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Eine TabellenKalkulation unterscheidet sich beim Thema Drucken grundsätzlich von anderen Office-Modulen. In einem TextDokument oder einer Präsentation ist neben dem Inhalt auch die gestalterische Aufbereitung von Anfang an an irgendein Seitenformat gebunden. Ebenfalls wird bei Textdokumenten oder Präsentationen (von wenigen Ausnahmen abgesehen, siehe DruckenJaOderNein) auch davon ausgegangen, dass alles, was im Dokument enthalten ist, auch auf dem Ausdruck erscheinen soll. Die Inhalte dieser Dokumente werden also ab dem Start der Erfassung schon dem gewählten Seitenformat quasi untergeordnett.

Bei einer Tabellenkalkulation ist das anders. Bei der Anlage einer Tabelle wäre eine Einschränkung durch ein Seitenformat in vielen Fällen fatal. Wenn man ein neues Tabellendokument eröffnet, erhält man daher nicht einen auf ein Papiermaß abgestimmten Arbeitsbereich, sondern kann seine Tabelle zunächst (fast) unbegrenzt nach rechts oder unten ausdehnen. Die Seitenaufbereitung geschieht daher immer erst beim Starten des Druckvorganges bzw. beim Wechsel in die Seitenansicht (Datei → Seitenansicht) oder die Seitenumbruch-Vorschau (Ansicht → Seitenumbruch-Vorschau). Wenn man sich das einmal klar gemacht hat, wird auch verständlich, warum man die Seitenaufbereitung des Dokumentes oft nicht grundsätzlich dem Programm überlassen kann, sondern in manchen Fällen händisch eingreifen muss.

1. Zeilen/Spalten/Tabellen ein/ausblenden

Eine Möglichkeit, Inhalte aus der Anzeige und damit auch vom Druck auszuschließen besteht im Ausblenden. Über Format → Tabelle, Format → Zeile, Format → Spalte, erhält man die Option ausblenden. Für Zeilen und Spalten ist diese Option auch im KontextMenü enthalten, wenn man ausgewählte Spalten im Spaltenkopfbereich bzw. Zeilen in der Zeilennummernkolonne mit der rechten Maustaste anklickt.

2. Auswahl drucken

Wenn man einen markierten – zusammenhängenden - Bereich drucken will, kann man im Druckdialog (Datei → Drucken…) die Option Auswahl aktivieren. Hat man mehrere Zellbereiche durch Mehrfachselektion markiert, so wird beim Drucken mit der Option Auswahl ab derjenigen Zelle gedruckt, die (von allen ausgewählten) am weitesten links oben steht, bis und mit zur letzten (von allen ausgewählten) rechts unten. Auch die dazwischen liegenden, nicht ausgewählten Zellen werden gedruckt (es sei denn, die Zellen wurden im Zellformat für den Ausdruck gesperrt).

3. Einzelne Tabellenblätter drucken, Leerseitenausgabe unterdrücken

Im Druck-Dialog gibt es den Button Zusätze.

Über diesen gelangt man zu den Optionen Nur ausgewählte Tabellen drucken und Ausgabe leerer Seiten unterdrücken.

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Diese Einstellungen kann man auch unter Extras → Optionen… → OpenOffice Calc → Drucken als Voreinstellung aktivieren.

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4. Druckbereiche

Pro Tabellenblatt kann ein Druckbereich definiert werden. Dies geschieht unter Format → Druckbereiche → Festlegen. Wenn in einem TabellenDokument Druckbereiche definiert sind, so werden immer nur diese gedruckt. (Wenn also auf dem Ausdruck eines fremden Dokumentes, das man zugeschickt bekam, Teile fehlen, sollte man überprüfen, ob diese Datei Druckbereichsdefinitionen enthält.)

Der Druckbereich eines Tabellenblattes kann sich aus mehreren Zellbereichen zusammensetzen. Man kann ihn jederzeit über Format → Druckbereiche → Hinzufügen erweitern. Oder man markiert mehrere Zellbereiche gemeinsam und ruft dann das Druckbereich-Menü auf, dann werden sämtliche ausgewählten Zellbereiche übernommen.

Man kann Druckbereiche auch direkt bearbeiten: Format → Druckbereiche → Bearbeiten. Dieser Dialog bezieht sich immer auf das gerade aktive Tabellenblatt.

Im Feld Druckbereich hat man hier noch weitere Auswahlmöglichkeiten.

-keiner-

Das Tabellenblatt wird auf nicht drucken gesetzt. Lediglich wenn alle Tabellenblätter diese Eigenschaft haben, werden sie beim Drucken so behandelt, als wäre ganze Tabelle gesetzt. Sobald man aber für irgendein anderes Tabellenblatt einen Druckbereich setzt, werden alle nicht drucken-Tabellenblätter auch tatsächlich nicht gedruckt.

-ganze Tabelle-

Es wird nicht wirklich das „ganze“ Tabellenblatt geruckt, sondern es wird automatisch ein möglichst kleines Rechteck ermittelt, das alle tatsächlich benutzten Zellen enthält. Dabei werden leere Zellen, die eine Hintergrundfarbe oder eine Umrandung haben sowie Zellen mit Notiz, als „benutzt“ angesehen, ebenso Zellen, vor denen sich Diagramme, Zeichenobjekte oder Formular-Steuerelemente befinden.

-Selektion-

Dies dient dazu, die im Tabellenblatt markierten Bereiche in die Eingabezeile des Dialogs zu übernehmen. Später wird für den Eintrag dann benutzerdefiniert angezeigt.

-benutzerdefiniert-

Der in der Eingabezeile sichtbare Druckbereich wird benutzt. Er enthält eine mit Semikolon getrennte Liste von Zell- und Zellbereichsadressen. Die Reihenfolge der Einträge entspricht der späteren Reihenfolge der Ausdruckseiten.

Name eine Druckbereichs

Wenn Sie unter Einfügen → Namen → Festlegen durch Markieren von Druckbereich bei Zusätze den Druckbereich benannt haben, wird der Name hier in der Liste aufgeführt und kann einfach ausgewählt werden. Es wird dann die entsprechende Zellbereichsadresse eingetragen.

Beim Drucken eines Tabellenblattes, dessen Druckbereich sich aus mehreren nicht zusammenhängenden Zellbereichen zusammensetzt, wird jeder ausgewählte Zellbereich auf ein neues Blatt gedruckt. Die Reihenfolge entspricht der Anordnung in der Liste.

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Druckbereiche lassen sich besonders einfach in der Seitenumbruch-Vorschau bearbeiten. Dort stehen im KontextMenü folgende Befehle zur Verfügung:

Druckbereich festlegen. Die markierten Zellbereiche werden als Druckbereich eingetragen. Ein eventuell schon vorhandener Druckbereich wird gelöscht.

Druckbereich hinzufügen. Die markierten Zellbereiche werden an einen schon vorhandenen Druckbereich angehängt bzw. erstmalig festgelegt, wenn noch kein Druckbereich existierte. Dubletten werden nicht entfernt.

Druckbereich aufheben. Der vorhandene Druckbereich wird gelöscht und das Tabellenblatt wird auf nicht drucken gesetzt. Dies entspricht der Einstellung keiner aus dem Dialog.

Anders als im Dialog beziehen sich die Befehle hier ‒ und ebenfalls die entsprechenden Befehle im Menü Format ‒ auf alle ausgewählten Tabellenblätter, nicht nur auf das gerade aktive.

In der Seitenumbruch-Vorschau lassen sich Druckbereiche mit der Maus ändern. Ziehen Sie einfach mit der Maus die Begrenzungslinie auf die gewünschte Position. Um einen Druckbereich zu löschen, ziehen Sie die Begrenzungslinie über die gegenüberliegende Seite hinaus. Ein Verschieben des Druckbereichs ist nicht möglich. Auch diese Operationen beziehen sich auf alle ausgewählten Tabellenblätter.

5. Wiederholungszeilen, Wiederholungsspalten

Manchmal möchte man anstatt der (oder zusätzlich zur) Überschrift, die man im Seitenformat festlegen kann, Zeilen direkt aus der Tabelle als KopfZeilen für alle Seiten übernehmen. Das Gleiche gilt für Spalten, wenn eine Tabelle in der Breite über mehrere Druckseiten reicht.

Unter Format → Druckbereiche → Bearbeiten kann man eine oder mehrere Tabellenzeile(n) bzw. -spalte(n) festlegen, die dann auf jeder neuen Seite oben (Zeilen) bzw. links (Spalten) gedruckt werden.

Obwohl man diese Definition im Druckbereich-Dialog vornimmt, ist es nicht zwingend nötig, auch einen Druckbereich festzulegen. Wenn das Feld Druckbereich leer bleibt, wird entsprechend der weiteren Einstellungen die ganze Tabelle, das ganze Dokument oder eine Auswahl gedruckt.

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6. Siehe auch


KategorieCalc KategorieHowto


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