschten Zitierstil zusammensetzen, Beispiel: =VERKETTEN(E1;", ";F1)

  3. Die Spalte markieren, kopieren und als unformatierter Text (Einfüge-Icon aufklappen und Option wählen) damit die Spalte Identifier ersetzen (Spaltentitel beibehalten). Die Hilfsspalte wieder löschen.

  4. Die oben angebotene Musterdatei herunterladen, speichern und als DatenQuelle anmelden.

  5. Die Datensätze in der Calc-Datei markieren+kopieren, die neue Datenbank öffnen, Abschnitt Tabellen auswählen, Rechtsklick auf die Tabelle und Einfügen wählen.

  6. Im folgenden Dialog Daten anhängen wählen, der Weiter-Schaltfläche folgen und die Datenbank speichern.

  7. Unter Extras → Literaturdatenbank → Datenquelle die eben erstellte Datenbank auswählen.

5. Literaturverzeichnis

Wenn Sie die eingebaute Literaturverwaltung benutzen, können Sie mit Einfügen → Verzeichnisse → Verzeichnisse… ein automatisch generiertes LiteraturVerzeichnis an der Cursor-Position einfügen lassen. Wählen Sie dazu auf dem Register Verzeichnis den Typ Literaturverzeichnis. Die Gestaltung des Verzeichnisses können Sie auf den anderen Registern wie bei anderen Verzeichnissen Ihren Bedürfnissen anpassen (für Details siehe LiteraturVerzeichnis). In das Literaturverzeichnis werden automatisch nur diejenigen Werke übernommen, die im aktuellen TextDokument auch angeführt wurden, unabhängig von den übrigen Einträgen in der Literaturdatenbank.

literaturverzeichnis.png

6. Siehe auch


KategorieWriter KategorieBase

  1. Die wir für diesen Artikel ausgetauscht haben. (1)

  2. Sie wird als Datei biblio.dbf im Verzeichnis /user/database/biblio des BenutzerVerzeichnis angelegt. (2)


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