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(./) SO 5.2

1. Auswirkungen von Nummerierungen auf Absatzvorlagen

1.0.1. Problemstellung

Die NummerierungsAutomatik kann nur dann zielgerichtet zum Einsatz kommen, wenn ihre Funktionen und Abhängigkeiten bekannt sind. Eines der größten Probleme dabei ist, dass sich durch die NummerierungsAutomatik auch die AbsatzVorlagen häufig anders verhalten als erwartet. Dazu kommt noch die Gefahr einer Begriffsverwirrung, die nicht selten Anlass für irrtümliche Überlegungen werden kann.

1.0.2. Das Konzept der Absatzvorlagen

Das VorlagenKonzept ist eines der wichtigsten Elemente in OpenOffice.org, auf das auf keinen Fall verzichtet werden sollte. Im FensterFormatvorlagen (F11) steht eine große Anzahl von Formatierungsvorlagen zur Verfügung, die unverändert eingesetzt oder den eigenen Vorstellungen angepasst werden können. Im geöffneten Stylisten werden in der Grundeinstellung zunächst die AbsatzVorlagen angezeigt. Sie sind die wichtigsten Vorlagen für die Gestaltung eines Textes.

Die Einstellung der Vorlagen erfolgt über ein eigenes Fenster, das mit einem Rechtsklick auf den markierten Vorlagennamen geöffnet wird. Die wichtigsten Anfangsinformationen sind unter dem Register Verwalten zu finden. Viele Vorlagen bauen auf vorangehenden Vorlagen auf und übernehmen die dort eingestellten Formatierungsmerkmale. Damit sind diese Informationen wichtig für das weitere Vorgehen.

1.0.2.1. Gegenseitige Abhängigkeit einer Vorlagengruppe

Die Muttervorlage, auf der alle anderen AbsatzVorlagen aufbauen, ist die Vorlage Standard. Diese Vorlage hat als Default nur den unter Extras → Optionen → Textdokument → Grundschriften eingestellten SchriftSchnitt in einer Punktgröße von 12 pt. Soll nun mit den darauf aufbauenden AbsatzVorlagen der Text grundsätzlich in einer anderen Schrift mit einer anderen Punktgröße gestaltet werden, so ist nur eine Änderung in der Absatzvorlage Standard vorzunehmen.

(!) Die Absatzvorlage Standard sollte aus gutem Grund nie direkt als Formatierungsvorlage für Absätze verwendet werden!

Ein TextDokument wird zur besseren Lesbarkeit in Absätze gegliedert, die durch einen Abstand voneinander abgesetzt werden. Diese Eigenschaft ist in der Absatzvorlage Textkörper zu finden. Unter dem Reiter Verwalten des Formatierungsfensters dieser Vorlage sind daher folgende Einträge zu finden: Verknüpft mit Standard und Enthält: Von oben 0,0 cm, Von unten 0,21 cm. Diese Einstellung ist jetzt unter dem Register Einzüge und Abstände zu finden.

Die Absatzvorlage Textkörper hat also alle Eigenschaften der Absatzvorlage Standard und zusätzlich wird nach einem Absatz auch ein Abstand eingefügt.

/!\ Jede Änderung in einer Vorlage wirkt sich auch auf alle damit verknüpften FolgeVorlagen aus. Die vorausgehenden Vorlagen bleiben davon aber unberührt.

1.0.2.2. Anwendungsbereiche im Stylisten

Die große Anzahl an AbsatzVorlagen ist sehr unübersichtlich, wenn alle gleichzeitig angezeigt werden. Daher wurden sie in Bereiche gegliedert, die das Auffinden bestimmter Vorlage übersichtlicher gestaltet. Diese sind in einem Aufklappfenster am Stylisten (Fenster Formatvorlagen, F11) unten zu finden.

Der am häufigsten gebrauchte Bereich sind die Textvorlagen, in dem die üblichen Textformatierungsvorlagen sowie die Vorlagen für Überschriften zu finden sind.

/!\ Die Vorlage Überschrift ist die Standardvorlage für die folgenden Überschriften und sollte ebenfalls nie direkt zugewiesen werden!

Jede angebotene Absatzvorlage kann geändert werden oder auch als Ausgangsvorlage für eigene Vorlagen dienen. Wurden viele selbst definierte Vorlagen erstellt, können diese zur besseren Übersichtlichkeit im Bereich BenutzerVorlagen abgelegt werden.

Der Bereich Verwendete Vorlagen zeigt alle AbsatzVorlagen, die im aktuellen Dokument gerade verwendet werden. Auch wenn die Standardvorlage keinem Textabsatz direkt zugewiesen wurde, ist sie dennoch hier zu finden; denn auf ihr bauen ja verwendete Vorlagen auf. Damit ist sie indirekt also doch im Einsatz.

1.0.3. Das Konzept der Nummerierungsvorlagen

Bei den AbsatzVorlagen sind eine ganze Menge von NummerierungsVorlagen und AufzählungsVorlagen zu finden, die aber zunächst überhaupt nichts mit den eigentlichen NummerierungsVorlagen zu tun haben. Diese sind in einer eigenen Sparte des Stylisten (Fenster Formatvorlagen, F11) zu finden. Aus dieser Namensgleichheit resultieren aber die meisten Missverständnisse!

1.0.3.1. Am Beispiel der "harten" Nummerierung

Über die TextobjektLeiste kann mit dem Schalter Nummerierung an/aus die gewünschten Absätze eine Nummerierung eingeschaltet werden. In den NummernKreis werden alle markierten Absätze aufgenommen, d.h. durch Nicht-Markierung können Absätze ausgelassen werden. Die Nummerierung zählt nur die markierten Absätze. Die Markierung und die Zuweisung der Nummerierung muss also in einem Schritt erfolgen, da sonst jeder einzelne Absatz neu zu zählen beginnt. Genau so kann die Nummerierung auch wieder ausgeschaltet werden.

Daraus folgert, dass der NummernKreis nach einigen zwischenliegenden unnummerierten Absätzen nicht weitergeführt werden kann. Es besteht zwar die Möglichkeit, das dadurch zu erreichen, dass die nicht nummerierten Absätze zunächst dem letzten nummerierten Absatz hinzugefügt werden (also zu einem einzigen Absatz zusammengefasst werden) und mit Enter die Nummerierung fortgesetzt wird. Danach könnte dann der zusammengefasste Absatz wieder in neue Absätze aufgeteilt und nach dem Markieren dieser Absätze für sie die Nummerierung über den Schalter Nummerierung aus wieder ausgeschaltet werden. Der angehängte Absatz wäre dann ebenfalls in den Nummernkreis aufgenommen.

(!) Das lässt sich aber mit einer Nummerierungsvorlage aus dem Nummerierungscontainer des Stylisten (Fenster Formatvorlagen, F11) weit komfortabler bewerkstelligen!

In der TextobjektLeiste ist zusätzlich noch ein Schalter Aufzählungsliste an/aus zu finden. Dieser Schalter bewirkt von der Automatik her nichts anderes als der Schalter Nummerierung an/aus. Hier werden statt der Nummern jedoch Bullets als AufzählungsZeichen eingefügt. De facto handelt es sich hierbei immer noch um einen NummernKreis, der sich, auch ohne dass es sofort bemerkt würde, genau so verhält wie oben beschrieben.

Auch die harte Formatierung kann in ihrer Gestaltung geändert und damit angepasst werden. Das erfolgt über über ein KontextMenü, das mit einem Rechtsklick geöffnet werden kann, sobald der Cursor im Bereich der gewünschten NummerierungsListe oder AufzählungsListe positioniert ist.

/!\ Wenn hier jetzt Änderungen vorgenommen werden, kann auch bei AufzählungsListen mit Bullets festgestellt werden, das es sich bei getrennten Listen um verschiedene NummernKreise handelt.

1.0.3.2. Am Beispiel der Nummerierungsvorlagen

Im Gegensatz zur harten Formatierung tauchen die Schwierigkeiten beim Zuweisen der Nummerierung oder Aufzählung durch NummerierungsVorlagen nicht auf. Jede der NummerierungsVorlagen hat ihren eigenen NummernKreis, der erhalten bleibt, auch wenn nur gelegentlich ein Textabsatz in die Liste aufgenommen wird. Die Zuweisung muss dann aber aus dem Stylisten (Fenster Formatvorlagen, F11) NummerierungsVorlagen erfolgen. Wie beim Ändern von AbsatzVorlagen wird das Formatierungsfenster mit einem Rechtsklick auf die markierte Nummerierungsvorlage über Ändern geöffnet.

Spätestens beim Einstellen der Änderungen in diesem Fenster dürfte klar werden, dass es sich hierbei um dasselbe Fenster für Nummerierungen bzw. Aufzählungen handelt!

1.0.4. Formatierungs- und Kontrollhilfen

Wenn in einem TextDokument mit vielen verschiedenen Listen und verschiedenen AbsatzVorlagen gearbeitet wird, kann leicht der Überblick verloren gehen. Deshalb ist es ratsam, sich mit der Funktion der verschiedenen ObjektLeisten sowie mit der Anzeigehilfe der StatusLeiste vertraut zu machen.

1.0.4.1. Zum Einsatz der Objektleisten als Formatierungshilfe

Das Programm stellt zur leichteren Eingabe einiger grundsätzlicher Vorgaben zur Bearbeitung in den ObjektLeisten praktische Hilfsmittel zur Verfügung. In der Regel ist die TextobjektLeiste aktiv, die aber nur sparsam zum Einsatz kommen sollte. Weitgehend werden darüber harte Formatierungsmerkmale gesteuert.

Sobald jedoch ein anderer Arbeitsbereich wie Nummerierung, Tabelle, Rahmen, u.s.w. im ArbeitsBereich aktiv sind, wird auch automatisch die jeweilige ObjektLeiste zugeschaltet. Statt der gewohnten TextobjektLeiste ist dann beispielsweise die NummerierungsobjektLeiste aktiv. Wird die Nummerierung in einer Tabelle angewendet, schaltet sich auch noch die TabellenobjektLeiste zu. Sichtbar ist jedoch nur eine ObjektLeiste. Allerdings kann jede der aktiven Leisten auch an der Oberfläche dargestellt werden. Sobald mehrere Leisten aktiv sind, erscheint am rechten Rand der sichtbaren ObjektLeiste ein Pfeil. Mit einem Klick auf diesen Pfeil können die ObjektLeisten nacheinander umgeschaltet werden. Eine weitere Alternative zum Umschalten ist im KontextMenü der jeweiligen ObjektLeiste zu finden, das mit dem Rechtsklick auf den freien Bereich der ObjektLeiste sichtbar wird. Die aktiven Leisten sind dann im oberen Bereich aufgeführt, wo sie ebenfalls umgeschaltet werden können.

1.0.4.2. Die Statusleiste als wichtiges Kontrollelement

Nicht immer ist klar erkenntlich, ob ein Textabschnitt Teil innerhalb eines NummernKreises einer Nummerierung ist. In diesem Falle kann die StatusLeiste wichtige Informationen liefern.

Das Anzeigefeld rechts in der StatusLeiste zeigt bei reiner TextVerarbeitung keine Informationen an. Sobald aber der Cursor in einem nummerierten Absatz positioniert ist, wird dort die Ebene der Nummerierung angezeigt. Wurde die Nummerierung mittels einer Nummerierungsvorlage erzeugt, wird zusätzlich zur Ebenenanzeige auch noch der Vorlagen-Name der Nummerierung eingeblendet.

Diese Information wird sehr wichtig, wenn die Einrückung zusätzlich durch die Absatzvorlage mitbestimmt wird. In diesem Fall ist dem Textabschnitt nicht ohne weiteres zu entnehmen, in welcher Ebene er sich tatsächlich befindet.

Sollte die Nummerierung innerhalb einer Tabelle eingesetzt worden sein, wird dort auch noch die Zelle ausgegeben, in der die Nummerierung gültig ist.

1.0.5. Nummernkreise/Aufzählungslisten

Die NummerierungsListen dürfen nicht mit der KapitelNummerierung verwechselt werden. In Wirklichkeit handelt es sich hierbei um reine Listen, die in ihrer Struktur beispielsweise der Verzeichnisstruktur des Ordnerprinzips einer Festplatte vergleichbar sind. Die Hauptordner befinden sich in der Ebene 1, die Unterordner in Ebene 2, deren Unterordner in Ebene 3 usw.

1.0.5.1. Begriffsdefinition

Zwischen NummerierungsListen und AufzählungsListen gibt es im Grunde keinen strukturellen Unterschied. Daher ist für beide Kategorien das Formatierungsfenster im Prinzip das gleiche. Der einzige Unterschied besteht nur im Zeichen, das die Liste als solche zusätzlich kenntlich machen oder auch die Reihenfolge der Listeneinträge zitierbar machen kann.

In seltenen Fällen wird völlig auf ein Listenzeichen verzichtet. Dann sollen nur die Vorteile der Automatik genutzt werden; die Liste als solche ist dann nicht erkennbar. Dass es sich um eine Liste handelt, ist nur noch den Angaben in der StatusLeiste zu entnehmen.

Häufig wird zur Strukturierung eines Listentextes ein Bullet (z.B. ein Gedankenstrich) verwendet. Dies ist zumindest ein Hinweis, dass es sich um eine Liste handeln könnte, die mit der NummerierungsAutomatik erstellt wurde. Ob die Einrückungen auf verschiedene Ebenen hinweisen, ist ebenfalls nur der StatusLeiste zu entnehmen. Alternativ könnten auch verschiedene AbsatzVorlagen verwendet worden sein. Ob in diesem Fall mehrmals die harte Nummerierung aktiviert wurde, die jeweils neue NummernKreise erzeugt hat, ist ebenfalls nicht auf Anhieb erkennbar. Solche Listen werden in SO/OOo als AufzählungsListen bezeichnet.

In vielen Fällen, besonders bei wissenschaftlichen Arbeiten, soll die die Textgliederung durch eine Zahlennummerierung strukturiert werden. Je nach Ebene wird jeweils mit einem Punkt getrennt eine weitere Nummerierung hinzugefügt.

{{{1. Ebene: 1.; 2.; 3. ..... 2. Ebene: 1.1; 1.2 ..... 2.1; 2.2 ..... 3. Ebene: 1.1.1; 1.1.2; 1.1.3 .....1.2.1; 1.2.2; 1.2.3 .....2.1.1; 2.1.2; 2.2.1; 2.2.2 ...}}}

Natürlich gibt es noch andere Möglichkeiten, die hier jetzt aber nicht berücksichtigt werden können. Solche Listen werden in SO/OOo als NummerierungsListen bezeichnet.

1.0.6. Formatierung der Aufzählungsebenen

1.0.6.1. am Beispiel einer Aufzählungsliste

Da die Einstellungen sowohl bei der harten Nummerierungsvorlage wie auch bei den NummerierungsVorlagen im Stylisten (Fenster Formatvorlagen, F11) identisch gehandhabt werden, wird für die Beschreibung der Vorgehensweise die Nummerierungsvorlage Aufzählung 2 zugrunde gelegt.

Das Vorlagenfenster wird über den Stylisten (Fenster Formatvorlagen, F11) wie bereits beschrieben geöffnet. Grundsätzlich können jetzt alle Eingaben unter den Reitern Position und Optionen vorgenommen.

Da es sich hierbei um eine sog. Aufzählungsvorlage handelt, ist dort unter Optionen bereits Bullet als Format → Nummerierung ein halblanger Gedankenstrich für alle Ebenen voreingestellt. Dieses Bullet könnte nun für für alle Ebenen oder für jede Ebene einzeln neu festgelegt werden.

Dazu muss auf den Schaltknopf mit den drei Punkten hinter Zeichen geklickt werden, um das Auswahlfenster für alle installierten Schriften- und Zeichenfonts zu öffnen. Aus einem der Fonts kann nun ein passendes Zeichen ausgewählt werden, das im Vorschaufenster dann auch angezeigt wird.

Wenn nun ein etwas größerer Abstand zwischen Zeichen und Text eingefügt werden soll, geschieht das unter dem Reiter Position. Die Einstellung dazu erfolgt unter Abstand zum Text, der mit 0,30 cm voreingestellt ist.

Wird dieser Abstand für alle Ebenen auf 0,50 cm vergrößert, wirkt sich das aber auch auf die Einrückmaße der folgenden Ebenen aus, die jetzt nacheinander einzeln unter Position → Einrückung entsprechend angepasst werden müssen.

Ebene 1: 0,00 cm
Ebene 2: 0,50 cm
Ebene 3: 1,00 cm

Durch Zuweisung dieser Nummerierungsvorlage Aufzählung 2 kann nun jede Absatzvorlage in eine AufzählungsListe aufgenommen werden. Die Einrückung der einzelnen Ebenen erfolgt über die NummerierungsobjektLeiste mit den Schaltknöpfen Eine Ebene hoch oder Eine Ebene runter.

/!\ Vorsicht! Einstellungen in AbsatzVorlagen unter dem Reiter Einzüge und Abstände werden zu den Einrückungsmaßen in der Nummerierungsvorlage addiert!

Durch Verwendung verschiedener AbsatzVorlagen kann weiterhin eine unterschiedliche Gestaltung des Textes der einzelnen NummerierungsEbenen vorgenommen werden. Deshalb kann es sehr vorteilhaft sein, für jede Ebene eine eigene Absatzvorlage zu erstellen und diesen die Nummerierung unter dem Reiter Nummerierung die Nummerierungsvorlage Aufzählung 2 direkt zuzuweisen.

Soll der Text in allen Ebenen gleich aussehen, genügt also eine einzige Absatzvorlage, der die Nummerierungsvorlage Aufzählung 2 zugewiesen ist.

1.0.6.2. am Beispiel einer Nummerierungsliste

Für die Textlistengestaltung werden häufig auch Zahlen verwendet, um die einzelnen Abschnitte geordnet strukturieren und zitieren zu können. Für die Erläuterung der Vorgehensweise wird die wissenschaftliche Aufzählungspraxis angewandt, die auch besonders geeignet ist für die Darstellung der Ebenen.

Folgende Struktur liegt der Erklärung zu Grunde:

1. Erläuterung zur Thematik
1.1 Erste These
1.1.1 Was für These 1 spricht
1.1.2 Was gegen These 1 spricht
1.2 Zweite These
1.2.1 Was für These 2 spricht
1.2.1.1 Zitate von Fürsprechern
1.2.2 Was gegen These 2 spricht
1.2.2.1 Zitate von Gegnern

Im Prinzip wird genau so vorgegangen wie bei der AufzählungsListe. Die einzelnen Ebenen sollen aber so eingerückt werden, dass die jeweils tiefere Ebene mit der Nummerierung exakt unter dem Text der nächst höheren Ebene beginnt.

Um die Erläuterung leichter nachvollziehen zu können, wird für den Listentext nur eine Absatzvorlage verwendet, die auf der Absatzvorlage Textkörper aufbaut, der wir aber zusätzlich die Nummerierungsvorlage Nummerierung 1 fest zuordnen.

Damit die angegebenen Maße realistisch bleiben, wird die Schrift Arial, 12 pt. eingestellt. (Bei einer anderen Schriftgröße müssen die Maßangaben entsprechend geändert werden!)

Die Nummerierungsvorlage Nummerierung 1 ist bereits so vorbereitet, dass unter Optionen -> Format bereits Nummern eingestellt sind, die durch einen Punkt zu Ordnungszahlen gemacht werden. Da aber die vollständige Schreibweise bis zur 4. Ebene angegeben werden soll, wird unter Vollständig auf 4 erhöht.

Unter Position werden folgende Maße eingegeben:

Einrückung:
Ebene 1: 0,00 cm
Ebene 2: 0,80 cm
Ebene 3: 2,20 cm
Ebene 4: 4,20 cm

Abstand zum Text
Ebene 1: 0,80 cm
Ebene 2: 1,40 cm
Ebene 3: 2,00 cm
Ebene 4: 2,60 cm

Die Maße berücksichtigen eine Zählweise bis zu zweistelligen Zahlen in jeder Ebene.

1.0.7. Änderungen in der Nummerierungsreihenfolge

Gerade dann, wenn wenn die Absätze fortlaufend nummeriert sind, nachträglich aber die Reihenfolge geändert werden soll, bietet die NummerierungsAutomatik einen wesentlichen Vorteil. Die nummerierten Absätze können sowohl Nach oben und Nach unten sowie innerhalb der Ebenen mit und ohne Untergruppen über Schalter der NummerierungsobjektLeiste hin- und hergeschoben werden. Eine Umstrukturierung der Liste ist somit sehr einfach zu erreichen.

1.0.8. Nummernkreise sind in sich abgeschlossen

Manchmal kommt der Wunsch auf, innerhalb einer AufzählungsListe neu mit der Zählung zu beginnen. Das ist nicht möglich! Jede Liste ist in sich abgeschlossen. Sie kann zwar erweitert werden, aber nie Grundlage für zwei verschiedene Listen sein. Das wird auch dadurch auffällig, dass alleine zehn verschiedene NummerierungsVorlagen im Stylisten (Fenster Formatvorlagen, F11) vorrätig sind. Leider werden beim Erstellen einer neuen Vorlage auf der Basis einer bereits umformatierten Vorlage die Änderungen nicht mit übernommen.

1.0.9. Textabschnitte innerhalb der Nummerierung ohne Nummerierungszeichen

Wenn eine Liste gefertigt wurde, ist es durchaus möglich, bestimme Absätze aus der Listenzählung herauszunehmen. Die Nummerierung passt sich automatisch der neuen Situation an. Dafür sorgt der Schalter Nummerierung aus in der NummerierungsobjektLeiste. Wenn die Liste mit einer Vorlage erstellt wurde, ist eine anschließende Wiederaufnahme in die NummerierungsListe auch kein Problem.

2. Siehe auch


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