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(./) SO 5.2

Für neuere Versionen siehe unter DatenUndTextMischen/AdressBlock.

Gestaltung von Briefadressen

Mit Hilfe von FeldBefehlen können im Writer sehr variable Briefadressen gestaltet werden, die für verschiedene Adressatengruppen so vorbereitet werden können, so dass nicht jedes Mal von Hand neu angepasst werden muss. In den folgenden Ausführungen wird beispielhaft von den Bedürfnissen einer Schule ausgegangen, die Briefe an Eltern verschicken muss. Das Beispiel dürfte dann abgewandelt ohne große Schwierigkeiten zu übertragen sein.

Die DatenBank (hier: dBase-Datenbank), die dafür Verwendung finden soll und als DatenQuelle (in SO5.2: „Beamer“) angemeldet sein muss, muss folgende Datenbankfelder haben, die für das TextDokument als Feldbefehle zur Verfügung stehen:

VVNAME

VNNAME

MVNAME

MNNAME

ELTERN

STRASSE

PLZ

ORT

Egon

Maier

Helga

Maier-Hohn

beide

Hochweg 17

76646

Bruchsal

Gudrun

Müller

Mutter

Eichenstr. 55

76646

Bruchsal

Herbert

Schmid

Vater

Steinstr. 102

76646

Bruchsal

Außer den Daten aus dem Datenfeld Eltern können alle Datenfelder unmittelbar mit Feldbefehlen aus der Datenbank in die Briefadresse übernommen werden.

Die Angaben im Datenfeld Eltern müssen jedoch jeweils übersetzt werden, damit sie in der Briefadresse verwendet werden können. Dafür wird der Feldbefehl BedingterText gebraucht.

Da in der Adressanrede für beide Elternteile zwei Textzeilen, für Alleinerziehende aber nur eine Textzeile gebraucht werden, muss die dadurch entstehende Leerzeile mit einem Feldbefehl VersteckterAbsatz unterdrückt werden.

Die Adressen sollen bei der Serienbriefausgabe folgendermaßen aussehen:

Herrn und Frau

Frau

Herrn

Egon Maier und

Gudrun Müller

Herbert Schmid

Helga Maier-Hohn

Eichenstraße 55

Steinstraße 102

Hochweg 17

76646 Bruchsal

76646 Bruchsal

76646 Bruchsal

Feldbefehle aus einer Datenbank

Zunächst muss dem Dokument die passende DatenBank zugeordnet werden. Das muss nicht die integrierte Adressdatenbank sein. Dafür eignet sich jede andere Datenbank auch, in der alle benötigten Adressangaben gespeichert sind.

Am einfachsten geschieht das über das Menü Bearbeiten → Datenbank austauschen1. Danach kann dann die DatenQuelle (in SO5.2: „Beamer“) mit F4 geöffnet werden, in dem nun die ausgewählte Datenbank zur Verfügung steht.

adress1.gif

Mit einem Klick der linken Maustaste in die Spaltenknöpfe können jetzt die Datenfelder als Feldbefehle in die Briefadresse gezogen werden (DragAndDrop).

<VVNAME> <VNNAME>
<MVNAME><MNNAME>
<STRASSE>
<PLZ> <ORT>

Feldbefehl „Bedingter Text“

Die Adressanrede wird mit Hilfe eines FeldBefehls BedingterText und den Datenfeldinhalten von Eltern formuliert und eingestellt.

Dazu wir das Feldbefehlfenster mit Strg+F2 geöffnet.

{i} Auch bei geöffnetem Feldbefehlfenster kann das Textdokument weiterhin bearbeitet werden.

Der Feldbefehl BedingterText befindet sich unter der Referenz Funktionen.

<!> In diesem Beispiel wird auf eine Datenbank Test zugegriffen, die als Test als DatenQuelle (in SO5.2: „Beamer“) angemeldet ist.

Über den Spaltenknopf Eltern wird das Datenfeld in die Bedingungen von BedingterText gezogen und diese durch ist gleich mit anschließender Angabe der Bedingung ergänzt.

{i} ist gleich -> == und ungleich -> !=

Für die Anrede beider Elternteile trifft beide zu. Da es sich hierbei um einen Text-String handelt, muss er in Anführungszeichen gesetzt werden.

Bedingung
[Test.Test.ELTERN] == “beide“
Dann
Herrn und Frau
Sonst
(keine Eingabe)

Wenn wir jetzt noch zwei weitere BedingterText -Felder für die Bedingungen Vater und Mutter im gleichen Absatz hinzufügen, wird jeweils die richtige Anrede gesetzt, da ja nur eine der Bedingungen wahr sein kann, die beiden anderen aber nichts ausgeben.

Feldbefehl „Versteckter Absatz“

Der Feldbefehl VersteckterAbsatz funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Auch dort ist eine Bedingung einzugeben. Ist die Bedingung erfüllt, wird der vorhandene Absatz ausgeblendet, allerdings nur, wenn im Menü Ansicht → Versteckte Absätze nicht aktiviert sind.

<!> Einer der häufigsten Fehler ist, dass ein Zeilenumbruch anstelle einer Absatzschaltung eingefügt wird. Auf Zeilenumbrüche treffen die Bedingungen selbstverständlich nicht zu!

Am Ende des Absatzes, in dem der Name des Vaters -> VNNAME erscheinen soll, wird folgende Bedingung eingegeben:

Bedingung
[Test.Test.VNNAME] == ““

Der Text-String wird hierbei durch zwei Anführungszeichen als leer ausgewiesen. Damit ist dann auch die Bedingung erfüllt, die diesen Absatz ausblendet, wenn kein Vater-Name im Datensatz vorhanden ist. Entsprechen wird mit dem Absatz verfahren, der die Angaben zur Mutter enthält.

(!) Da sich die unterschiedliche Zeilenzahl auch auf den nachfolgenden Text auswirkt, ist es zweckmäßig, die Briefadresse auf einem Schreiben für Fensterkuverts in einem Textrahmen fest zu positionieren.

Siehe auch


KategorieWriter

  1. In neueren Versionen unter Extras → Optionen → Base. (1)


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28