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(./) SO5.2

1. Erstellen eines Berichts mit begrenzter Anzahl von Datensätzen

Ein Bericht, der nicht über eine Dokumentseite hinausgehen wird, kann abschließend mit allen Gestaltungsvarianten erstellt werden. Ein wesentliches Kriterium dafür ist, dass die auszugebenden Datensätz nach einem bestimmeten Kriterium selektiert werden sollen und deren Anzahl auf einer Seite Platz haben.

1.1. Beispiel "Notensammelliste"

Im Schulbereich werden häufig die verschiedensten Namenslisten gebraucht, bei der die Klassenzugehörigkeit als Selektionskriterium vorgegeben ist. Das bedeutet aber, dass diese Listen jeweils wie Berichte ausgegeben werden können, bei denen ein Seitenumbruch nicht erforderlich ist.

Unter dieser Voraussetzung können dann die Daten mit Daten in Felder eingespielt werden, womit die Ausgabe bereits vor dem Ausdruck auf Formatierungsfehler überprüft werden kann. Gleichzeitig ermöglicht diese Vorgangsweise, über den ersten einzuspielenden Datensatz auch noch das Selektionskriterium (hier die Klassenbezeichnung und Lehrernamen) mit in das Dokument einzuspielen.

notenliste.png

1.1.1. Vorgehensweise

Zunächst wird die Tabelle erstellt. Für die Nummerierung kann auch der FeldBefehl NummernKreis verwendet werden, der unter dem Reiter Variablen zu finden ist. Der FeldBefehl Datum ist unter dem Reiter Dokument zu finden. In der Kopfzeile werden dann die Selektionsdatenfelder Klasse und Lehrernamen eingegeben, die später aus dem ersten Datensatz entnommen werden.

In der Tabelle selbst sollen alle Schüler einer Klasse ausgegeben werden, deren Zeugnisnoten von verschiedenen Fachlehrern einzutragen sind. Auch hierfür werden die entsprechenden SerienbriefFelder aus dem Feldbefehlcontainer per Doppelklick in die erste Tabellenzeile eingefügt. Als Abschluss wird dann noch der FeldBefehl Nächster Datensatz eingefügt. Die Tabellenzellen der ersten Zeile, die Daten enthalten, werden danach markiert und über die Zwischenablage sooft nach unten kopiert, bis alle Zeilen gefüllt sind.

1.1.2. Das Komma als "Bedingter Text"

Da die an zweiter Stelle stehenden Vornamen von den Nachnamen durch ein Komma zu trennen sind, wird dieses, als Text geschrieben, auch angezeigt, wenn die SerienbriefFelder keine Daten enthalten. Wenn in die Liste weniger Datensätze eingespielt werden als sie eigentlich aufnehmen könnte, bleiben die übrigen SerienbriefFelder ohne Inhalt. In diesem Fall sollte auch das Komma unterdrückt werden. Das lässt sich mit Hilfe des FeldBefehls Bedingter Text erreichen.

Da an diesen Stellen jedoch gar keine Datensätze eingespielt werden, ist das nur durch eine Bedingung zu erreichen, die unabhängig von einem vorhandenen Datensatz wahr ausgibt. Im vorliegenden Fall wurde das durch die Bedingung Vorname ist ungleich Nachname erreicht in der Schreibweise [Schülerdatei.SDAT.SNNAME] != [Schülerdatei.SDAT.SVNAME].

2. Erstellen eines Berichts mit variabler Anzahl von Datensätzen

Sollen Berichte angelegt werden, die voraussehbar nicht auf einer Dokumentseite untergebracht werden können, muss dafür dennoch nur eine einzige Seite mit SerienbriefFeldern angelegt werden. Der Ausdruck erfolgt dann über den Serienbriefdruck.

Im Beamer (DatenQuellen) werden die gewünschten Datensätze selektiert. Nach Anklicken des Icons Serienbriefdruck in der Funktionsleiste des Beamers öffnet sich ein Einstellfenster, in dem angegeben werden kann, ob alle angezeigten Datensätze oder nur die markierten ausgedruckt werden sollen. Ein Klick auf OK öffnet das übliche Druckfenster. Ist der Druck gestartet, werden bedingt durch den FeldBefehl Nächster Datensatz alle Datensätze nacheinander eingespielt. Ist eine Dokumentseite mit Daten gefüllt, wird der Ausdruck der 1. Seite ausgelöst. Die Daten werden aber immer wieder von vorne in diese Dokumentseite eingespielt und jeweils ein weiterer Ausdruck ausgelöst, bis alle Datensätze abgearbeitet sind.

<!> Durch den automatischen Seitenwechsel selbst wird für eine weitere Seite bereits der nächste Datensatz entnommen. Deshalb muss nach dem letzten Serienbrieffeld der FeldBefehl Nächster Datensatz gelöscht werden, weil sonst bei der Ausgabe ein Datensatz je Seite übersprungen würde.

Bei der Erstellung von Berichten auf die beschriebene Weise ist außerdem zu beachten, dass vom Programm her diese Dokumentseite immer eine erste Seite bleibt. Deshalb kann die SeitenNummerierung in Kopf- oder Fußzeile nicht wie erwartet funktionieren.

2.1. Beispiel "Adressenliste"

Die im Beispiel gezeigte "Adressenliste" dient als Vorlage für den Ausdruck einer Adressdatenbank und ist als zweispaltige Textseite angelegt. Der erste Datensatz wird zur Demonstration angezeigt mit den Datenfeldnamen, so wie die SerienbriefFelder aus dem Feldbefehlcontainer per Doppelklick in das Dokument eingefügt wurden. Zur Kontrolle sollten zur Überprüfung der Formatierung mit Hilfe von Daten in Felder soviele Datensätze eingespielt werden, wie auf einer Seite Platz finden. Zur Auswahl sollten dann besonders die Datenfelder markiert werden, die wegen ihrer Datenfeldlänge problematisch sein könnten.

Will man diese Seite als Dokumentvorlage ablegen, können anstelle der eingespielten Daten durch Bearbeiten → Datenbank austauschen die Datenbanknamen wieder sichtbar gemacht werden. Dafür wird einfach die gleiche DatenBank als Austauschdatenbank ausgewählt. Bei langen Datenfeldnamen wirkt sich das aber gelegentlich unschön auf die Formatierung des Dokuments aus.

adressliste.png

2.2. Beispiel "Türschilder"

Mitunter kann es zweckmäßig sein, den Serienbriefdruck gezielt mit Hilfe von TextRahmen zu formatieren. Ständig sich ändernde Inhalte von Datenfeldern können die Formatierung eines Textes ganz schön durcheinanderbringen. Die unterschiedliche Länge eines Datenfelds wirkt sich häufig auf auf den Zeilenumbruch aus, was dann nicht selten zu unschönen Ergebnissen führen kann. Deshalb kann es manchmal von Vorteil sein, solche Serienbriefblöcke mit ausreichend Platz innerhalb eines TextRahmens zu plazieren.

Als Beispiele seien insbesondere Fensterbriefadressen, Anredezeilen mit versteckten Absätzen aber auch vier Postkarten auf einer DIN-A4-Seite oder, wie im Beispiel gezeigt, mehrere Türschilder.

Eine Besonderheit in Bezug auf die Reihenfolge der Dateneinspielung ist, dass die Daten nacheinander in der Reihenfolge eingespielt werden, in der sie angelegt wurden.

tuerschilder.png

Der Textblock in den Türschildern soll so positioniert sein, dass er zentriert und mittig angeordnet ist. Das ist am zweckmäßigsten dadurch zu erreichen, dass die Daten in eine Tabellenzelle eingefügt werden. Siehe: SchilderMitZentriertemText

Die SerienbriefFelder (hier Klasse, Zimmernummer und Lehrer) werden mit dem Feldbefehl Nächster Datensatz abgeschlossen. Anschließend kann der TextRahmen über die Zwischenablage sooft eingefügt werden wie Platz auf der Dokumentseite vorhanden ist,

Die Reihenfolge des Einfügens gibt dem Programm auch die Reihenfolge vor, in der die Datensätze eingespielt werden. Deshalb ist es sehr zu empfehlen, die ganze Seite über Daten in Felder mit Daten zu füllen und die Reihenfolge zu überprüfen. Beim letzten Datensatz wird der Feldbefehl Nächster Datensatz gelöscht. Danach können dann mit dem Serienbriefdruck alle vorhandenen Datensätze ausgedruckt werden.

3. Siehe auch


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