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Einfache Textanpassungen wie die Unterscheidung zwischen Herr und Frau oder auch einfache Sätze realisiert man in Serienbriefen mit den FeldBefehlen BedingterText oder VersteckterText, evtl. auch mit VersteckterAbsatz.

Bei umfangreicheren Dokumentabschnitten oder auch Tabellen sind diese Feldbefehle manchmal nicht mehr ausreichend, dann kann man Bereiche benutzen. Bei Bereichen kann man zwar nicht einstellen, in welchen Fällen sie sichtbar sein sollen, aber der umgekehrte Weg ist möglich: Man kann ihnen eine Bedingung mitgeben, die festschreibt, wann ein Bereich ausgeblendet werden muss.

Bei der Verwendung in einem Serienbrief müssen also in das Serienbrief-Dokument alle möglichen Bereiche aufgenommen werden und bei jedem Bereich muss eine Bedingung formuliert werden, die ihn in all den Fällen ausblendet, in denen er nicht angezeigt werden soll.

1. Beispiel: Trainingspläne verschiedener Mannschaften

Im folgenden Beispiel geht es um eine Mitteilung an die Mitglieder verschiedener Sportmannschaften über die für sie jeweils zutreffenden Trainingszeiten. Die Trainingszeiten sind in Tabellen hinterlegt, es muss also möglich sein, ganze Tabellen gezielt ein- bzw. auszublenden.

In der Adressdatei gibt es ein Feld Mannschaft, welches für die Formulierung der Bedingung benutzt wird:

Im Serienbrief-Dokument werden nun so viele Bereiche benötigt, wie es Mannschaften gibt

bb1.png

(Die leeren Absätze in diesem Beispiel dienen nur der Demonstration, um die Bereiche voneinander abzuheben. Im "Echtfall" lässt man sie weg.)

1.1. Bereiche einfügen

Beim Einfügen der Bereiche (Einfügen → Bereich…) sollte man darauf achten, Bezeichnungen zu verwenden, die es einem später leicht machen, den jeweils richtigen Bereich zu finden, wenn man ihn bearbeiten möchte.

(!) Wenn man einen Bereich fertig erstellt hat, kann man im KontextMenü des Navigators den Drag-Modus auf als Kopie einfügen stellen, eine Kopie des Bereichs in das Dokument ziehen und – wieder im Navigator – im Kontextmenü des neuen Bereichs diesen umbenennen. Da die Tabellen in diesem Beispiel gleich aufgebaut sind, muss man dann nur noch den Inhalt anpassen.

1.2. Tabelle in Bereich einfügen

Wenn man eine Tabelle in einen Bereich einfügt, so bleibt unterhalb der Tabelle ein leerer Absatz stehen, der störend sein kann. Um das zu vermeiden, geht man folgendermaßen vor:

Man fügt in diese leere Zeile genügend Tabulator-Sprünge ein, sodass die Anzahl Spalten entsteht, die man auch in der Tabelle haben möchte. Dann markiert man diesen Absatz und ruft auf: Einfügen → Tabelle… (oder Tabelle → Umwandeln → Text in Tabelle…). Es wird eine Tabelle erstellt, welche den ursprünglichen Textabsatz in die erste Zeile übernommen hat und zwischen der Tabelle und dem unteren Bereichsrand gibt es jetzt keinen Absatz mehr.

(!) Ein Bereich könnte z.B. auch eine als OLE-Objekt oder DDE-Verbindung eingefügte Calc-Tabelle enthalten. Oder man benutzt die Option verknüpft um den aktualisierbaren Inhalt anderer Textdokumnete darzustellen.

1.3. Bedingungen formulieren

Entweder im Navigator über das KontextMenü der Bereiche oder über Format → Bereiche… den Dialog für die Bereiche aufrufen und die Bedingungen eingeben.

Die Bedingungen lauten:

bb2.png

Man kann die Bereiche direkt nacheinander markieren und die Bedingung eingeben, ohne jeweils dazwischen OK drücken zu müssen.

2. Verschiedene Objekte ein-/ausblenden

In den oben beschriebenen Bereichen kann jede Art von Objekten wie Bilder, OLE-Objekte, Diagramme, etc. untergebracht werden und über die Bereichs-Option Ausblenden mit Bedingung nach Bedarf ein- oder ausgeblendet werden.

Aber es sind nicht unbedingt Bereiche nötig: Objekte, die am Absatz, am Zeichen oder als Zeichen verankert sind, gehören zum Absatz, in dem sich ihr Anker befindet und ihre Anzeige kann mit einem FeldBefehl vom Typ VersteckterAbsatz gesteuert werden.

Wenn Sie unterschiedliche Objekte anzeigen, aber nicht mit einem Bereich die ganze Seitenbreite belegen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten:


KategorieHowto KategorieWriter


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28