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1. dBase-Datenbank für den Writer erzeugen

1.1. Besonderheiten einer Datenbank-Lösung

Alleine durch die Auswahl des Dateityps beim Abspeichern einer Calc-Tabelle kann eine einfach zu handhabende Datenbank im "dBase"-Format erzeugt werden. Dabei entsteht dann eine echte Datenbank mit all ihren Vorteilen.

Eine wichtige Voraussetzung zum Verständnis der Vorgänge, die sich dabei abspielen, ist, dass das, was auf dem Monitor verarbeitet wird, immer nur eine Calc-Datei ist. Erst beim Abspeichern wird nämlich die Datenbank generiert. Wird die Datenbank für größere Änderungen wieder auf den Bildschirm geladen, öffnet sie sich wieder als Calc-Tabelle und kann auch mit den Werkzeugen der TabellenKalkulation bearbeitet werden.

Im abgespeicherten dBase-Format (DatenBank) werden die Datensätze in der Reihenfolge der Eingabe aneinander gereiht, d.h. die Datenbank selbst ist nur der "Lieferant" der Daten, die durch den Writer ausgewertet werden können. Die Datenbank verwaltet also nur die einzelnen Datenfelder, die ohne weitere Formatierung nacheinander in den Daten-File eingetragen werden. Wie eine dBase-Datenbank aussieht, kann man recht gut sehen, wenn man eine solche Datenbank einmal mit einem Editor öffnet.

Die spätere dBase-Datei wird mit Calc vorbereitet. Beim Abspeichern werden nur die Eingaben in die Datenbank konvertiert. Es werden dabei sinnvollerweise nur die nach vorgegebenen Regeln eingegebenen Daten übernommen, alles andere geht beim Abspeichern verloren. Deshalb sollten Anfänger auch ihre Dateien einmal als Calc-Datei und anschließend als dBase-Datei abspeichern, um so Fehler gegebenenfalls ohne Mehrarbeit beheben zu können.

1.2. Vorgehen

Zunächst wird eine neue Tabelle erzeugt (Datei -> Neu -> Tabellendokument). Die neue Tabelle wird standardmäßig mit drei Tabellenblättern angelegt. Für unsere neue dBase-Datenbank ist jedoch nur ein Tabellenblatt zulässig.

In der ersten Tabellenzeile werden anschließend die späteren Datenfelder definiert. Diese Felder werden nach Abspeichern als dBase-Datei als Datenfeldbezeichnungen ausgewertet.

Jedes Datenfeld erhält einen eindeutigen Namen. Es empfiehlt sich, bei verschiedenen Datenbanken gleichbedeutenden Datenfeldern auch dieselben Namen zu geben.

Außerdem muss festgelegt werden, ob ein Datenfeld später ein Textfeld, ein Zahlenfeld oder ein Datumfeld werden soll und wie viele Zeichen in das Datenfeld aufgenommen werden dürfen (Länge des Datenfeldes).

Dafür gibt es Regeln:

Bei der Erstanlage einer Datenbank kann es sehr hilfreich sein, alle bekannten Datensätze schon im Calc-Format einzugeben. Ist z.B. der Wohnort in den Datensätzen einer Adressdatenbank weitgehend derselbe, lässt sich das mit Markieren und Ziehen arbeitssparend erledigen.

Nachdem das Kalkulationsblatt (TabellenKalkulation) fertig bearbeitet ist, wird es als dBase-Datei abgespeichert und die Datenbank anschließend nach Anmeldung im Datenbankbrowser (F4) des Writer als DatenQuelle zur Verfügung gestellt.

Ab Version OOo2.0 muss zunächst zu der dBase-Datenbank eine Datenbankdatei erstellt werden (Endung odb) und diese muss dann registriert werden. Das Vorgehen ist in DatenquellenRegistrieren beschrieben.


-- DieterBöser 2004-06-12 15:58:50

KategorieBase KategorieCalc KategorieWriter


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