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(./) OOo2

Mit Daten → Gültigkeit… kann man in TabellenDokumenten Eingabehilfen für Zellen definieren und unzulässige Eingaben unterbinden. Damit lassen sich auch DropDown-Listen erzeugen, aus denen ein Wert ausgewählt werden kann. Die zulässigen Werte können einerseits direkt im Dialog für die Gültigkeitsprüfung eingegeben oder – pflegeleichter und flexibler – in einem Zellbereich im Dokument hinterlegt werden. Für die Gültigkeitsprüfung wird dann dieser Zellbereich genannt.1

1. Einen Gültigkeitsbereich definieren

Der Aufruf für die Gültigkeitsdefinition befindet sich unter Daten → Gültigkeit. Die hier eingegebenen Regeln beziehen sich auf die Zelle(n) die in dem Augenblick markiert sind.

Die erfasste Gültigkeitsregel wird von Calc wie eine Formatierung betrachtet. D.h., sie wird bei einfachem CopyAndPaste ebenso übernommen, wie beim Übertragen des reinen Formates via Bearbeiten → Inhalte einfügen: nur Format.

2. Kriterien

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Beim Aufruf dieser Funktion ist standardmäßig Jeder Wert zugelassen.

Die gültigen Zellinhalte können nun entweder durch eine Umschreibung wie etwa Ganze Zahlen oder in Form einer Liste zulässiger Werte definiert werden.

2.1. Beschreibende Kriterien

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Bei einer Basisdefinition wie etwa Dezimal, Textlänge oder Datum stehen weitere Operatoren zur Verfügung.

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Die zulässigen Daten können als konkrete Werte oder in Form von Zelladressen benannt werden. Auch NamenFürZellen sind zulässig.

2.2. Konkrete Werte für eine Auswahlliste

Bei der Basisdefinition Liste oder Zellbereich bietet der Gültigkeitsdialog die zusätzliche Option Auswahlliste.

Dadurch wird die Zelle zum DropDown-Feld, das dem Anwender die gültigen Werte in Form einer Auswahlliste anbietet.

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Bei Aktivierung der Sortier-Option werden die Einträge aufsteigend sortiert

Wird die Werteliste wie hier direkt im Gültigkeitsdialog erfasst, ist zu bedenken, dass bei einer Änderung der Liste die Gültigkeitsregel aller Zellen, welche mit dieser Liste arbeiten, überarbeitet werden muß.

2.3. Flexibler Wertebereich

Statt direkt in der Kriteriendefinition eine Liste der zulässigen Werte zu hinterlegen, kann man auch einen Zellbereich in Form einer Bereichsadresse wie A1:A10 festlegen. Im Fall einer Änderung der zulässigen Werte müssen diese nur einmalig im genannten Zellbereich geändert werden und stehen ab sofort bei der Gültigkeitsprüfung der Zellen, die sich auf diesen Zellbereich beziehen, zur Verfügung.

Noch flexibler wird der Gültigkeitsbereich bei Angabe eines Namens anstelle einer Bereichsadresse. So kann nicht nur der Inhalt einer Gültigkeitsliste dynamisch gehalten werden, sondern auch die Ausdehnung. Dies ist praktisch, wenn Gültigkeitslisten "wachsen". Es genügt dann, die Bereichsadresse einmalig in der Namensdefinition zu ändern, um in allen verbundenen Zellen aktuelle Auswahllisten zur Verfügung zu haben.

2.4. Formeln

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Wie oben beschrieben, kann bei der Auswahl Zellbereich einerseits ein Adressbereich in der Schreibweise A1:A10 angegeben werden oder ein Name, der einen Spalten- oder Zellbereich definiert.

Ab OOo-Version 3 können aber auch Matrixformeln verwendet werden, deren Ergebnisbereich ein Zellbereich ist.

Als Beispiel betrachten wir die Funktion INDEX(). Mit dieser Funktion holt man sich normalerweise den Inhalt einer Zelle, deren Position durch die Spalten- und Zeilennummer eines zu durchsuchenden Bereichs definiert ist:

=INDEX(Bereich;Zeile;Spalte)

So liefert die Formel =INDEX(B10:D20;3;2) den Inhalt von Zelle C12, weil C12 sich in der dritten Zeile und zweiten Spalte des Bereichs B10:D20 befindet.
Lässt man bei dieser Formel den Parameter Zeile leer und schließt sie als Matrixformel ab, so erhält man als Ergebnis eine Liste mit allen Zellen der zweiten Spalte.

Gibt man diese Formel im Gültigkeitsdialog ein, so wird weder das =-Zeichen noch die sonst üblichen Matrix-Klammern benötigt, es genügt die Angabe:
INDEX(B10:D20;;2).

Ein Beispiel findet sich im Abschnitt Beispiele weiter unten.

3. Eingabehilfen

Im Register Eingabehilfen kann ein Text hinterlegt werden, der eingeblendet wird, sobald der Cursor sich in der Zelle mit der entsprechenden Gültigkeitsprüfung befindet.

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4. Fehlermeldung

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Im Register Fehlermeldung wird einerseits die Aktion definiert, die bei einer ungültigen Eingabe erfolgen und andererseits, ob eine Fehlermeldung ausgegeben werden soll. Die Fehlermeldung kann auf Wunsch an dieser Stelle definiert werden. Wird keine eigene Fehlermeldung erfasst, erscheint eine Standard-Messagebox

5. Beispiele

5.1. Verweis auf einen Datums- oder Zeit-Wertebereich

Wenn ein Wertebereich auf eine Zeile/Spalte mit Zeit- oder Datumswerten verweist, so zeigt das entsprechende Auswahlfeld Dezimalwerte statt formatierter Zeit- oder Datumsangaben.
Ab OOo-Version 3.2 wird das standardmäßige Datums- bzw. Zeitformat für die Anzeige im DropDown-Feld benutzt.

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Dies kann man vermeiden, wenn man bei der Kriteriendefinition dem Wertebereich ein Datumsformat zuweist. Man benutzt dazu die Funktion TEXT, wobei diese Umwandlung in ein Textformat nur die Anzeige im DropDown-Feld betrifft, die Werte, die daraus in die Zelle übernommen werden, übernehmen das aktuelle Zellformat.

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5.2. Aktueller Buchungsmonat für Haushaltsbücher, Buchhaltungsjournale

Im Beispiel sollen nur Datumseingaben aus dem aktuellen, dem vorangegangenen und dem folgenden Monat zulässig sein.

Das von- und das bis-Datum müssen also per Formel ermittelt werden. Man könnte dazu zwei Zellen innerhalb der Tabelle benutzen, hier wird jedoch vorgeschlagen, dafür die Funktion NamenFürZellen zu benutzen.

Über Einfügen → Namen → Festlegen wird dem Namen "von" als Inhalt zugeordnet:
MONATSENDE(HEUTE();-2)+1
dem Namen "bis":
MONATSENDE(HEUTE();1)

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Wenn Sie versuchen, ein Datum zu ändern, das weiter zurückliegt und daher nicht der aktuellen Gültigkeitsregel entspricht, lehnt das Programm dies ab und hält am alten Stand fest. Damit hat man also auch ein einfaches Mittel, um versehentliches Überschreiben zu verhindern.

Im Dialog Daten → Gültigkeit werden dann diese Namen als Kriterium zwischen eingetragen

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5.3. Voneinander abhängige Gültigkeitsbereiche

5.3.1. Eine Spalte lokalisieren und deren Inhalt verwenden

Im folgenden Beispiel wird in einer ersten Zelle eine Produktkategorie ausgewählt und in einer zweiten Zelle soll eine dazu passende Artikelauswahl angeboten werden.

Die Produkte sind in einer Tabelle ($D$3:$F$23) gespeichert und die Kategorien bilden die Spaltentitel in der Zeile$D$2:$F$2. Um die Kategorie zu wählen lautet daher der Zellbereich, der im Gültigkeitsdialog einzugeben ist: $D$2:$F$2.

Die Matrixformel, mit welcher man beispielsweise alle Zeilen der zweiten Spalte der Tabelle auflisten würde, lautet:

{=INDEX($D$3:$F$23;;2)}

Die Bestimmung der richtigen Spalte erfolgt mit der Funktion VERGLEICH(). Die Gültigkeitsdefinition lautet daher:

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Diese Gültigkeitsprüfung liefert diese Auswahl:

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5.3.2. Einen Auszug aus einer Spalte erstellen und weitere Details anzeigen

In diesem Beispiel ist die Tabelle, aus der die Gültigkeitsprüfung gespeist wird, anderes aufgebaut als im vorangegangenen Beispiel. Die Warenkategorien befinden sich nicht klar getrennt in verschiedenen Spalten, sondern folgen unsortiert in dere gleichen Spalte aufeinander.

Im vorigen Beispiel enthielten die Spalten, welche für die Anzeige der Gültigkeitsliste herangezogen wurden, eindeutige Listeneinträge, jeder Eintrag kam nur genau einmal vor.
Dies ist aber nicht Voraussetzung. Wählt man im Gültigkeits-Dialog die Option Einträge aufsteigend sortieren, so werden in der Gültigkeitsliste die Wiederholungen unterdrückt.
Im nebenstehenden Beispiel steht als Bereich für die Gültigkeitsprüfung in A4: $C$3:$C$100

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Dies ermöglicht ebenfalls eine mehrstufige Auswahl, die Formel für die Gültigkeitsprüfung in B4 lautet in dem Fall:

=WENN($C$3:$C$100=A4;$D$3:$D$100

Im nebenstehenden Beispiel erscheint der Begriff Bohrschrauben mehrmals, obwohl aufsteigend sortieren gewählt wurde. Der Grund liegt darin, dass in einem Fall nach dem Wort "Bohrschrauben" noch ein Leerzeichen in der Zelle steht, die Werte also nicht gleich sind, obwohl es so aussieht. Da dies eine recht häufige Fehlerquelle darstellt, habe ich das Beispiel so stehen lassen.

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KategorieTipps KategorieCalc

  1. Man kann den Komfort und die Flexibilität noch erhöhen, indem man NamenFürZellen verwendet und diese Namen statt fixer Adressen im Gültigkeits-Dialog angibt. (1)


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28