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Im Menü Daten steht mit dem DatenPiloten ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, welches es erlaubt, Datentabellen so aufzubereiten, dass dabei KreuzTabellen entstehen, deren Zeilen- und Spaltenaufteilung beliebig variiert werden kann; Daten können unter verschiedensten Gesichtspunkten zusammengezogen werden und aus unübersichtlichen Listen kann man „Betrachtungspaare“ entstehen lassen, zu denen je nach Wunsch Summen, Mittelwerte, Minima/Maxima usw. ermittelt werden können.

1. Das Beispiel

Als Beispiel benutzen wir eine Absatztabelle eines Landwirtschaftsbetriebes.1

Jede Lieferung wird als eine Tabellenzeile erfasst und neben den Spalten mit den Verkaufsdetails wird noch eine Formelspalte geführt, welche aus dem Verkaufsdatum den Monat im Textformat ausgibt, was später eine Auswertung pro Monat erlaubt.

Für die Erfassungsspalten wurde jeweils ein Gültigkeitsbereich (Daten → Gültigkeit) definiert, der die Datenerfassung vereinfacht und dafür sorgt, dass keine Tippfehler die Auswertungsergebnisse verfälschen können.

Es erleichtert übrigens die Datenerfassung auch, wenn man die Zeile mit den Spaltentiteln fixiert (Fenster → Fixieren): die Titelzeile bleibt dadurch immer stehen, auch wenn man in der Datentabelle weiter als bis zum unteren Fensterrand scrollt.

1.1. Der Datenbereich

Mit Datenbereichen lässt es sich einfacher arbeiten, wenn man sie mit einem Namen versieht (Daten → Bereich festlegen) und sie von Anfang an groß genug definiert. In unserem Beispiel wurden die gesamten Datenspalten in den Bereich Abgaenge aufgenommen: $Vertrieb.$A$1:$G$65534

1.2. Der Datenpilot

Dieser Bereich wird nun markiert, am einfachsten über Daten → Bereich auswählen. Und nun wird der DatenPilot aufgerufen:
Daten → Datenpilot → Aufrufen…, Option Aktuelle Selektion.

datenpilot.png

1.2.1. Die Datenpilotbereiche, die den Aufbau der Ergebnistabelle festlegen

Zunächst wollen wir eine grobe Übersicht:
Die monatlichen Gesamtmengen pro Warenklasse.

Dazu wird das Feld Monat in den Bereich Spaltenfelder gezogen und das Feld Klasse in den Bereich Zeilenfelder (DragAndDrop).

Als Wert, der zu diesen Kategoriepaaren jeweils zu ermitteln ist, ziehen wir das Feld Menge in den Bereich Datenfelder. Standardmäßig wird für dieses Feld die Summe berechnet, man kann es jedoch anklicken und mit der SchaltFläche Optionen andere Berechnungen wie z.B. den Durchschnitt wählen.

datenpilot_felder.png

Bevor wir die Eingaben mit OK bestätigen, passen wir noch einige Zusätze an unsere Bedürfnisse an (auf die gleichnamige Schaltfläche klicken):

datenpilot_zusaetze.png

Vor allem soll die Ausgabe der PivotTabelle nicht innerhalb der Datentabelle liegen, sondern in einem eigenen Tabellenblatt. Außerdem sollen Leerzeilen nicht berücksichtigt werden, da die Selektion, welche unserer Pivottabelle zugrunde liegt, größer ist als der tatsächlich ausgefüllte Datenbereich. Ein Filter ergänzt die Pivottabelle um eine Schaltfläche, welche eine Selektion der zu berücksichtigenden Datenzeilen erlaubt.

dp04.gif

1.2.2. Mehrere Ergebnisse

Wenn pro Auswertungspaar mehr als ein Ergebnis benötigt wird, klickt man auf das entsprechende Feld im Bereich Datenfelder, drückt die SchaltFläche Optionen und wählt per Mausklick bei gleichzeitig gedrückter SHIFT- oder CTRL-Taste die benötigten Ergebnisvarianten

dp34.png

Einen kleinen Schönheitsfehler hat die Sache: es wird für alle ermittelten Werte die gleiche Einheit verwendet. Dies läßt sich auch nicht - oder nur verübergehend - mit einer bedingten Formatierung korrigieren, da der DatenPilot diese bei jeder Aktualisierung entfernt.

dp35.png

1.2.3. Datenpilot-Tabelle formatieren

Der DatenPilot verwendet für die Ergebnistabelle verschiedene ZellVorlagen, mit denen das Aussehen der Tabelle beeinflußt werden kann.
Will man weitere Zellvorlagen oder eine bedingte Formatierung benutzen, so muss man die Zuordnung nach jeder Aktualiserung des Datenpiloten wiederholen.

dp36.png

1.3. Details ein- und ausblenden

Bei den Zusätzen hatten wir die Option Drilldown zu Details zulassen aktiviert. Dies erlaubt nun folgende Verfeinerung:

In den Zeilenbezeichnungen und Spaltentiteln öffnet ein Doppelklick auf eine Kategorie (in diesem Beispiel: „Tierfutter“) ein Auswahlfenster, über das weitere Felder angeboten werden.

detail_einblenden.png

Nach Auswahl eines Feldes erhalten wir die entsprechenden Unterkategorie-Zahlen.

Ein erneuter Doppelklick blendet die Unterkategorien wieder aus.

dp06.gif

1.4. Weitere Auswahlmöglichkeiten

1.4.1. Seitenfelder

Spaltentitel, die in den Bereich Seitenfelder gezogen werden, ergeben Auswahlfelder, über welche die Satzauswahl reduziert werden kann.

Der Unterschied zwischen dem Filter und den Seitenfeldern ist vergleichbar mit dem Unterschied zwischen Standard- und Autofiltern: im einen Fall kann man bis zu drei Kriterien mit UND-/ODER-Operatoren verknüpfen, im anderen Fall erhält man DropDown-Felder zur Auswahl eines konkreten Wertes.

datenpilot_seitenfelder.png

dp08.gif

1.4.2. Weitere Gruppierungen

In unserem Beispiel haben wir zusätzlich zur Datumsspalte eine Formelspalte definiert, in der der zugehörige Monat aufbereitet wurde. Dies ist aber nicht unbedingt notwendig, der Datenpilot kann auch flexibel mit Datums- oder Zeitwerten umgehen. Wir erstellen eine Pivottabelle, in der das Datum als Zeilenfeld definiert wird, was zunächst eine entsprechend lange Ausgabetabelle ergibt:
dp20.png

Nun setzt man den Cursor in eines der Datumsfelder und ruft Daten → Gliederung → Gruppierung… auf:

datengruppierung.png

Im folgenden Eingabefenster wählt man die Art der Gruppierung, im vorliegenden Fall Monat:
dp22.png

Das Ergebnis ist eine Tabelle, in der aus den Datumszeilen Total-Zeilen pro Monat erscheinen:
dp23.png

Es können auch mehrere Stufen ausgewählt werden, z.B. Quartal und Monat:
dp24.png

1.4.3. Teilergebnisse

Wenn eine mehrstufige Gliederung vorhanden ist - sei es, weil bei der Definition im Datenpiloten mehrere Felder z.B. in den Zeilenbereich gezogen wurden oder weil eine Datumsspalte wie oben beschrieben zu Quartalen und Monaten verdichtet wurde - lassen sich dafür Teilergebnisse ausgeben.

Dazu setzt man beim Definieren des Datenpiloten den Cursor auf das entsprechende Kategoriefeld (z.B. auf Klasse im Bereich Zeilenfelder), klickt auf Optionen und aktiviert Teilergebnisse automatisch bzw. Teilergebnisse benutzerdefiniert.

dp28.png

Nach Bestätigung mit OK werden bei jedem Kategoriewechsel Teilergebnisse zur Kategorie angezeigt (siehe rechts)

Das gleiche funktioniert auch mit Feldern aus dem Bereich Spaltenfelder (siehe unten)
dp31.png
Statt Teilergebnis-Zeilen erhalten wir hier Teilergebnis-Spalten.

dp29.png

Wenn, wie weiter oben beschrieben, Datumsspalten zu Monaten und Quartalen oder Jahren verdichtet wurden, so erhält man beim erneuten Aufrufen des Datenpiloten außer den Feldern aus den Spaltentiteln der Quelldatentabelle zusätzliche Felder wie Quaters (bei Quartalzusammenfassung) oder Years (bei jährlicher Zusammenfassung), für die man ebenso Teilergebnisse anfordern kann wie für die originalen Felder

dp30.png

1.4.4. Kategorieerkennung

Eine sehr praktische Option kann die Kategorieerkennung sein. Das folgende Beispiel benutzt die Datenbasis aus dem Beitrag Ertragszahlen. In der Datentabelle folgen Datensätze in der exakt gleichen Reihenfolge aufeinander. Daher sind die zwei Kategorie-Spalten Zeit und Art nicht bei jedem Datensatz ausgefüllt, sondern immer nur beim Wechsel:

dp25.png

Bei der Definition des DatenPiloten wird die Kategorie-Erkennung aktiviert (Daten → Datenpilot → Aufrufen… → Aktuelle Selektion, SchaltFläche Zusätze, Option Kategorieerkennung):

datenpilot-zusaetze-kategorieerkennung.png

Der Datenpilot ordnet die Datensätze dann automatisch den richtigen Kategorien zu:

dp27.png

2. Die Pivottabelle aktualisieren und/oder überarbeiten

Eine Datenpilot-Ausgabe ist eine einmalige Aufbereitung von Daten. Anders als Formeln in einer Zelle, die auf jede Datenänderung einer ihrer Bezugszellen reagieren, wird eine PivotTabelle nicht automatisch aktualisiert, wenn ihr Quellbereich verändert wird. Ähnlich wie bei Filtern muss die Aktualisierung jeweils veranlasst werden.

Dies geschieht mit der Option Aktualisieren im KontextMenü der Pivottabelle oder mit dem Aufruf Daten → Datenpilot → Aktualisieren (der Cursor muss sich dabei im Bereich der Pivottabelle befinden).

Damit bei einer "wachsenden" Datentabelle auch neu hinzugekommene Datensätze vom Datenpiloten erfasst werden, sollte der Datenbereich – wie weiter oben beschrieben – stets groß genug gewählt werden, ggf. durch Auswahl der gesamten Spalten (mit der Option Leerzeilen ignorieren vermeidet man bei einem "zu großen" Datenbereich unschöne Leerausgaben).

Sollen die Optionen für den Datenpiloten geändert werden, so geschieht dies auf gleichem Weg (im KontextMenü oder über das Menü Daten) mit der Auswahl Aufrufen. Auch die Option Löschen ist an gleicher Stelle zu finden.

3. Die Beispiele zum Download

4. Tipp: Flexibler Datenbereich

Von Diagrammen ist man gewöhnt, den Datenbereich nachträglich ändern zu können. Das ist bis anhin im Datenpiloten nicht möglich. Kommen neue Datenzeilen hinzu, die bei der ursprünglichen Selektion für den Datenpiloten nicht erfasst wurden, so werden diese in der PivotTabelle nicht berücksichtigt.

Bei der Erstellung einer Datenpilot-Tabelle kann man jedoch auch eine DatenQuelle statt eines Zellbereichs wählen. Wenn sich die PivotTabelle auf eine Datenquelle bezieht, wird bei der Aktualisierung jeweils die aktuelle Anzahl Datensätze berücksichtigt. Es kann sich daher anbieten, den Datenbereich in eine DatenBank auszulagern. Was nicht heißen muß, dass man dadurch auf Calc-Funktionalität verzichten muß.

Man kann bei der Erstellung einer Datenbank auch eine Verknüpfung zu einer Calc-Tabelle hinterlegen. Evtl. muß dann nach Änderungen in der Calc-Tabelle OpenOffice.org neu gestartet werden, damit die Datenbank den aktuellen Stand der verknüpften Calc-Tabelle einliest.

5. Siehe auch


KategorieCalc KategorieHowto

  1. Sollte sich ein Landwirt die Beispieldaten ansehen: bitte beachten, dass diese Daten nur ein Beispiel sein sollen und keinen Anspruch auf Realitätsnähe haben. :-) (1)


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28