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(./) OOo2

Ob Sie mit dem Assistenten arbeiten möchten oder Ihr Serienbriefdokument in Eigenregie erstellen möchten, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Im Entwurf des Dokumentes ist der Assistent nicht so flexibel wie ein händisch überarbeitetes Serienbriefdokument. Andererseits bringt der Assistent einige Optionen mit, die nur hier zur Verfügung stehen.

Meist wird man daher zwischen der direkten Bearbeitung und dem Assistenten abwechseln. Sie werden selbst am besten beurteilen können, wo der Assistent Ihnen nicht genügt und Sie direkt eingreifen müssen.

1. Der Assistent

Das Fenster mit dem Serienbrief-Assistenten ruft man entweder aus der SymbolLeiste der Datenquellen-Anzeige (F4) mit dem Icon Seriendruck auf oder mit dem Menüeintrag Extras → Serienbrief-Assistent….

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Im folgenden Dialog kann man die Schritte entweder direkt im linken Bereich wählen oder man arbeitet sich mit der SchaltFläche Weiter schrittweise durch den Ablauf.

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1.1. Ausgangsdokument wählen

Im ersten Schritt bestätigt man entweder die Benutzung des aktuellen Dokumentes oder erstellt ein neues.

1.2. Dokumenttyp wählen

Beim Dokumenttyp kann man zwischen E-Mail und Brief wählen.

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Die hier getroffene Auswahl hat noch keine direkte Auswirkung auf die Versandart. Der Dokumenttyp E-Mail kann später auf Wunsch auch als Serienbrief gedruckt werden und der Typ Brief kann auch als E-Mail verschickt werden.

Der Unterschied besteht in der Gestaltung des Dokumentes: Für Briefe wird davon ausgegangen, dass ein Adressblock erstellt werden soll, für E-Mails ist das nicht vorgesehen und wird vom Assistenten auch nicht angeboten.

1.3. Adressblock einfügen

Diese Auswahl steht nur zur Verfügung, wenn als Dokumenttyp Brief gewählt wurde. Bei der Auswahl E-Mail lautet dieser Punkt Adressenliste auswählen und umfasst nur den nachfolgenden Abschnitt Andere Adressenliste auswählen.

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Unglücklicherweise sind in diesem Register mehrere Funktionen versteckt, die man nicht unbedingt hier suchen würde...

1.3.1. Andere Adressenliste auswählen

Damit ist das gemeint, was bisher immer als Datenquelle bezeichnet wurde. Dass man hier einen anderen Begriff verwendet, liegt wohl daran, dass man mit dem Assistenten nicht nur Zugriff auf vorhandene Datenquellen bekommt, sondern auch neue Adresslisten erfassen und filtern kann.

Wenn Sie schon früher Serienbriefe erstellt haben, sind Sie es gewohnt, ein Dokument mit einer Datenquelle zu verknüpfen. Automatisch geschieht das, wenn man die DatenQuellen-Anzeige einblendet (F4) und ein SerienbriefFeld ins Dokument zieht (DragAndDrop). Man kann das Vorhandensein von Serienbrieffeldern nachprüfen oder sie ändern über Bearbeiten → Verknüpfungen…. Wenn Sie mit dem Serienbrief-Assistenten arbeiten, ist nicht mehr die Verknüpfung in erster Linie relevant, sondern die Adressliste, die Sie im Assistenten wählen. Ein Dokument kann (muss aber nicht) mit einer Datenquelle verbunden sein und der Assistent kann dennoch eine andere Adressliste für den Versand benutzen. Es ist also ratsam, sich bei Verwendung des Assistenten nicht auf die hinterlegte Verknüpfung zu verlassen, sondern stets den Punkt Adressenliste zu prüfen, um sicher zu gehen, dass auch die richtige Adressliste verwendet wird.

1.3.1.1. Angemeldete Datenquellen

Im Fenster Andere Adresslisten auswählen werden alle angemeldeten Datenquellen zur Auswahl angeboten und können dem Dokument hier zugewiesen werden. Über die SchaltFläche Hinzufügen können Sie im Dateisystem nach weiteren DatenBanken suchen.

1.3.2. Neue Adressdaten erfassen

Über die Schaltfläche Erstellen können Sie eine neue Adressdatei erstellen und die Datensätze direkt in einer Eingabemaske erfassen. Der Serienbrief-Assistent stellt dafür folgende Datenfelder zur Verfügung: Anrede, Vorname, Name, Firmenname, Adresszeile 1, Adresszeile 2, Stadt, Bundesland, Postleitzahl, Land, Telefon privat, Telefon geschäftlich, E-Mail-Adresse, Geschlecht.

Zum Schluss wird die Datenbank als CSV-Datei gespeichert und auch gleich noch als Datenquelle angemeldet.

1.3.2.1. Datensätze filtern

Wenn Briefe nur für eine Filterauswahl erstellt werden sollen, so kann dieser Filter hier definiert werden.

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1.3.3. Adressblock einfügen

Aktiviert man die Option Dieses Dokument soll einen Adressblock erhalten, so schlägt der Assistent zunächst einen Adressblock vor. Auf den ersten Blick kann es verwirren, wenn die Datenfelder, die das Programm für die Adressblock-Gestaltung benutzt, nicht den Feldnamen entsprechen, die in der zugeordneten Datenbank verwendet werden. Dieses Zuordnungsproblem wird im nächsten Abschnitt gelöst. Ins Dokument eingefügt werden aber schon die "richtigen" Feldnamen aus der Datenquelle.

Mit der Schaltfläche Mehr erhält man weitere Vorschläge für die Adressgestaltung:

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und über Bearbeiten kann man den Adressblock individuell bearbeiten:

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1.3.3.1. Zeilen aus leeren Felder unterdrücken

Diese Option fügt in alle Adresszeilen FeldBefehle vom Typ VersteckterAbsatz ein, die dafür sorgen, dass keine Lücken im Adressblock entstehen, wenn Adressfelder leer sind.

(!) Wenn in einem Datensatz kein Vorname enthalten ist, so beginnt der Nachname um eine Leerstelle eingerückt. Wie man das vermeiden kann, wird auf der Seite DatenUndTextMischen/AdressBlock erklärt.

1.3.4. Felder den Spaltentiteln zuordnen

Da das Programm für die Adressblock-Gestaltung eigene Feldnamen verwendet, müssen diese mit denjenigen aus der verwendeten Datenbank verknüpft werden. Mit der Schaltfläche Felder zuordnen erhält man eine Eingabemaske. Passende Feldnamen hat das Programm schon zugeordnet, die fehlenden Felder kann man jetzt per DropDown-Felder zuweisen. Solange nicht alle Spaltentitel, die im Adressblock verwendet werden, einem Datenbankfeld zugeordnet sind, bleibt die Schlatfläche Weiter deaktiviert.

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1.4. Briefanrede erstellen

Der Serienbrief-Assistent kann folgende Fälle unterscheiden und die entsprechende Briefanrede erstellen:

Das Programm geht davon aus, dass eine Spalte Geschlecht für diese Unterscheidung zuständig ist, man kann aber auch das Feld Anrede benutzen. Wenn Sie den Serienbrief-Assistenten das erste Mal benutzen, müssen Sie ihm den Feldinhalt angeben, der einen weiblichen Empfänger kennzeichnet. Die anderen Fälle leitet das Programm selbst ab. Die allgemeine Formel „Sehr geehrte Damen und Herren“ kommt zur Anwendung, wenn das Feld Name leer ist, da das Programm in dem Fall davon ausgeht, dass es ein Feld Firma gibt, in dem der Firmennamen enthalten ist. Wenn Ihre Datenbank anders aufgebaut ist und z.B. der Firmenname bei allgemeiner Anrede im Feld Name steht, müssen Sie die Bedingungen für die Briefanrede selbst formulieren. Ein entsprechendes Beispiel wird auf der Seite DatenUndTextMischen/SerienbriefOhneAssistent erklärt.

Es gibt unterschiedliche Taktiken, um eine Briefanrede mit bedingten Texten und/oder versteckten Absätzen zu gestalten. Die Methode des Serienbrief-Assistenten besteht darin, für die drei Fälle:

drei Absätze mit den fertigen Anredeformeln zu erstellen und jedem Absatz einen FeldBefehl versteckter Absatz mitzugeben, der den Absatz in den Fällen ausblendet, in denen er nicht gebraucht wird. Sollten in Ihrem Brief alle drei Absätze sichtbar sein, so liegt das vermutlich daran, dass Sie Ansicht → Versteckte Absätze aktiviert haben.

Sie können jederzeit den Assistenten abbrechen und direkt mit den Daten testen, indem Sie die Datenquellen-Anzeige einblenden (F4), einen Datensatz auswählen und mit dem Icon Daten in Felder (dateninfelder.png) aus der SymbolLeiste Tabellenansicht ins Dokument übernehmen. Entspricht das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen, sollten Sie Ansicht → Feldnamen aktivieren, die Feldbefehle VersteckterAbsatz per Doppelklick öffnen und prüfen, wie die Bedingungen formuliert sind und ob das der Situation bei Ihren Datensätzen entspricht.

Wenn Sie mehr Anredeformeln zu unterscheiden haben oder Ihre Daten nicht so organisiert sind, wie der Assistent es erwartet, finden Sie unter DatenUndTextMischen/AdressBlock weitere Hilfe.

(!) Den Punkt Briefanrede sollten Sie auch dann prüfen, wenn Sie in Ihrem aktuellen Dokument keine Anrede benötigen. Der Serienbrief-Assistent merkt sich die zuletzt benutzten Einstellungen und wenn dabei eine Briefanrede aktiviert war, so fügt er sie auch ins aktuelle Dokument ein.

1.5. Layout anpassen

Hier kann man den Adressblock und die Briefanrede noch umplatzieren. Der Adressblock wird in einem TextRahmen untergebracht. Das hat den Vorteil, dass sich der eigentliche Briefinhalt nicht verschiebt, wenn die Höhe des Adressblockes variiert. Da sich das Verstecken bzw. Anzeigen von Adresszeilen nur innerhalb des Rahmens abspielt, rutschen die außerhalb des Rahmens liegenden Absätze nicht nach oben, wenn leere Adresszeilen ausgeblendet werden.

1.6. Dokument vorbereiten

Jetzt ist die Arbeit des Serienbrief-Assistenten, soweit es den Dokumentinhalt betrifft, beendet. Wenn Sie die Schaltfläche Dokument bearbeiten drücken, positioniert sich der Cursor unterhalb der Briefanrede und Sie können den Brieftext erfassen.

Wenn Sie weitere bedingte Inhalte haben, finden Sie auf der Seite DatenUndTextMischen/SerienbriefOhneAssistent weitere Hilfe.

1.7. Dokument personalisieren

Bei Auswahl dieser Option werden alle Briefe gemäß der aktuellen Datensatz-Auswahl als ein Dokument aufbereitet, das nun mit der Schaltfläche Individuelles Dokument bearbeiten oder mit Hilfe der Such-Funktion überarbeitet werden kann.

1.8. Speichern, Drucken, Versenden

1.8.1. Ausgangsdokument speichern

Speichert das Dokument mit den SerienbriefFeldern.

1.8.2. Serienbriefdokument speichern

Der Assistent bietet neben dem Speichern der Serienbriefe als einzelne Dokumente auch die Möglichkeit, eine einzige Datei zu erstellen, die alle Serienbriefe enthält. Dabei wird für jedes Briefdokument eine neue Seite erstellt und der Seitenzähler auf 1 zurückgesetzt. Dies bewirkt standardmäßig das Einfügen von leeren Rückseiten, wenn die Briefe nur einseitig sind bzw. eine ungerade Anzahl von Seiten aufweisen.

Wenn ein solches Dokument gedruckt werden soll, und sie keinen Duplex-Drucker verwenden (automatisches Bedrucken der Vorder- und Rückseiten), empfiehlt es sich, unter Extras → Optionen… → OpenOffice.org Writer → Drucken → Sonstiges die Option Automatisch eingefügte Leerseiten drucken zu deaktivieren. Auch beim Export in eine PDF-Datei über Datei → Exportieren als PDF…1 kann die Ausgabe von leeren Seiten unterdrückt werden.2

Wenn Sie für die zu erstellenden Serienbriefdokumente ein bestimmtes Datenfeld für die Datei-Namensvergabe benötigen und/oder die Dokumente in einem bestimmten Dokumentformat speichern möchten, brechen Sie den Assistenten hier ab und rufen stattdessen Datei → drucken (wahlweise CTRL+P) auf. Im Folgedialog werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass Sereinbrieffelder vorhanden sind und können sich dafür entscheiden, einen Serienbrief zu drucken. Dies öffnet einen weiteren Dialog, in welchem Sie die gewünschen Einstellungen vornehmen können.

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1.8.3. Serienbriefdokument drucken

Die Druckoption an dieser Stelle erlaubt neben dem Drucken von allen Briefdokumenten noch eine von/bis-Auswahl nach Datensatznummer. Die Möglichkeit, Datensätze zu filtern, ist im Abschnitt Andere Adressenliste auswählen (s.o.) enthalten. Wer die Möglichkeit sucht, in der Tabellenanzeige Datensätze zu markieren und diese Auswahl für den Druck zu benutzen, wird hier nicht fündig. Es gibt jedoch auch diese Möglichkeit, allerdings nicht via Serienbrief-Assistent sondern beim Aufruf von Datei → Drucken… (und anschließendem Bestätigen der Nachfrage, ob ein Serienbrief gedruckt werden soll). Details dazu finden Sie auf der Seite DatenUndTextMischen/SerienbriefOhneAssistent.

1.8.4. Seriendokument als E-Mail versenden

Beim Format HTML oder Plain Text werden die Inhalte direkt in die E-Mails eingefügt (also wie bei einer ganz gewöhnlichen E-Mail). Wählt man ein anderes Format, so werden Anhänge (Attachments) erzeugt. Damit auch beim Versand als Anhang die E-Mail selbst nicht ganz leer ist, kann man über die Schaltfläche Eigenschaften eine Briefanrede einfügen und einen allgemeinen Text erfassen, in dem man z.B. auf den Anhang hinweist.

Wenn man diese Option zum ersten Mal benutzt und unter Extras → Optionen… → OpenOffice.org Writer → Serienbrief-E-Mail noch keine Angaben gemacht hat, wird man zur Eingabe der Postausgangsserver-Daten aufgefordert.

2. Datensätze auswählen

Wenn man mit dem Serienbrief-Assistenten arbeitet, hat man nur zwei Möglichkeiten, die Datensatz-Auswahl zu beeinflussen:

Wenn Sie Datensätze in der Datensatz-Anzeige auswählen möchten, müssen Sie den Assistenten verlassen und den SerienDruck via Datei → Drucken… (und anschließendem Bestätigen der Nachfrage, ob ein Serienbrief gedruckt werden soll) auslösen, wie auf der Seite DatenUndTextMischen/SerienbriefOhneAssistent beschrieben.

3. Beispiele

4. Siehe auch


KategorieWriter KategorieHowto

  1. Nicht jedoch, wenn Sie nur die SchaltFläche Direktes Exportieren nach PDF in der StandardLeiste anklicken. (1)

  2. Der entsprechende Dialog erscheint in OpenOffice.org bis Version 2.2.1 nach der Eingabe des Dateinamens. (2)


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28