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1. Einen Text-Newsletter als Serien-E-Mail versenden

Im folgenden Beispiel gehen wir davon aus, dass der zu versendende E-Mail-Text wirklich nur aus Text besteht, der allenfalls Internet-Links enthält und ansonsten auch nicht formatiert werden soll.

Ein Mail-Text also, der von allen Mail-Clients verarbeitet werden kann und normalerweise von keinem Mail-Server zurückgewiesen wird.

1.1. Version ohne persönliche Anrede

Der Serienbrief-Assistent (Extras → Serienbrief-Assistent…) bietet jeweils 8 Schritte zur Verarbeitung eines Serienbriefes an.

Es ist jedoch nicht nötig, jeweils alle Schritte abzuarbeiten, man kann im linken Auswahlfenster jederzeit an jedem beliebigen Punkt aufsetzen.

Außerdem merkt sich der Assistent die die zuletzt benutzten Einstellungen, so dass man u.U. direkt mit Punkt 8. Speichern, Drucken, versenden weiterfahren kann.

nl01.png

In unserem Fall werden folgende Einstellungen benötigt:

Punkt 1: Ausgangsdokument wählen

Da wir davon ausgehen, dass das gerade geöffnete Dokument zu versenden ist, lautet die Auswahl hier: Aktuelles Dokument verwenden

Punkt 2: Dokumenttyp wählen

Hier wählen wir den Typ E-Mail. Es ist zwar an und für sich ohne Belang, welchen Typ man hier wählt, aber bei E-Mail passt sich automatisch Punkt 3 an, da das Programm davon ausgeht, dass kein Adressblock einzusetzen ist, was für das aktuelle Beispiel praktischer ist.

Punkt 3: Adressenliste wählen

Entweder man verwendet eine schon vorhandene Datenquelle oder man erfasst die E-Mail-Adressen hier direkt mit der Schaltfläche Erstellen. Wenn wirklich nur die E-Mail-Adresse benötigt wird, braucht man in den Datensätzen, die man hier erstellt, auch nur das Feld E-Mail auszufüllen. Mit der SchaltFläche Bearbeiten können Datensätze geändert, gelöscht oder hinzugefügt werden.1
An diesem Punkt kann auch ein Filter gesetzt werden, wenn die E-Mail nicht an die Adressen aller Datensätze verschickt werden soll.

Punkt 4: Briefanrede erstellen

Hier wird die Auswahl eine Briefanrede in das Dokument einfügen deaktiviert.

Punkt 8: Speichern, Drucken, versenden

Die Auswahl Seriendokument als E-Mail versenden blendet weitere Optionen ein.
Bei An muss das Datenbank-Feld zugeordnet werden, in dem die E-Mail-Adresse gespeichert ist.
Der Betreff ist optional, wird nichts eingegeben, so fragt das Programm beim Versenden noch einmal nach, ob das gewollt sei.
Bei Senden als ist einzustellen: Plain Text.

Mit Dokumente versenden startet man den Serien-E-Mail-Versand. Sind unter Extras → Optionen… → OpenOffice.org Writer → Serienbrief-E-Mail noch keine Angaben hinterlegt, so wird man nun aufgefordert den Mail-Ausgangsserver und die eigene E-Mail-Adresse einzugeben.

Der Erfolg des Versands wird direkt angezeigt und mit der Schaltfläche Mehr kann man die gesamte Liste der berücksichtigten E-Mail-Adresse einsehen.

1.2. Version mit persönlicher Anrede

Dazu muss in der Datenbank ein Feld vorhanden sein, das zwischen männlichen und weiblichen Ansprechpartnern unterscheidet. Im Beispiel wird davon ausgegangen, dass es ein Feld Geschlecht gibt, welches

Zusätzlich zu den im vorigen Abschnitt beschriebenen Schritten wird nun Punkt 4 des Serienbrief-Assistenten benötigt: Briefanrede erstellen.

1.2.1. Geschäftliche Variante (Sehr geehrte[r]...)

In der DatenBank muss es ein Feld Name geben. Wenn das Feld Name leer ist, kommt die allgemeine Anredeformel zum Zug.2

Diese Varianten sollen verwendet werden:

In dem Fall ist das Fenster Briefanrede erstellen folgendermaßen auszufüllen:

Sowohl Eine Briefanrede in das Dokument einfügen wie auch Personalisierte Briefanrede erstellen müssen aktiviert werden.

nl02.png

Wird die SchaltFläche Weiter gedrückt oder Schritt 5: Layout anpassen gewählt, erhält man eine Vorschau und kann den Ort, an dem die Anrede eingefügt werden soll, bestimmen. Über Schritt 6: Dokument vorbereiten kann man auch direkt ins Dokument wechseln und die Anrede noch umplatzieren. Dabei sollte man darauf achten, die Ansicht → Feldnamen einzublenden, damit man auch die versteckten Absätze sieht.

1.2.2. Private Variante (Liebe[r]...)

In der DatenBank muss es ein Feld Vorname geben.

Diese Varianten sollen verwendet werden:

Zwar gibt es im Serienbrief-Assistenten mehrere Briefanrede-Vorschläge und theoretisch auch die Möglichkeit, weitere zu erfassen, aber hier würde ich „Handarbeit“ vorschlagen, weil ich mit dem Serienbrief-Assistenten nicht zum Ziel gekommen bin...

Also wählen wir hier den Punkt 6: Dokument vorbereiten und geben folgende drei Absätze direkt im Dokument ein:

Liebe <Vorname>,
Lieber <Vorname>,
Meine Lieben,

<Vorname> ist dabei das SerienbriefFeld, das entweder aus der DatenQuellenanzeige (F4) ins Dokument gezogen (DragAndDrop) oder über Einfügen → Feldbefehle → Andere… → Datenbank → Serienbrieffeld eingefügt wurde .

Nun bekommt jeder dieser Absätze einen FeldBefehl vom Typ VersteckterAbsatz.

Im Absatz „Liebe ...“ lautet die Bedingung für den versteckten Absatz:

(Geschlecht != "w" OR NOT Vorname) OR (NOT Vorname)

Im Absatz „Lieber ...“ lautet die Bedingung für den versteckten Absatz:

(Geschlecht == "w" OR NOT Vorname) OR (NOT Vorname)

Im Absatz „Meine Lieben“ lautet die Bedingung für den versteckten Absatz:

Vorname

(!) Man sollte zumindest bei den ersten Versuchen eine Testadresse mit der eigenen E-Mail-Adresse benutzen. In dem entsprechenden Datensatz füllt man ein für die Adresse nicht benötigtes Feld mit einem eindeutigen Begriff, der im gleichen Feld in anderen Datensätzen sicher nicht vorkommt und setzt zum Testen einen Filter. Arbeitet man mit personalisierten Briefanreden, kann es sinnvoll sein, jeweils eine weibliche, männliche und allgemeine Adresse zum Testen anzulegen.

2. Siehe auch


KategorieWriter KategorieHowto

  1. Von der Möglichkeit, nicht benötigte Felder mit der SchaltFläche Anpassen zu verschieben oder löschen, würde ich abraten. Bei meinen Versuchen landeten dabei die Feldinhalte in falschen Spalten. (1)

  2. Dies ist der Vorschlag, der direkt mit dem Serienbrief-Assisteten realsiert werden kann. Wer versteckte Absätze und bedingte Texte selbst definieren möchte, findet im Abschnitt Private Variante und unter DatenUndTextMischen/AdressBlock Beispiele dazu. (2)


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28