Mit einem AutoText können Sie formatierten oder unformatierten Text, Text mit Grafiken, TextTabellen oder FeldBefehle als Textbausteine speichern, um sie dann später schnell in TextDokumente einfügen zu können.
Inhaltsverzeichnis
Anlegen von Textbausteinen
Wie der Name schon sagt, kann nur Text und damit verbundene Elemente wie Grafiken oder TextRahmen als Baustein angelegt werden. Daher können diese Elemente, wenn sie an der Seite verankert sein, auch keine Textbausteine werden, weil die Verankerung außerhalb des Textbereichs positioniert ist.
- Selektieren Sie den Textbereich, den Sie als Textbaustein speichern möchten.
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Grafiken, Textrahmen und Zeichenobjekte können nur gespeichert werden, wenn sie Teil des abzuspeichernden Textbereiches sind. Das aber ist von der Position ihrer Verankerung abhängig.
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Bei Als Zeichen verankerten Elementen müssen diese davor und dahinter von mindestens je einem Textzeichen (auch Leerzeichen) eingeschlossen sein.
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Bei Am Absatz verankerten Elementen muss die Markierung des "Textbereichs" vom Absatz vor der Verankerungsposition bis zum dem danach reichen. Ob das Element in den Textbaustein einbezogen ist, kann leicht durch Ausschneiden und Einfügen überprüft werden.
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Für die Verankerung Am Zeichen ist ebenfalls die Position der Verankerung ausschlaggebend. Ansonsten gilt dann dasselbe wie bei der Verankerung Als Zeichen.
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Tabellen sind durch Absatzzeichen eingeschlossen. Diese sind deshalb in die Markierung mit einzubeziehen. Es genügt also nicht, nur die Tabelle selbst zu markieren. Mit dem Befehl Löschen wird deshalb auch nur der Inhalt der Tabelle gelöscht, nicht aber die Tabelle selbst.
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Wählen Sie im Menü Bearbeiten → AutoText oder die Tastenkombination Strg+F3.
- Wählen Sie im linken Auswahlfeld eine Kategorie zum Speichern des neuen Textbausteins aus.
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Geben Sie unter Name einen Namen ein, der länger als vier Zeichen ist; dieser Name kann bei der Eingabe als Tipp anzeigt werden. Das vorgeschlagene Kürzel kann übernommen oder nach eigenem Wunsch geändert werden. Bei Kürzeln wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
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Klicken Sie auf AutoText und wählen Sie Neu.
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Beenden Sie den Dialog mit Schließen.
Einen AutoText einfügen
Setzen Sie in Ihrem TextDokument den Cursor an die Stelle, an der der Textbaustein eingefügt werden soll.
Sie können nun entweder
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im Menü den Befehl Bearbeiten → AutoText wählen, den einzufügenden Textbaustein wählen und dann auf Einfügen klicken oder
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das Kürzel des AutoText-Eintrags eingeben und dann F3 drücken oder
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(OOo1.*) in der WerkzeugLeiste auf das Symbol AutoText bearbeiten klicken bzw.
(OOo2.*) in der Symbolleiste Einfügen auf den Drop-Down-Pfeil des Symbols AutoText klicken
und einen AutoText-Eintrag auswählen .
Eigene Autotext-Dateien anlegen
Die Autotexte sind in Kategorien zusammengefasst. Jeder Kategorie entspricht eine Datei mit der Endung .bau. So legen Sie eine eigene neue Kategorie an:
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Bearbeiten → Autotext… → Bereich…
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Geben Sie unter Bereichstitel den gewünschten Kategorienamen ein.
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Wählen Sie in der Liste Pfad das Verzeichnis aus, das die Autotext-Datei aufnehmen soll. Achten Sie darauf, dass Sie Schreibrechte in dem Verzeichnis besitzen.
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Klicken Sie auf Neu. Die neue Kategorie erscheint in der Liste.
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Schließen Sie den Dialog mit OK.
In der Übersicht sehen Sie nun die noch leere Kategorie. Schließen Sie den Dialog. Am Speicherort finden Sie eine Datei, mit einem Dateinamen, der dem Kategorienamen ähnlich ist.
Die mitgelieferten Autotextdateien liegen im Verzeichnis share\autotext\<sprachkennzeichnung>\, für eigene Autotexte ist standardmäßig das Verzeichnis user\autotext\<sprachkennzeichnung>\ vorgesehen. Sie können aber auch ein anderes Verzeichnis benutzen, müssen dieses aber OpenOffice.org bekannt machen. So gehen Sie vor:
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Bearbeiten → Autotext… → Pfad…
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Klicken Sie auf Hinzufügen… und wählen Sie ihr gewünschtes Verzeichnis aus.
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Schließen Sie den Dialog mit OK.
In welchem Verzeichnis eine Kategorie gespeichert ist, wird als Tipp angezeigt, wenn Sie mit der Maus über dem Namen der Kategorie schweben.
Sie können die Autotexte auch nachträglich noch zwischen den Kategorien verschieben oder kopieren. Öffnen Sie in der Übersicht mit einem Klick auf + die Quellkategorie. Klicken Sie auf den Namen eines Autotextes und ziehen ihn dann mit gedrückter Maustaste zur Zielkategorie. Wenn Sie direkt unter dem Namen der Zielkategorie eine dünne Linie sehen, können Sie loslassen. Wenn Sie gleichzeitig die Strg-Taste drücken, wird der Autotext kopiert, sonst verschoben.
Diese Autotext-Dateien werden nicht direkt bearbeitet. Sie können aber jeden einzelnen Autotext auch nachträglich noch verändern.
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Bearbeiten → Autotext…
- Klicken Sie auf den Namen des Autotextes, der geändert werden soll.
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Klicken Sie auf die DropDown-Liste Autotext und dort auf den Eintrag Bearbeiten…. Der Autotext wird in Form eines Writerdokuments geöffnet. In der Titelleiste lesen Sie jedoch Textbaustein : bzw. AutoText : .
- Bearbeiten Sie den Text wie gewohnt und speichern ihn dann.
- Nach dem Speichern schließen Sie das Fenster einfach. Der geänderte Autotext wurde in die Autotext-Datei übernommen.
Wenn man mit mehreren Autotext-Dateien arbeitet, kann man gleiche Autotext-Namen und -Kürzel für verschiedene Autotext-Einträge in verschiedenen Autotext-Dateien benutzen. Beim Einfügen über das Kürzel mit F3 wird eine Auswahlliste gezeigt.
Eine Liste der Autotext-Einträge erstellen
Es gibt unter den soffice-Makros in der Bibliothek Gimmicks ein Makro Autotext, welches eine Gesamtliste der Autotext-Einträge erstellt. Die Einträge selbst werden aber nicht gelistet, nur Namen und Kürzel.