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Mit OpenOffice.org ab Version 1 bzw. mit StarOffice ab Version 6 können für Serienbriefe auch TabellenDokumente als Datenquelle genutzt werden; diese Anleitung beschreibt das dazu notwendige Vorgehen.

Nachdem in OpenOffice.org seit Version 2 bzw. in StarOffice seit Version 8 das Modul Base eine „echte“ Datenbank zur Verfügung stellt, sollte diese statt eines Tabellendokuments zum Verwalten der Serienbrief-Daten verwendet werden – man vermeidet so verschiedene Unzulänglichkeiten, die die Verwendung eines Tabellendokuments als Datenquelle mit sich bringt. Das dazu notwendige Vorgehen ist unter SerienBrief beschrieben. Außerdem steht in OpenOffice.org ab Version 2 bzw. in StarOffice ab Version 8 für Serienbriefe ein Assistent zur Verfügung.

1. Die Calc-Tabelle mit den benötigten Daten erstellen

Mit Datei → Neu → Tabellendokument ein neues TabellenDokument anlegen.

In die erste Zeile die Namen der Felder eintragen, z.B. Vorname, Name usw. Die entsprechenden Daten dann spaltenweise darunter eintragen.

spreadsheet.png

Das TabellenDokument speichern, z.B. unter dem Namen adressverzeichnis, und schließen.

2. Das Tabellendokument als Datenquelle anmelden

2.1. OpenOffice.org ab Version 2.0

Die Calc-Tabelle aus Kapitel 1 muss unter Datei → Neu → Datenbank als neue DatenQuelle angemeldet werden. Es öffnet sich der Datenbank-Assistent.

Im ersten Schritt („Datenbank auswählen“) wählen Sie die Option Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen und aus der DropDown-Liste darunter dann den Typ Tabellendokument.

wizard1.png

Klicken Sie auf Weiter.

Im zweiten Schritt („Verbindung zu Tabellendokumenten einrichten“) klicken Sie auf Durchsuchen und wählen im Datei-Browser Ihr TabellenDokument aus Kapitel 1 aus.

wizard2.png

Klicken Sie auf Weiter.

Im dritten Schritt („Fertigstellen und fortfahren“) wählen Sie die Option Ja, die Datenbank soll angemeldet werden (Default); die Option Die Datenbank zum Bearbeiten öffnen können Sie deaktivieren.

wizard3.png

Beenden Sie den Datenbank-Assistenten mit einem Klick auf Fertigstellen.

Sie müssen nun einen Namen und ggf. einen Speicherort (Ordner) für die DatenBank eingeben, die soeben aus Ihrem TabellenDokument (Kapitel 1) erstellt wurde, z.B. Adressen. Klicken Sie auf Speichern, um diesen Schritt abzuschließen.

(!) Diese DatenBank erscheint nun dauerhaft im DatenQuellen-Browser (auch nachdem z.B. die entsprechende Datei wieder gelöscht wurde). Um sie zu entfernen wählen Sie sie unter Extras → Optionen… → OpenOffice.org Base → Datenbanken aus und klicken auf Löschen (bestätigen Sie die Nachfrage und beenden Sie den Dialog mit OK).

2.2. OpenOffice.org bis Version 1.1.5

Die Calc-Tabelle aus Kapitel 1 muss unter Extras → Datenquellen… → Neue Datenquelle als neue DatenQuelle angemeldet werden.

Dazu unter Name den Namen der Datenquelle eintragen, z.B. Adressen und aus dem Auswahlfeld Datenbanktyp den Typ Tabellendokument auswählen. Im Feld Datenquellen-URL den Pfad zur Datei aus Kapitel 1 eintragen, indem man auf das Dateienbrowser-Feld klickt (mit drei Punkten).

datenquellen.png

Den Dialog mit OK schließen.

3. Den Serienbrief erstellen

Ein neues TextDokument oder eine vorbereitete Dokumentvorlage, die für den Serienbrief verwenden werden soll, öffnen. Den DatenQuellen-Browser mit der Taste F4 oder über das Menü Ansicht → Datenquellen öffnen. Die DatenBank erscheint dort unter dem Namen aus Kapitel 2, in diesem Beispiel also mit Adressen. Dort den Punkt Tabellen → Tabelle 1 öffnen, sodass die Werte aus der Tabelle aus Kapitel 1 zu sehen sind.

In den Serienbrief können nun die entsprechenden Felder einfach per Drag&Drop aus dem DatenQuellen-Browser eingefügt werden, indem man mit der Maus auf den Namen der Spalte klickt (z.B. NAME), die Maustaste gedrückt hält und an der Stelle im Serienbrief wieder loslässt, wo später der Variablenwert eingefügt werden soll. Alternativ kann der FeldBefehl auch manuell über das Menü Einfügen → Feldbefehl → Andere… → Datenbank → Serienbrieffeld eingefügt werden.

feldbefehle.png

Der fertige Serienbrief muss abschließend als TextDokument abgespeichert werden, z.B. unter dem Namen serienbrief. Verwenden Sie dafür bitte nur die nativen DateiformateDesWriter, also OpenOffice.org 1.0 Textdokument (OpenOffice.org Version 1) oder OpenDocument Text (OpenOffice.org Version 2).

3.1. Bedingter Text

Häufig wird ein bestimmter Text nur unter bestimmten Bedingungen benötigt, also z.B. "falls Datenbank-Feld Herr, dann r, sonst nichts". Auf diese Weise lässt sich z.B. die Anrede so gestalten, dass sie bei Damen "Sehr geehrte Frau", bei Herren "Sehr geehrter Herr" lautet. Dies lässt sich mit dem FeldBefehl BedingterText erreichen.

In diesem Beispiel müsste eine zusätzliche Spalte mit Herr oder Frau in die Tabelle aus Kapitel 1 aufgenommen werden. Im Serienbrief setzt man nun den Cursor an die Stelle, an der der bedingte Text eingefügt werden soll; in diesem Beispiel also an das Ende des Wortes geehrte. Dann öffnet man den FeldBefehl-Dialog mit Einfügen → Feldbefehl → Andere… → Funktionen, Feldtyp: Bedingter Text. In das Feld Bedingung kann man per Drag&Drop aus dem DatenQuellen-Browser eine Variable einfügen (analog zum Einfügen von Variablen in den Text). Anschließend formuliert man die Bedingung, also z.B. =="Herr" für "wenn Variable gleich Herr", sodass Bedingung in diesem Beispiel vollständig lautet [Adressen.Tabelle1.HERR/FRAU]=="Herr". Im Feld Dann gibt man r ein und klickt auf Einfügen. Der Dialog kann abschließend mit Schließen verlassen werden.

bedingtertext.png

Der FeldBefehl wird jetzt immer dann, wenn im Datensatz Herr steht, mit r gefüllt, sonst bleibt er leer.

4. Die Serienbrief-Druckfunktion aufrufen

4.1. OpenOffice.org ab Version 2.0

Mit einem Klick auf die SchaltFläche Seriendruck oder über das Menü Extras → Serienbrief-Assistent… gelangen Sie an dieser Stelle zum Assistenten für Serienbriefe. Wenn Sie aber bereits alle Vorbereitungen für einen Serienbrief wie in dieser Anleitung beschrieben getroffen haben, können Sie das Verfahren auch abkürzen, indem Sie jetzt statt dessen im Menü Datei → Drucken… wählen (Strg+p) oder auf die Schaltfläche Datei direkt drucken klicken. Bestätigen Sie die Nachfrage, ob Sie einen Serienbrief drucken wollen mit Ja.

serienbrieffrage.png

Lassen Sie die Option Diese Warnung nicht mehr anzeigen deaktiviert.1

Es erscheint der Seriendruck-Dialog. Hier können Sie ggf. auswählen, welche Datensätze für den Serienbrief berücksichtigt werden sollen und ob er ausgedruckt oder nur in einzelnen Dateien gespeichert werden soll. Die Voreinstellung (Default) ist, dass alle Datensätze berücksichtigt werden und die Ausgabe auf den Drucker erfolgt.
Um den Ausdruck auf einzelne/ mehrere Datensätze zu beschränken, wählen Sie die gewünschten Datensätze durch Anklicken in der grauen Spalte ganz links (mit dem grünen Pfeil) aus (Mehrfachselektion mit der Strg- und/oder Shift-Taste); die Option springt dann automatisch auf Markierte Datensätze. Sie können aber auch einen bestimmten Bereich von Datensätzen (von Nummer – bis Nummer) angeben. Bei einer sehr großen Datenbank empfiehlt sich ggf. auch die Definition eines Filters.

seriendruck.png

Der Ausdruck startet nach einem Klick auf OK (ggf. ist noch der Drucker-Dialog zu bestätigen).

Nach dem Ausdruck wird im Serienbrief statt der FeldBefehle der letzte Datensatz angezeigt; deshalb die Datei jetzt nicht erneut speichern, sonst werden die Feldbefehle mit diesen Werten mit abgespeichert.

4.1.1. Anpassen der Benutzeroberfläche

Sie können den Aufruf des Seriendrucks auch auf eine Tastenkombination legen (z.B. wenn Sie einmal versehentlich die o.g. Option Diese Warnung nicht mehr anzeigen aktiviert haben sollten), indem Sie in Extras → Anpassen… → Tastatur unter Tastenkombinationen eine freie Tastenkombination, unter Bereich Dokumente und unter Funktion Seriendruck auswählen und dann auf Ändern klicken (den Dialog mit OK beenden).

Ein entsprechendes Icon können Sie einer der SymbolLeisten hinzufügen, indem Sie entweder unter Extras → Anpassen… → Symbolleisten die gewünschte Symbolleiste auswählen oder am rechten Rand der gewünschten Symbolleiste auf den kleinen Pfeil (symbolleistanpassen.png) und dann auf Symbolleiste anpassen… klicken.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen…: Es erscheint der Dialog Befehle hinzufügen. Wählen Sie hier unter Bereich Dokumente und unter Befehle Seriendruck.

befehlehinzufuegen.png

Klicken Sie auf Hinzufügen, dann auf Schließen.

Sie können nun noch die (horizontale) Position dieses Icons auf der Symbolleiste über die beiden Pfeil-Schaltflächen anpassen und/oder andere Icons auf dieser Symbolleiste mithilfe der Checkboxes ausblenden.

anpassen.png

Es gibt zwei Einträge mit der Bezeichnung Seriendruck und identischem Icon: Seriendruck... (mit drei Punkten) ruft den Serienbrief-Assistenten auf, mit Seriendruck (ohne Punkte) gelangen Sie zu dem oben beschriebenen Seriendruck-Dialog. Leider erscheinen die drei Punkte nur im Dialog Anpassen, nicht im ToolTipp der Icons. Wird eines der beiden Icons der Symbolleiste Tabellenansicht hinzugefügt, ruft es immer den Assistenten auf.

Wenn Sie nun den Seriendruck wie beschrieben über die SchaltFläche oder das Tastaturkürzel aufrufen, erscheint erst noch eine Nachfrage.

seriendruckabfrage.png

Lassen Sie hier die Option aus diesem Dokument ausgewählt und bestätigen Sie den Dialog mit OK, um den Seriendruck für das aktuell geöffnete Dokument zu starten.

4.2. OpenOffice.org bis Version 1.1.5

Der Serienbrief kann nun gedruckt werden, indem man auf die Schaltfläche Seriendruck… (seriendruck115.png) klickt. Hier kann man noch auswählen, welche Datensätze dafür berücksichtigt werden sollen und ob der Serienbrief ausgedruckt oder nur in einzelnen Dateien gespeichert werden soll. Die Voreinstellung ist, dass alle Datensätze berücksichtigt werden und die Ausgabe auf den Drucker erfolgt. Bei sehr vielen Datensätzen empfiehlt sich ggf. zuvor die Definition eines Filters, wenn der Serienbrief z.B. nur an bestimmte Personen geschickt werden soll. Ansonsten können auch erst einzelne/ mehrere Datensätze durch Anklicken in der grauen Spalte ganz links (mit dem Pfeil) selektiert werden (Mehrfachselektion mit der Strg- und/oder Shift-Taste) und dann der Seriendruck aufgerufen werden. In diesem Fall ist dann das Auswahlfeld Markierte Datensätze voreingestellt.

serienbrief.png

Der Ausdruck startet nach einem Klick auf OK (ggf. ist noch der Drucker-Dialog zu bestätigen).
Nach dem Ausdruck wird im Serienbrief statt der FeldBefehle der letzte Datensatz angezeigt; deshalb die Datei jetzt nicht erneut abspeichern, sonst werden die Feldbefehle mit diesen Werten mit abgespeichert.

(!) Wenn Sie keinen Serienbrief (mehrere Datensätze) benötigen, sondern nur die Daten aus einem Datensatz in die entsprechenden Felder einfügen wollen ("mischen"), dann wählen Sie erst den Datensatz durch Anklicken in der grauen Spalte ganz links (mit dem Pfeil) aus und klicken dann auf die Schaltfläche Daten in Felder (dateninfelder115.png).

5. Siehe auch


KategorieWriter KategorieBase KategorieCalc KategorieHowto

  1. Diese Option wird in OpenOffice.org ab Version 2.3 nicht mehr angeboten. (1)


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28