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Grosse Dokumente – wie pack ich's an?

Eigentlich sind alle benötigten Themenbereiche hier im wiki bereits vorhanden. Insbesondere die Seite StrukturierteDokumente bietet einen umfassenden Überblick zu den relevanten Problemstellungen. Wer also schon ein wenig Erfahrung hat, braucht hier nicht weiterzulesen und kann sich dort direkt mit ausführlichen Informationen versorgen.

Oft ist es aber so, dass jemand zum ersten Mal ein grösseres Dokument erstellen will und da zeigt die Erfahrung, dass Anleitungen wie die oben erwähnte nicht unbedingt der beste Einstieg sind. Im folgenden werden daher nur die nach Meinung des Autors zu Beginn einer solchen Arbeit wichtigsten Themen angeschnitten. Dafür soll ein wenig mehr auf das Warum eingegangen und auch Tipps gegeben werden, wie man "die Kurve noch bekommt", wenn man evtl schon falsch eingespurt hat.

1. Nebensächlich: die Gestaltung

Das ist jetzt natürlich etwas krass ausgedrückt. Aber es ist tatsächlich so, dass bei einem sauber strukturierten Dokument die Gestaltung so flexibel bleibt, dass bis zum Schluss dokumentweite Anpassungen ohne Probleme möglich sind. Voraussetzung ist das im nächsten Abschnitt erklärte Arbeiten mit Vorlagen. Hier ist dies nur erwähnt, um die Aufmerksamkeit des Lesers direkt auf das nachfolgende Kapitel zu lenken und weil es oft vorkommt, dass man sich bereits beim Entwurf eines grossen Dokumentes allzusehr mit diesem Thema verzettelt und die strukturellen Anforderungen zu wenig beachtet.

Auch ob man eine grössere Arbeit als ein grosses Dokument anlegen oder lieber auf mehrere Teildokumente aufteilen soll, muss nicht unbedingt gleich zu Beginn entschieden werden. Man kann problemlos mit einem einzigen Dokument anfangen und dieses zu einem späteren Zeitpunkt mit geringem Aufwand auf kleinere Einheiten verteilen.

2. Der erste Schritt: die Dokumentvorlage

Auch das Kapitel Vorlagen ist im wiki ausführlich beschrieben. Die Seite FormatVorlagen oder die bereits weiter oben erwähnte Seite StrukturierteDokumente bieten einen guten Ansatz.

2.1. Eine eigene Dokumentvorlage

Was man bereits beim Entwurf des Dokumentes beachten sollte: Eine spezielle Dokumentvorlage für grosse Dokumente ist immer eine gute Wahl. Vor allem auch, wenn man ins Auge fasst, das Dokument auf mehrere Teildokumente zu verteilen. Eine Dokumentvorlage kann aber nur ein einziges Mal zugeordnet werden: beim Erstellen eines Dokumentes. Ein nachträglicher Austausch ist nicht möglich.

Also sollte man diese Dokumentvorlage als erstes anlegen. Dabei spielt es überhaupt keine Rolle, wie die darin enthaltenen FormatVorlagen zu Beginn aussehen Es ist nicht nötig, diese Dokumentvorlage bereits jetzt zu gestalten, sie muss nur vorhanden und mit dem oder den Dokument(en) verbunden sein.

Die ersten Schritte sind demnach:

2.2. Ein Dokument aus der neuen Dokumentvorlage erstellen

Die Verknüpfung Dokument → Dokumentvorlage entsteht bei der Erstellung eines neuen Dokumentes: Datei → Neu → Vorlagen und Dokumente; dann die gewünschte Vorlage wählen.

2.3. Ein Globaldokument aus der neuen Dokumentvorlage erstellen

Wenn man ein GlobalDokument auf einer bestimmten Dokumentvorlage aufbauen will, erstellt man dieses Globaldokument nicht auf dem Weg Datei → Neu → Globaldokument, da hierbei automatisch die Standard-Dokumentvorlage verwendet würde und man diese, wie bereits erwähnt, später nicht mehr austauschen kann.

Der richtige Weg ist daher: Man erstellt ein normales Textdokument aus der entsprechenden Dokumentvorlage wie im vorigen Abschnitt beschrieben. Daraus macht man dann ein Globaldokument: Datei → Senden → Globaldokument erzeugen.

2.4. Formatvorlagen nur in der Dokumentvorlage!

Wer sich nicht mit Vorlagen auskennt (andere Office-Pakete nennen das Stile oder Layouts o.ä.) und das Warum ihrer Anwendung nicht versteht, sollte sich die Seite FormatVorlagen durchlesen. Hier nur ein kurzer Abstecher in die Theorie und Hierarchie von Vorlagen in OpenOffice.org:

Es gibt zu jeder Dokumentkomponente eine Vorlagenkategorie (Absatzvorlagen, Seitenvorlagen, etc). Beim Erstellen eines Dokumentes werden die Vorlagen aus der Dokumentvorlage im neuen Dokument abgebildet. Abgebildet meint dabei: es sind zunächst einfach Links zu den Vorlagen der Dokumentvorlage. Werden die Vorlagen der Dokumentvorlage geändert, so wird man beim nächsten Öffnen eines Dokumentes, welches auf dieser Dokumentvorlage beruht, darauf aufmerksam gemacht und kann diese Änderungen ins Dokument übernehmen.

Aber das funktioniert nur solange, wie man die Vorlagen nicht im Dokument selbst ändert. Tut man das, so wird die Verbindung dieser Vorlage zu ihrer Muttervorlage aus der Dokumentvorlage gebrochen, diese Vorlage wird nun lokal im Dokument gespeichert und spätere Änderungen aus der Dokumentvorlage wirken sich darauf nicht mehr aus.

Daher sollte man Vorlagen immer in der Dokumentvorlage anpassen, denn nur so ist garantiert, dass alle Dokumente, die zu einem Projekt Diplomarbeit o.ä. gehören, mit den gleichen Vorlagen arbeiten. Die Dokumentvorlage öffnet man über Datei → Dokumentvorlage → Bearbeiten. Gespeichert sind Dokumentvorlagen in demjenigen Verzeichnis, welches unter Extras → Optionen → OpenOffice.org → Pfade → Dokumentvorlagen eingetragen ist.

2.4.1. Ausnahmen

Regeln gibt es nur, weil es auch Ausnahmen geben muss. So kann es durchaus sinnvoll sein, in einem Globaldokument einige Vorlagen - z.B. Seitenvorlagen - lokal zu pflegen. Dann nämlich, wenn man Einzeldokumente auch allein drucken will und dafür eine andere Seitenaufbereitung benötigt als im Verbund im Globaldokument.

Das ist aber kein Widerspruch zur Forderung einer gemeinsamen Dokumentvorlage.

3. Die Struktur des Dokumentes

Nun sind wir bei einem Punkt angelangt, den man als Rückgrat der ganzen Geschichte betrachten kann und bei dem die häufigsten und folgenschwersten Anfangsfehler entstehen.

3.1. Die Kapitelaufteilung

Jedes grössere Dokument benötigt Haupt- und Unterkapitel. Meist ist das verbunden mit dem Wunsch nach einer durchgehenden Nummerierung und die meisten richten daher genau das ein: eine Nummerierung. Wer schon mit Vorlagen gearbeitet hat, benutzt vielleicht Nummerierungsvorlagen, aber auch das ist verhängnisvoll.

Es gibt nur einen Weg für eine logisch richtige Dokumentstruktur: die Kapitelnummerierung.

Wie diese einzurichten ist, wird auf der Seite KapitelNummerierung beschrieben. Hier nun werden einige Tipps geliefert, wie man bereits eingerichtete Nummerierungen wieder los wird und zu einer "ordentlichen" Kapitelnummerierung zurückfindet

Nummerierungen und Nummerierungsvorlagen überlagern die Kapitelnummerierung. Dabei können unterschiedliche Nummerierungszyklen entstehen, also z.B. zeigt eine harte Nummerierung 1. an, während die darunterliegende, nicht sichtbare Kapitelnummerierung bei 1.1 oder 3. steht. In Verweisen, Beschriftungen und Feldbefehlen wird aber stets die Kapitelnummerierung verwendet, nicht eine eventuell im Absatz eingestellte und nur dort sichtbare harte Nummerierung.

3.2. Harte Nummerierungen entfernen

Wer einfach über Format → Nummerierung sogenannt harte Nummerierungen eingerichtet hat, kann die entsprechenden Absätze markieren und die Nummerierung via Format → Nummerierung: entfernen wieder aufheben.

Wenn man diese Nummerierung für das ganze Dokument aufheben will, ohne die einzelnen Absätze markieren zu müssen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

3.3. Zuordnung von Nummerierungsvorlagen aufheben

Die betroffenen Absätze markieren (oder gleich das ganze Dokument mit CTRL+A) und aufrufen. Format → Absatz, Register: Nummerierung und im Feld Nummerierungsvorlage die Auswahl keine aktivieren.

3.4. Nummerierungsvorlagen aus Absatzvorlagen entfernen

Wenn man in den Absatzvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 10 im Register: Nummerierung Nummerierungsvorlagen zugeordnet hat, sollte man diese mit Hilfe des Stylisten (Fenster Formatvorlagen, F11) wieder entfernen.

3.5. Austausch der Absatzvorlagen

Wenn man andere Absatzvorlagen als die vom Programm vorgeschlagenen Absatzvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 10 verwendet hat, sollte man diese austauschen. Je nach Programmversion gibt es Probleme beim Verwenden eigener Vorlagen für die Kapitelabsätze. Dieser Austausch kann mit dem Modul Suchen/Ersetzen und der Option Suche nach Vorlagen automatisiert werden.

4. Deckblatt – Hauptteil – Anhänge

Häufig gestellte Fragen sind:
Wie kann ich für die verschiedenen Teilen meines Dokumentes unterschiedliche Seitenformate verwenden, wie kann ich die Seitennummernzählung erst auf einer bestimmten Seite und mit einer bestimmten Zahl (meist 1) beginnen lassen, und wie verwende ich unterschiedliche Zahlenformate (z.B. römische Ziffern für das Inhaltsverzeichnis und arabische Ziffern für den Hautptteil) für die Seitenzahlen?

Dazu werden pro Dokumentteil unterschiedliche SeitenVorlagen verwendet. Eine interessante Variante dabei ist die Möglichkeit, es einer Absatzvorlage (z.B. Überschrift 1 oder Inhaltsverzeichnis Überschrift) zu überlassen, die richtige Seitenvorlage anzuwenden. Mehr dazu auf der Seite AbsatzVorlagen.

5. Nun kann's losgehen

Nach diesen wenigen Anfangsschritten kann nun bereits mit dem Schreiben begonnen werden. Meine Empfehlung ist:
Zunächst mit ein paar reinen Textabschnitten zu beginnen. Dann ein erstes rudimentäres InhaltsVerzeichnis anlegen, um ein Gespür für das Zusammenwirken von Absatzvorlagen, Überschrift- und Inhaltsverzeichnis-Ebenen zu bekommen.

An diesem Punkt übergebe ich definitiv an die Seite StrukturierteDokumente, wo die weiteren Aspekte von umfangreichen Dokumenten dargestellt werden.

6. Tipp: ein Dokument auf mehrere Teildokumente aufteilen

Wenn ein Dokument eine sauber aufgebaute Kapitelnummerierung aufweist, ist es sehr einfach, dieses Dokument zu splitten:

7. Siehe auch


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