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Im Folgenden wird die Erstellung eines TextDokuments beschrieben, das als Anhang einer Serien-E-Mail verschickt werden kann.

Das Verfahren eignet sich z.B. um aus dem Urlaub ein Ferien-Tagebuch zu verschicken, in dem sie gleich ihre schönsten Aussichten einfügen (vorausgesetzt, Sie haben Ihr Notebook und ihre Digitalkamera mitgenommen und haben auch einen Internet-Zugang), aber auch für den Versand von Formularen, Einladungen o.ä.

1. Datenbank

Vielleicht haben Sie schon eine passende DatenBank, in der die E-Mail-Adressen gespeichert sind. Dann sollten Sie eines der nicht benötigten Datenbankfelder dazu benutzen, einen Code einzugeben, nach dem Sie beim Versand filtern können. Bei dem Beispiel mit den Urlaubsfotos wäre es vermutlich besser, Sie würden eine eigene kleine Datenbank anlegen, damit die Serien-E-Mails nicht versehentlich auch an Adressen geschickt werden, die Ihnen nicht so lieb sind.

Im Folgenden wird von einer Datenbank ausgegangen, die mindestens folgende Felder enthält:

Das Feld Geschlecht kann folgenden Inhalt haben:

Wenn Sie noch keine Datenbank haben, die Sie benutzen können, können Sie im Serienbrief-Assistenten auf einfache Art eine anlegen:

Den Serienbrief-Assistenten können Sie aus einem beliebigen Dokument heraus aufrufen (es geht ja jetzt nur um die Adressdaten-Erfassung): Extras → Serienbrief-Assistent….

Im linken Fenster des Assistenten wählen Sie Punkt 3, der je nach Einstellung mit Adressblock einfügen oder Adressenliste wählen beschriftet ist.

Im folgenden Fenster wählen Sie Adressenliste auswählen und dann Erstellen.

nl04.png

nl05.png

Sie müssen pro Datensatz nur diejenigen Felder ausfüllen, die Sie auch tatsächlich benötigen. Versuchen Sie besser nicht, mit der SchaltFläche Anpassen Felder zu löschen oder umzusortieren, nach meinen Erfahrungen erreicht man damit keine guten Ergebnisse. Sobald Sie OK drücken, können Sie Ihrer neuer DatenBank einen Namen geben und das Programm übernimmt auch gleich die Anmeldung als DatenQuelle.

Diese Datenbank ist wie alle anderen in der Datenquellenansicht (F4) vorhanden und kann mit einem beliebigen TextDokument verknüpft werden. Bearbeiten können Sie die Datensätze auch wieder über den Serienbrief-Assistenten oder indem Sie die ihnen zu Grunde liegende csv-Datei direkt bearbeiten.

2. Das Brief-Dokument

Da wir im aktuellen Beispiel einen E-Mail-Anhang (engl. attachment) erzeugen werden (vorzugsweise als PDF-Datei), kann das TextDokument frei gestaltet werden und Bilder, Tabellen, Zeichnungen oder was auch immer Sie möchten enthalten.

3. Die Briefanrede

An die Stelle für die Briefanrede fügen Sie drei Absätze ein (Beispiel für private Korrespondenz):

<Vorname> ist dabei das Feld, das entweder aus der DatenQuellenanzeige (F4) ins Dokument gezogen (DragAndDrop) oder über Einfügen → Feldbefehle → Andere… → Datenbank → Serienbrieffeld eingefügt wurde .

Nun bekommt jeder dieser Absätze einen FeldBefehl vom Typ VersteckterAbsatz.

Im Absatz „Liebe ...“ lautet die Bedingung für den versteckten Absatz:

(Geschlecht == "r") OR (NOT Geschlecht)

Im Absatz „Lieber ...“ lautet die Bedingung für den versteckten Absatz:

(Geschlecht == "w") OR (NOT Geschlecht)

Im Absatz „Meine Lieben ...“ lautet die Bedingung für den versteckten Absatz:

Geschlecht

4. Das Dokument versenden

Dazu wird der Serienbrief-Assistent geöffnet (Extras → Serienbrief-Assistent…) und die Einstellungen der folgenden Schritte kontrolliert:

Punkt 1: Ausgangsdokument wählen
Aktuelles Dokument verwenden.
Punkt 3: Adressenliste wählen
Prüfen, ob die richtige Adresstabelle zugeordnet ist.
Punkt 4: Briefanrede erstellen
Hier muss alles deaktiviert sein, da wir die Briefanrede ja schon erfasst haben.
Punkt 8: Speichern, drucken, versenden

Bei An muss das Datenbank-Feld zugeordnet werden, in dem die E-Mail-Adresse gespeichert ist.
Der Betreff ist optional, wird nichts eingegeben, so fragt das Programm beim Versenden noch einmal nach, ob das so gewollt sei.
Bei Senden als ist einzustellen: Adobe PDF-Dokument.

Eigenschaften
Hier kann man eine Nachricht eingeben, die als eigentlicher E-Mail-Inhalt mitgeht (üblicherweise also mindestens ein Hinweis auf das Attachment). Erfasst man keine Nachricht, so enthält die E-Mail nur den Anhang.

Mit Dokumente versenden startet man den Versand. Sind unter Extras → Optionen… → OpenOffice.org Writer → Serienbrief-E-Mail noch keine Angaben hinterlegt, so wird man nun aufgefordert den Mail-Ausgangsserver und die eigene E-Mail-Adresse einzugeben.

Der Erfolg des Versands wird direkt angezeigt und mit der SchaltFläche Mehr kann man die gesamte Liste der berücksichtigten E-Mail-Adressen einsehen.

(!) Man sollte zumindest bei den ersten Versuchen eine Testadresse mit der eigenen E-Mail-Adresse benutzen. In dem entsprechenden Datensatz füllt man ein für die Adresse nicht benötigtes Feld mit einem eindeutigen Begriff, der im gleichen Feld in anderen Datensätzen sicher nicht vorkommt und setzt zum Testen einen Filter. Arbeitet man mit personalisierten Briefanreden, kann es sinnvoll sein, jeweils eine weibliche, männliche und allgemeine Adresse zum Testen anzulegen.

5. Siehe auch


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