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Formatierung für Firmen- und Privatadressen

Die anschließenden Hinweise basieren auf einer dBase-DatenBank und einer Writer-Vorlage, die zum besseren Verständnis der Ausführungen heruntergeladen werden können: Adress.dbf, Adressformatierung.sdw

Aufbau der Datenbank

Die Datenbank beinhaltet nur Datenfelder, die üblicherweise für die Gestaltung von Briefadressen sowie für variable Anreden im Brief selbst gebraucht werden. Die meisten Datenfelder werden unmittelbar in den Text übernommen. Einige davon dienen aber der variablen Gestaltung mit Hilfe der FeldBefehle Bedingter Text und Versteckte Absätze.

NAME,C,50

Familienname

VORNAME,C,50

Vornamen

GESCHLECHT,C,1

Geschlecht

m = männlich; w = weiblich

TITEL,C,25

Kurztitel, der mit dem Namen geführt wird

POSITION,C,50

= Amts- oder Dienstbezeichnung

ANREDEPRIV,C,3

Persönliche Anrede

Sie oder du

KATEGORIE,C,11

Sortiermerkmal

privat oder Firma

INSTNAME1,C,50

Name der Firma oder Institution

INSTNAME2,C,50

Namensergänzung der Firma oder Institution

ANREDEINST,C,6

Briefanrede der Firma

anonym oder person

STRASSE,C,50

Wohnandresse

PLZ,C,5

Postleitzahl

ORT,C,50

Wohnort

{i} Das C hinter den Datenfeldern macht diese in einer dBase-DatenBank zu einem alphanumerischen Feld, in das alle Zeichen ingegeben werden können; die Zahl begrenzt die Anzahl der Zeichen, die ins Datenfeld aufgenommen werden können.

Diese Datenbank wird im Datenbankordner abgelegt, und dann als Datenbank angemeldet, damit auf sie zugegriffen werden kann.

In der Menüleiste Bearbeiten -> Datenbank austauschen kann die Datenbank dem darauf basierenden Textdokument zugeordnet werden.

(!) Wenn Datensätze in die Datenfelder eingespielt sind, können durch ein wiederholtes Zuordnen der gültigen Datenbank die FeldBefehle wieder sichtbar gemacht werden.

Briefadresse für den Serienbriefausdruck

Die Formatierung der Briefadresse für die Datensätze mit unterschiedlich belegten Datenfeldern wirkt sich auf die Anzahl der sichtbaren Anzahl der Adresszeilen aus. Daher ist es empfehlenswert, die Briefadresse in einen TextRahmen einzustellen, damit die variable Zeilenbelegung den nachfolgenden Text im Serienbriefausdruck nicht ständig verschiebt.

Feldbefehle »Versteckte Absätze«

Nicht belegte oder »falsch« belegte Adresszeilen werden durch den Feldbefehl Versteckte Absätze ausgeblendet, wenn in der Menüzeile Ansicht -> Versteckte Absätze deaktiviert ist.

Ist der Menübefehl Versteckte Absätze aktiviert, sieht die AdressFormatierung folgendermaßen aus:

<INSTNAME1> 1
<INSTNAME2> 2
<STRASSE> 3
<PLZ> <ORT> 4
Frau <POSITION>
<TITEL><VORNAME> <NAME>
<STRASSE> 5
<PLZ> <ORT> 6

In dieser Ansicht sind Versteckte Absätze nur als kleine graue Platzhalter sichtbar. Bei Bedingter Text ist die Eingabe sichtbar, für die die Bedingung zutrifft.

Folgende Bedingungen sind für Versteckte Absätze eingegeben.

Feldbefehle »Bedingter Text«

<INSTNAME1>
<INSTNAME2>
<STRASSE>
<PLZ> <ORT>
Frau1 <POSITION>
<TITEL> 2<VORNAME> 3<NAME>
<STRASSE>
<PLZ> <ORT>

Die Briefandresse muss an zwei Stellen mit dem Feldbefehl Bedingter Text den möglichen Gestaltungsvarianten noch angepasst werden.

Dehalb werden folgende Eingaben über Bedingter Text gesteuert:

Briefanrede für den Serienbriefausdruck

Ist der Menübefehl Versteckte Absätze aktiviert, sieht die Briefanrede folgendermaßen aus:

Sehr geehrte Damen und Herren,5
Sehr geehrte1r2 Herr3 <TITEL> 4<NAME>,6
Sehr geehrte1r2 <VORNAME>,7

Die Bedingungen dafür sind:

Bedingte Texte

Versteckte Absätze

Alternativen im Brieftext

Besonders wenn in einem Serienbrief die persönliche Anrede wechseln soll, kann mit dem Feldbefehl Bedingter Text auch das automatisiert werden.

Beispiel:

... deshalb bitte ich Sie/dich ...
... nachdem ich gestern mit Ihnen/dir ...
... nachdem Sie/du mir mitgeteilt haben/hast, dass Sie/du ...

Hierfür heißt die Bedingung [Adressen.Adress.ANREDEPRIV] == "du". Die Alternativen sind folglich Dann (du-Form); Sonst (Sie-Form)

Tipps

{i} Mit dem Tastenkürzel Strg+F9 können alle FeldBefehle vollinhaltlich sichtbar gemacht werden. Durch einen Doppelklick auf den jeweiligen Feldbefehl kann dessen Formatierungsfenster geöffnet und die Definitionen können geändert werden. Strg+F9 schaltet dann auch wieder in die vorhergehende Ansicht um.

<!> Wenn ein Feldbefehlname länger ist als die Datenfelder, durch die er belegt wird, wird gelegentlich ein Zeilenumbruch erzeugt, der die Formatierung unerwünscht beeinflusst. In diesem Fall kann es vorteilhaft sein, über Daten in Felder bereits einen Datensatz einzuspielen.

Siehe auch

SerienbriefeUndPLZ


KategorieWriter KategorieBase


LizenzBedingungen | AnbieterKennzeichnung | DatenschutzErklärung | Stand: 2013-04-28