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(./) SO8 OOo2

OpenOffice.org kann mit DatenBanken, Adressbüchern, TabellenDokumenten und Text-Dateien als Datenquellen arbeiten. Bevor ein Benutzer eine DatenQuelle einsetzen kann, muss sie bei diesem Benutzer registriert sein. Hier wird das nötige Vorgehen für die Version OpenOffice.org 2.0 beschrieben. Es hat sich gegenüber der Version 1.1 in einigen Teilen geändert.

1. Datenbankdatei

OpenOffice.org benutzt zum Speichern der Abfragen und Formulare sowie der Einstellungen, die zu einer Datenquelle gehören eine DatenBank-Datei (Dateiendung odb). Bei internen Datenbanken, also solchen, die mit der eingebauten HSQL database engine bearbeitet werden, enthält diese Datei noch zusätzlich die eigentlichen Daten.

Diese Datenbankdatei stellt das Bindeglied zwischen OpenOffice.org und der Datenquelle dar. Wenn mehrere Personen die Datenquelle benutzen sollen, muss diese Datei für jede der Personen zugänglich sein. Besitzt eine Person kein Schreibrecht auf diese Datei, kann sie keine Änderungen an den Daten durchführen.

2. Registrierung bei vorhandener Datenbankdatei

Wenn eine solche Datei schon vorhanden ist, können Sie mit Extras → Optionen… → Openoffice.org Base → Datenbanken die Datenquelle für sich registrieren. Wenn die Datenquelle im Fenster „Registrierte Datenbanken“ noch nicht aufgeführt ist, wird sie mit der SchaltFläche „Neu“ hinzugefügt. Im Dateiauswahl-Dialog werden Ihnen nur Dateien mit der Endung odb angeboten. Wenn Sie für die Suche auch die anderen Dateien sehen wollen, tragen Sie zunächst *.* als Dateiname ein.

Mit der Schaltfläche „Bearbeiten“ kann ein falscher Pfad korrigiert werden, mit der Schaltfläche „Löschen“ entfernen Sie eine Registrierung. Die Datenquelle selbst wird dadurch nicht verändert.

3. Registrierung bei nicht vorhandener Datenbankdatei

3.1. Interne Datenbank

Das erstmalige Anlegen einer internen OpenOffice.org-DatenBank ist im Artikel DatenbankErzeugen ausführlich beschrieben. Beim Erzeugen kann die Datenbank auch gleich registriert werden.

3.2. Externe Datenbank

Externe Datenbanken können nicht sofort benutzt werden, sondern es muss erst eine OpenOffice.org-Datenbankdatei erstellt werden. Dies geschieht mit Datei → Neu → Datenbank.

Im ersten Schritt des Datenbank-Assistenten wählen Sie Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen. Als nächstes wählen Sie den für Ihre DatenBank richtigen Typ. Eigentlich wird damit nicht der Datenbanktyp, sondern ein Protokoll oder eine Schnittstelle ausgewählt. Aber meist wird statt dessen von „Treiber“ gesprochen. Manche Datenbanken erfordern einen speziellen Treiber, manche können mit unterschiedlichen Treibern benutzt werden, was auch abhängig vom Betriebssystem sein kann.

Die dann folgenden Einstellungen hängen sehr vom Typ ab. Hinweise finden Sie in der Online-Hilfe (F1), im Datenbank-Projekt von OpenOffice.org, in den Informationen des Herstellers der Datenbanksoftware oder in den Informationen zu dem Treiber. Benutzen Sie als Suchbegriffe z.B. JDBC, ODBC, ADO und die Bezeichnung ihrer Datenbanksoftware.

3.3. Adressbuch

Viele Adressbücher können in OpenOffice.org als Datenquelle benutzt werden. Auch hier muss eine Datenbankdatei erstellt werden. Weil aber viele Benutzer sicher nicht wissen, in welcher Datei z.B. das Outlook-Adressbuch1 gespeichert ist, stellt OpenOffice.org dafür einen Assistenten bereit, der viele Typen häufig benutzter Adressbücher kennt. Sie erreichen ihn unter Datei → Assistenten → Adress-Datenquelle… Es lassen sich mit diesem Assistenten aber auch andere Formate als Adressdatenquelle registrieren, z.B. ein selbst angelegtes Tabellenblatt.

Die Adressbücher sind in OpenOffice.org schreibgeschützt. Sie können die Adressen zwar für Briefe, Etiketten u.ä. benutzen, aber nicht von OpenOffice.org aus ändern. Für Veränderungen am Adressbuch benötigen Sie weiterhin das zum Adressbuch gehörende Programm.

Für Windows® 2000/XP gilt:
Sowohl im Outlook-AdressBuch als auch im Windows-Systemadressbuch (Outlook Express) können von OpenOffice.org Base aus Datensätze hinzugefügt, geändert und gelöscht werden.

3.4. Tabellendokument

Sowohl Tabellen im Calc-Format als auch im Excel-Format können als Datenquellen registriert werden. Beim Benutzen als Datenquelle kann aber nur lesend auf diese Daten zugegriffen werden. Wenn Sie die Daten ändern wollen, müssen Sie das TabellenDokument wieder mit dem Modul Calc öffnen. Nachdem die Änderungen gespeichert sind, erscheinen sie nicht sofort in der DatenQuelle. Um diese zu aktualisieren schließen Sie die Verbindung zur Datenquelle und öffnen sie sie anschließend wieder.

3.5. Textdokument

Textdateien werden so aufgefasst, als ob sie CSV-Dateien (comma separated values) sind, auch wenn sie nicht die Dateiendung csv besitzen. Jede Zeile zählt als ein Datensatz und die Datenfelder ergeben sich aus der Einstellung für den Feldtrenner. TextDokumente, die in OpenOffice.org als Datenquelle registriert sind, können nicht mehr mit OpenOffice.org bearbeitet werden.

Textdateien, die als Datenquellen dienen sollen, müssen einen 8-Bit Zeichensatz benutzen. Unicode oder UTF-8 werden nicht richtig verarbeitet.

4. Links


KategorieBase

  1. Outlook muss mit der Option "Unternehmen oder Arbeitsgruppe", nicht mit der Option "Nur via Internet" installiert sein, damit es das Adressbuch über MAPI zur Verfügung stellt. (1)


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28