SO5.2 SO6 OOo1.1 OOo2

Eine Dokumentvorlage (engl. template) ist eine Datei, die für das Erzeugen neuer Dateien verwendet werden kann: Beim Öffnen wird eine 1:1-Kopie der Dokumentvorlage erzeugt und geöffnet, sodass einerseits die Vorlage unverändert bleibt, andererseits alle Inhalte (z.B. Briefkopf) aus der Vorlage in das normale Dokument übernommen werden. Dieser Artikel beschreibt das Erstellen, Nutzen und Verwalten solcher Dokumentvorlagen.

1. Bestandteile einer Dokumentvorlage

Eine Dokumentvorlage kann folgendes enthalten:

• selbst erstellte oder abgeänderte, mitgelieferte FormatVorlagen; im Modul Writer also AbsatzVorlagen, ZeichenVorlagen, RahmenVorlagen, SeitenVorlagen und ListenVorlagen.

• Makros

• alle Art Text und Objekte, die in normalen Dokumenten vorhanden sein können

• selbst definierte FeldBefehle wie z.B. NummernKreise

• Einstellungen für Menüs

AutoTexte sind nicht in den Dokumentvorlagen enthalten, sondern werden in einer separaten Datei gespeichert und stehen immer in allen Dokumenten zur Verfügung.

Einträge unter Datei → Eigenschaften sind zwar möglich, werden aber nicht (alle) in das auf Grund dieser Vorlage erstellte Dokument übernommen. Sie können jedoch eingesetzt werden, um dem Benutzer Informationen über die Dokumentvorlage zu geben.

2. Dokumentvorlage herstellen und bearbeiten

Zunächst wird ein gewöhnliches Dokument erstellt, das alles Gewünschte enthält. Dann wird dieses als Dokumentvorlage abgespeichert. Dazu gibt es zwei Wege:

• Beim Abspeichern wird als Dateityp der zum Dokumenttyp passende Vorlagentyp ausgewählt. Als Speicherort kann ein beliebiger Ordner gewählt werden. Aber nur, wenn dieser Ordner auch bei Pfade → Dokumentvorlagen (s.u.) eingetragen ist, kann man ein neues Dokument auf Grund dieser Vorlage so erstellen, dass es mit der Vorlage verknüpft ist.

• Das Dokument wird mit Datei → Dokumentvorlage → Speichern… abgelegt. Dabei erhält man zum Einordnen nicht die tatsächlichen Dateiverzeichnisse angeboten, sondern die Kategorien (s.u.) der Dokumentvorlagen.

Es ist sehr wichtig, sich den Namen der Vorlage genau zu überlegen. Wenn er nachträglich geändert wird, finden die damit erstellten Dokumente ihre Vorlage nicht mehr und die Verknüpfung wird sinnlos.

Dokumentvorlagen besitzen bis zu der Version OOo1.1.X die Dateiendung st* (StarOffice Template) und ab der Version OOo2 die Dateiendung ot* (OpenDocument Template).

Auch zum Bearbeiten einer schon vorhandenen Datei gibt es verschiedene Wege:

• Datei → Dokumentvorlage → Bearbeiten…

• Unter Windows kann man aus dem KontextMenü der Datei den Eintrag Öffnen benutzen.

• Man wählt im Dialog „Vorlagen und Dokumente“ (s.u.) die Vorlage aus und klickt dann auf die SchaltFläche Bearbeiten.

3. Dokumentvorlage benutzen

Um ein Dokument auf Grund einer Vorlage zu erstellen, gibt es die Wege

• Datei → Neu → Vorlagen und Dokumente

• Strg+n oder Datei → Neu mit Vorlage. Der Menüeintrag muss jedoch erst über Extras → Anpassen hinzugefügt werden.

• SchaltFläche „Neu mit Vorlage“ . Die Schaltfläche muss jedoch erst über Bearbeiten der Symbolleiste aktiviert werden.

• Eintrag „Aus Vorlage“ im Schnellstarter

• Programmaufruf mit Parameter soffice.exe .uno:NewDoc

Bei all diesen Wegen gelangt man zum Dialog „Vorlagen und Dokumente“

Ein auf diese Weise erstelltes Dokument enthält die Information, welche Dokumentvorlage ihm zu Grunde liegt. Diese Information wird in den Dokumenteigenschaften im Register Allgemein angezeigt. Wird später die Dokumentvorlage geändert, wird man beim Öffnen des Dokuments gefragt, ob man die Änderungen für das Dokument übernehmen möchte. Wird die Dokumentvorlage beim Öffnen des Dokuments nicht gefunden, kann man die Beziehung zur Dokumentvorlage auflösen.

Die Information, welche Dokumentvorlage mit dem Dokument verknüpft ist, lässt sich bei TextDokumenten auch in das Dokument einfügen. Dazu dient der FeldBefehl Dokumentvorlage im Feldbefehl-Register Dokument.

Wenn man auf eine Dokumentvorlage einen Doppelklick durchführt oder in Datei → Öffnen eine Dokumentvorlage auswählt, wird ein neues Dokument auf Grundlage dieser Vorlage erstellt. Dieses besitzt allerdings nicht die Information, welche Dokumentvorlage benutzt wurde.

Es ist in der Benutzeroberfläche nicht möglich, bei einem Dokument nachträglich die Information zu ändern, welche Dokumentvorlage ihm zu Grunde liegt. Für solche Änderungen ist ein Makro oder ein direktes Editieren im Quelltext des Dokumentes erforderlich.

4. Organisation im Dateisystem

Die mitgelieferten Dokumentvorlagen (nur StarOffice) befinden sich im InstallationsVerzeichnis im Ordner share\template\german\. Eigene Dokumentvorlagen werden standardmäßig im BenutzerVerzeichnis im Ordner template erwartet. Welche Ordner OpenOffice.org für Vorlagen tatsächlich benutzt, wird festgelegt unter Extras → Optionen → OpenOffice.org → Pfade → Dokumentvorlagen. Dort können mehrere Verzeichnisse eingetragen werden.

Die Dokumentvorlagen sind in Kategorien eingeteilt.

• Vorlagen, die direkt in den unter Extras → Optionen → OpenOffice.org → Pfade → Dokumentvorlagen angegebenen Verzeichnissen liegen, werden in der Kategorie Standard (ab Version 2 Meine Vorlagen) angezeigt.

• Vorlagen, die in einem Unterordner liegen, werden in einer Kategorie angezeigt, die dem Namen des Unterordners entspricht. Dabei werden die Vorlagen aus den Ordnern mit englischem Namen aus share\template\german\ und die Vorlagen aus den entsprechenden Ordnern mit deutschem Namen gemeinsam in einer Kategorie mit deutschem Namen angezeigt. Zum Beispiel werden die Vorlagen aus share\template\german\educate\ und die Vorlagen aus user\template\Bildung zusammen in der Kategorie Bildung aufgelistet (nur StarOffice).

• Vorlagen, die in einem Unter-Unterordner liegen, werden überhaupt nicht angezeigt. Auch ist es nicht möglich Unter-Kategorien einzurichten.

In der Dokumentverwaltung und im Dialog „Vorlage und Dokumente“ werden die Dokumentvorlagen mit ihrem Titel angezeigt, der bei Datei → Eigenschaften eingetragen wurde. Nur wenn dieses Feld leer ist, wird der Dateiname benutzt.

Wenn eine Dokumentvorlage unter Datei → Dokumentvorlage → Speichern in eine Kategorie gespeichert wird, zu der mehrere Pfade gehören, wird der Pfad genommen, der als letztes unter Extras → Optionen → OpenOffice.org → Pfade → Dokumentvorlagen eingetragen ist.

5. Hierarchischer Aufbau von Dokumentvorlagen

Im geschäftlichen Umfeld kommt es oft vor, dass eine ganze Reihe von Vorlagen benötigt werden, die sich nur durch kleine Abweichungen unterscheiden. Da lohnt sich die Überlegung, eine Art Muttervorlage zu erstellen, die als Basis aller von ihr abgeleiteten Vorlagen dient. Wenn sich dann Grundsätzliches ändert, wie die Schriftart oder ein fest eingefügtes Logo, eine Kopfzeilen-Adresse o.ä., muss nur die Muttervorlage angepasst werden. Bei allen abgeleiteten Vorlagen genügt es, sie im Bearbeitungsmodus zu öffnen und die Frage, ob die Änderungen übernommen werden sollen, zu bejahen.

Was dabei beachtet werden muss: Jede Vorlage "kennt" Ihren Vorgänger, wodurch eine mehrstufige Hierarchie erreicht werden kann. Das funktioniert aber nur, wenn die Vorlagenbearbeitung über Datei → Dokumentvorlage erfolgt. Wählt man den Weg Datei → Speichern unter… → Dateityp: Vorlage, so wird die Hierarchie unterbrochen, was natürlich auch nützlich sein kann, wenn man diesen Weg bewusst wählt.

Ein Makro, welches alle Vorlagen in einer Hierarchie aktualisiert, ist hier beschrieben: HierarchischeDokumentvorlagenAktualisieren

6. Die Standard-Dokumentvorlage

Für jedes Modul gibt es eine Standard-Dokumentvorlage, die immer verwendet wird, wenn man beim Erstellen eines Dokumentes lediglich den Dokumenttyp angibt ohne eine besondere Vorlage zu spezifizieren. Diese Standard-Dokumentvorlagen können nicht geändert werden. Aber man kann jede beliebige selbst erzeugte Vorlage zur Standardvorlage eines Moduls erklären:

Datei → Dokumentvorlage → Verwalten, die gewünschte Vorlage auswählen und über die SchaltFläche Befehle als Standardvorlage setzen.

Sollte etwas mit der eigenen Dokumentvorlage schief gehen, kann man auf dem gleichen Weg die Original-Standardvorlage wieder aktivieren.

7. Siehe auch

• VorlagenKatalog - Verwalten von Dokumentvorlagen

• WriterVorlagen – Fertige Vorlagen zum Herunterladen

• FormatVorlagen

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