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(./) OOo2

Der Wunsch, fixen Text mit variablen Daten zu Mischen, kommt in verschiedenen Zusammenhängen vor. Beteiligt sind immer ein TextDokument und eine DatenBank.

1. Datenbank

Damit man aus einem OpenOffice.org-Dokument auf eine DatenBank zugreifen kann, muss diese als Datenquelle registriert sein. Ist dies der Fall, so kann man mit F4 in die DatenQuellen-Ansicht wechseln und auf die Datensätze zugreifen:

sb12.png

Die Datenquellen-Ansicht bringt auch gleich eine SymbolLeiste mit, über die man auf Sortier-, Filter- und Serienbrieffunktionen Zugriff erhält:

Tabellenansicht Standard OOo2

Je nach Version und/oder dem eingestellten IconSet können die Symbole unterschiedlich aussehen:

Tabellenansicht Crystal

Auch sind nicht immer alle enthaltenen Symbole aktiv. Z.B. stehen die Symbole für das Bearbeiten von Datensätzen nur zur Verfügung, wenn die ausgewählte Datenbank die Bearbeitung zuläßt (z.B. Bibliography) und die Optionen Daten in Text bzw. Daten in Felder setzen voraus, daß ein oder mehrere Datensätze ausgewählt wurden.

2. Serienbriefe

2.1. Serienbriefe mit dem Serienbrief-Assistenten erstellen

Seit Version 2 von OpenOffice.org gibt es einen Serienbrief-Assistenten, der in 8 Schritten (oder weniger) durch die Serienbrief-Erstellung führt.

sb14.png

Beim Erstellen der Briefinhalte kann dieser Assistent zwar nur standardisierte Serienbrief-Situationen abdecken, aber man kann ihn auch jederzeit wieder verlassen und das Dokument direkt bearbeiten, um z.B. zusätzliche WENN/DANN-Situationen einzubauen (und auch wieder an einer beliebigen Position im Ablauf des Serienbrief-Verfahrens auf den Assistenten zurückgreifen).

Im Unterschied zum traditionellen händischen Vorgehen (s. nächstes Kapitel) bietet der Serienbrief-Assistent die Möglichkeit, die Adressdatenbank direkt innerhalb des Serienbrief-Ablaufs zu erfassen und übernimmt in dem Fall auch gleich das Registrieren der neuen Adressdatei als Datenquelle.

Außerdem stellt er zusätzliche Features im Zusammenhang mit der Ausgabe in eine Datei und dem Email-Versand zur Verfügung.

2.2. Serienbriefe frei entwerfen

Sobald z.B. das Briefanrede-Schema vom Standard abweicht oder man sonstige spezielle WENN-DANN-Fälle berücksichtigen muss oder einfach wenn man grundsätzlich eine selbst erzeugte DokumentVorlage für Serienbriefe erstellen möchte, baut man seinen Serienbrief vielleicht lieber von Grund an selbst, ohne den Assistenten auf. (Dennoch kann man den Assistenten oder Teile davon jederzeit benutzen, um z.B. E-Mails zu versenden oder mehr Möglichkeiten bei der Ausgabe in eine Datei zu bekommen.)

In älteren OpenOffice.org-Versionen gibt es den Serienbrief-Assistenten in dieser Form nicht. In dem Fall muss man den Serienbrief ohnehin in Eigenregie erstellen.

3. Etiketten aus Datenbank-Inhalten

Das Beispiel AdressEtiketten lässt sich auch auf andere Anwendungen wie Artikel-Etiketten übertragen. Wenn Etiketten neben den variablen Daten aus der Datenbank auch noch fixe Inhalte enthalten, kann ein Blick auf die Seite EtikettenSparen interessant sein.

Eine ausführliche Beschreibung zum Thema Etiketten, die nicht auf die Anwendung im Zusammenhang mit Datenbanken beschränkt ist, findet sich auf der Seite EtikettenAssistent.

4. Datenbank-Berichte

4.1. Datenbankberichte direkt in Writer-Dokumenten erstellen

Etiketten sind eigentlich auch eine Form von Datenbank-Berichten. Man kann also ein Writer-Dokument ähnlich wie einen Etikettenbogen aufbauen, um Datenbankauszüge zu drucken. Beispiele finden Sie unter BerichteMitDemWriter.

5. Siehe auch


KategorieWriter KategorieHowto


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28