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Editieren

Wenn man unterschiedliche Textpassagen pro Empfänger(-gruppe) hat, kann man das z.B. mit FeldBefehlen vom Typ BedingterText, VersteckterText oder VersteckterAbsatz realisieren.

Bei längeren Textpassagen, die evtl. auch Objekte wie Tabellen oder Bilder enthalten, kann man mit Bereichen arbeiten, die je nach Situation ausgeblendet werden.

Im nachfolgenden Beispiel werden eine Art Textbausteine in der Calc-Tabelle hinterlegt, die auch als Adressdatenbank dient. Dies ist eine einfache Variante, wenn Texte immer mal wieder geändert werden müssen und daher nur einmal gespeichert, aber einfacher zu editieren sein sollten als innerhalb von FeldBefehlen. Es ist auch denkbar, auf diese Art Texte in eine Tabelle zu integrieren, die in Textdokumenten gespeichert sind.

1. Aufbau des Calc-Tabellendokumentes

Das Tabellendokument enthält neben der Tabelle mit den Adressdaten weitere Tabellen mit den Textbausteinen, z.B. je eine Tabelle für jeden Briefbereich, in dem unterschiedliche Textbausteine vorkommen können. Im Beispiel arbeiten wir mit 4 Tabellen:

Die Textbaustein-Tabellen bestehen aus zwei Spalten, in der ersten Spalte steht eine eindeutige Nummerierung, in der zweiten Spalte stehen die Textbausteine. Für ein bequemes Arbeiten bekommt jede der Textbaustein-Tabellen einen Bereichsnamen, den wir der Einfachheit halber gleich wählen wie die Tabellennamen. Dazu die beiden Spalten mit den Textbaustein-Einträgen markieren und via Daten → Bereich festlegen die Namen zuweisen.

In der Adresstabelle erhält jeder Datensatz zwei zusätzliche Felder pro Textbaustein-Bereich1:

EinleitungNr

EinleitungText

MittelteilNr

MittelteilText

SchlussNr

SchlussText

In die Felder "...Nr" wird nun pro Datensatz die eindeutige Nummer des gewünschten Textbausteins erfasst, das zugehörige Text-Feld holt sich seinen Inhalt mit Hilfe der Funktion SVERWEIS():

H

I

J

K

L

M

1

EinleitungNr

EinleitungText

MittelteilNr

MittelteilText

SchlussNr

SchlussText

2

1

=SVERWEIS(H2;Einleitung;2;0)

1

=SVERWEIS(J2;Mittelteil;2;0)

1

=SVERWEIS(L2;Schluss;2;0)

2. Calc-Tabelle als Datenbank festlegen

Seit OpenOffice.org Version 2 kann man TabellenDokumente nicht direkt als DatenBank benutzen. Man muss zuerst eine Datenbank erstellen: Datei → Neu → Datenbank, im folgenden Dialog die Option wählen: Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen und als Typ Tabellendokument einstellen.

3. Textbausteine aus Textdokumenten integrieren

Statt die Texte in die Tabellenzellen der Textbaustein-Tabellen zu erfassen, können sie auch als DDE-Verknüpfung eingefügt werden. In dem Fall würde ich empfehlen, vor dem Verwenden der Adressdatenbank das Tabellendokument einmal zu öffnen um sicherzugehen, dass die Verknüpfungen den neuesten Stand haben.


KategorieHowto KategorieCalc KategorieWriter

  1. Wenn sie die Zuordnung nicht pro individuellen Datensatz vornehmen möchten, sondern ein vorhandenes Datenfeld wie Geschlecht, Abnehmergruppe oder ähnliches dafür verwenden können, benötigen Sie die Nr.-Felder dieses Beispiels nicht. (1)


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28